Top financials elimineren handmatige inspanning in entity close

Een recent onderzoek van Robert Half Management Resources laat zien dat CFO’s steeds meer verantwoordelijkheden krijgen die buiten de traditionele accounting en finance functie vallen. Zij geven aan dat de volgende vakgebieden inmiddels ook vaak onder hun verantwoordelijkheid vallen:

• Human Resources (21%)

• Information Technology (19%)

• Operations (18%)

• Marketing (17%)

• Sales or Business Development (10%)

 

Analisten noemen tal van factoren die bijdragen aan deze trend, waaronder de almaar groeiende druk op compliance, belastingen en regelgeving. EY heeft onlangs aangegeven dat naast bovenstaande gebieden ook duurzaam ondernemen op de agenda van de CFO is gekomen. Al deze factoren dragen er aan bij dat CFO’s steeds meer als strategisch adviseur binnen de organisatie moeten optreden.

 

Hierdoor staat de ‘Office of the CFO’ tegenwoordig constant onder druk om meer ‘ruwe’ data om te zetten in waardevolle informatie die leidt tot snelle en accurate inzichten in het hele bedrijf. Dus de hamvraag is: Hoe kunnen deze zwaarbelaste finance executives de bedrijfsresultaten continue op het hoogste niveau houden?

 

Een recent rapport van de International Federation of Accountants (IFAC) zegt dat CFO’s meer dan ooit “behoefte hebben aan een breder perspectief en daarbij een breder pakket aan vaardigheden en skills nodig hebben”. Voor succesvolle CFO’s is het dus noodzakelijk om een overkoepelend beeld te hebben van hun organisatie en tevens gemakkelijk toegang hebben tot actuele feiten. 

Om dit effectief te doen dient elk ‘core’ finance- en accounting activiteit zo nauwkeurig mogelijk te verlopen. Vertrouwen op veel te trage, riskante handmatige inspanningen is gewoonweg geen optie voor het finance team. Geen enkel financieel teamlid kan het zich veroorloven om veel tijd te besteden aan het vergelijken van financiële getallen, zoeken naar rapporten en het klakkeloos doorsturen van emails.

 

Om hierin echt stappen te maken dienen CFO’s het Financial Close proces onder de loep te nemen. Dit is een van de meest complexe activiteiten in de financiële organisatie. De CFO heeft het zwaar te verduren indien kostbare tijd verspild wordt aan het zoeken naar de juiste financiële cijfers en het doorzoeken van journaalposten. Ook als analisten meerdere dagen spenderen aan het simpelweg drukken op een paar knoppen of valideren van resultaten in plaats van het opleveren van correcte analyses, heeft de CFO het zwaar te verduren.

 

De uitdaging ligt in het feit dat veel Financial Close processen sterk afhankelijk zijn van handmatige inspanningen. Zelfs organisaties die denken dat zij deze handmatige handelingen hebben verminderd ontdekken dat deze repeterende taken nog steeds tijdverslindend zijn. Hierdoor wordt de aandacht afgeleid van de meest belangrijke financiële en boekhoudkundige taken. 

Veel van deze verborgen handmatige inspanningen liggen verstopt in het eerste stadium van de financial close; tijdens de entity-close. Maar liefst twee-derde van de tijd die gespendeerd wordt aan de totale period-end-close gaat op aan veelal manuele taken in de entity close, terwijl deze handmatige taken vaak onopgemerkt blijven. Dit is wat Heesbeen ‘de onontdekte mijl van finance’ noem. En dit is een obstakel dat nog steeds veel bedrijven en CFO’s weerhoudt van verdere verbeteringen in het period-end-close proces.

 

De taken in de entity close worden keer op keer herhaald en vaak worden deze uitgevoerd door hooggekwalificeerde finance professionals die urenlang financiële gegevens checken en handmatige taken uitvoeren. Deze taken kunnen over het algemeen uitgevoerd worden met een hoge mate van standaardisatie. Deze grotendeels gestandaardiseerde taken kunnen redelijk eenvoudig geautomatiseerd worden als de juiste techniek beschikbaar is. 

Financial close automation richt zicht specifiek op de ‘onontdekte mijl’ zodat de CFO en de rest van het team de aandacht kan richten op de ‘core’ processen van de financial close. Dit heeft tot gevolg dat er niet langer onnodige tijd wordt besteed aan vervelende, foutgevoelige en repeterende werkzaamheden. De CFO krijgt zo een breder perspectief en kan vertrouwen op nauwkeurige, geautomatiseerde financiële processen die ook nog eens sneller resultaten opleveren.

 

Zodra deze close processen niet langer handmatig werk opleveren voor het financiële team is het veel makkelijker om tijd te besteden aan de meer strategische business taken en op te treden als de ‘strategisch adviseur’. Al deze nieuwe rollen worden dan ook beter beheersbaar. Financiële analisten hebben eindelijk tijd om te innoveren, zoals het ook hoort! Ook krijgen CFO’s de vrijheid om te bepalen hoe ze hun tijd spenderen en kunnen hun eigen almaar groeiende rol met vertrouwen omarmen als ook het bedrijf groeit. Kortom een win-win situatie!