Waar moet je op letten bij het optimaliseren van je consolidatieproces?

Voor sommige bedrijven is het een ‘noodzakelijk kwaad’; ze moeten het nu eenmaal één keer per jaar doen, simpelweg omdat de accountant dat eist. Andere bedrijven consolideren omdat ze maandelijks op die cijfers willen of moeten sturen. Ze moeten bijvoorbeeld aan de bank rapporteren, of omdat ze bezig zijn met overnames en willen weten wat hun financieringsruimte is. Na een overname willen ze continu in de gaten houden hoe hun nieuwe overname het doet en welk effect de overname heeft op de cijfers van de groep als geheel.

Een belangrijke complexiteit die hierbij komt kijken is dat de diverse bedrijven binnen de groep niet altijd hetzelfde rekeningschema gebruiken. De grootboekrekeningen van de diverse deelnemingen wil je doorgaans eenvoudig mappen naar de groepsstructuur, maar je wil ook zo dicht mogelijk op de cijfers van de deelneming kunnen inzoomen.

Welk detailniveau wil je?
Wat je vooraf ook heel goed moet bepalen is: wat wil ik nu precies kunnen zien? Welk detailniveau heb ik nodig? Dus praten we alleen maar over P&L, over balans, of praten we ook over verloopstaten per maand, kwartaal of per jaar? Verloopstaten bepalen ook hoe gedetailleerd je je cashflow kunt presenteren. Dus als je een bank hebt die in je nek hijgt vanwege bepaalde bankconvenanten, dan wil je zo gedetailleerd mogelijk je cashflow inzichtelijk hebben elke maand. Daarvoor hebben we betrouwbare verloopstaten nodig waarbij wij de mutatie voor de materiële vaste acitva kunnen uitsplitsen in investeringen, desinvesterigen en afschrijvingen.

Centraal of decentraal?
De volgende belangrijke vraag is of je centraal of decentraal wilt consolideren. Bij centrale consolidatie heb je vaak een afdeling control of groepsaccounting waar alle facturen en de boekhouding op één centrale plek worden verwerkt. Op het moment dat je dan een intercompany verschil hebt, dan kun je bij wijze van spreken een pen naar elkaar gooien, omdat je dicht op elkaar zit. In dat geval is een verschilletje zo opgelost.

Maar stel, je zit in Azië en het gaat om een factuur in Amerika. Dan wordt het wel erg lastig om die pen naar iemand te gooien! Dan kun je je collega natuurlijk proberen te bellen, maar die krijg je door het tijdsverschil steeds net niet te pakken. Dus dan ben je weer afhankelijk van de e-mails over en weer. Niet efficiënt dus. In dit geval is het dus heel belangrijk dat je decentrale intercompany afstemming goed wordt ondersteund door een tool.

Keuze voor tool en inrichting daarvan
Doe je dit decentraal of centraal? Hoe ga je om met de verloopstaten; doe je dat maandelijks of doe je het één keer per jaar voor de jaarrekening? Ga je met een reporting pack werken of ga je direct vanuit je bronsysteem importeren? Wat wil je precies gaan elimineren, wat wil je consolideren? Als je bepaalde management fees doorrekent, stuur je dan een factuur of doe je alles met memoriaalboekingen? Wil je bijvoorbeeld trend reporting kunnen doen in verband met overnames, dan is de historie erg belangrijk. Of wil je op alternatieve structuren zoals de fiscale structuur of managementstructuur consolideren en elimineren.

Dit zijn dus allemaal zaken die belangrijk zijn en gevolgen hebben voor de keuze en inrichting van je consolidatietool. Die keuzes zijn voor elk bedrijf weer verschillend, en kunnen ook in de loop der tijd veranderen door interne of externe ontwikkelingen. Dat betekent dat je flexibiliteit nodig hebt in je tool om zaken zelf aan te kunnen passen. Daarnaast dient de tool flexibel genoeg te zijn om toekomstige ontwikkelingen eenvoudig te verwerken.

Waarop wil je valideren?
Diezelfde flexibiliteit is ook van belang bij het opzetten en uitbreiden van je validaties. Je kunt bijvoorbeeld valideren als onderdeel van je intercompany consolidatie waarbij mutaties in de balans direct worden verbijzonderd naar mutaties in de verloopstaten. Op die manier heb je als afdeling control geen last van systemen die daarop vastlopen. Je kunt ook valideren op het moment dat een omzet van een entiteit bijvoorbeeld van de ene op de andere maand ineens van drie miljoen naar tien miljoen schiet. Dan krijg je daar een signalering van zodat die entiteit dit onwaarschijnlijke verschil nader toe kan lichten. Je begint met een aantal van dit soort validatieregels en dat breid je zelf steeds verder uit naarmate mensen eraan gewend zijn dat je met dit soort regels werkt.

Zelfredzaamheid is key
Tegenwoordig is zelfredzaamheid en flexibiliteit ontzettend belangrijk. Iedere controller heeft een tool nodig die een verlengstuk is van zijn kennis en kunde, zonder dat je met handen en voeten gebonden bent aan een consultant. Dat kun je je gewoon niet meer permitteren in deze dynamische wereld waarin je snel moet kunnen schakelen. Je wilt dus een tool waarbij je leert zelf aan de knoppen te zitten.

Of om met good old Confucius te spreken: “Geef een man een vis en hij zal een dag eten hebben. Leer hem te vissen en hij is zijn hele leven zelfvoorzienend.”

Auteur: LucaNet Nederland