Don’t shoot the controller!

Controllers zijn tijdens presentaties niet zelden de kop van jut, vooral de minder ervaren collega’s. Managers ‘herkennen zich niet in de cijfers’ en de betrouwbaarheid van rapporten wordt – zonder goede onderbouwing – openlijk in twijfel getrokken. En waarom duurt het laden van die dashboards eigenlijk zo lang? De controller is echter niet machteloos en kan zich wel degelijk wapenen tegen dit soort verrassingsaanvallen. 

Als jonge business controller moest ik vaak komen opdraven in managementmeetings om de verkoopresultaten toe te lichten. Uiteraard goed voorbereid met mooie PowerPoints stond ik daar dan licht gespannen voor een groep ervaren managers mijn beste beentje voor te zetten om zo goed mogelijke inzichten te geven om na een minuut al geconfronteerd te worden met vileine opmerkingen over de inhoud. Want volgens een deel van de aanwezigen klopten mijn –juiste!– cijfers niet. De daaropvolgende meeting ging het niet anders, ondanks de minutieuze voorbereiding. Steeds weer trok een aantal managers een deel van mijn cijfers in twijfel.

Loslopend wild
En ik bleek niet de enige. Vijftien jaar later zie ik als –inmiddels– ervaren interim-manager nog steeds controllers als loslopend wild vergaderingen in gaan om daar de volle laag te krijgen vanuit de business over betrouwbaarheid van cijfers en de gebruikte definities. Misschien herken je je niet in het voorgaande, dat kan, maar discussies omtrent betrouwbaarheid van de cijfers komen in elke organisatie voor. En dat is zonde, want de discussie zou moeten gaan over de inhoud, over hoe de controller zijn of haar toegevoegde waarde voor de organisatie kan maximaliseren. Hoe kom je als controller in control over de cijfers?

Basisregels
Vooropgesteld: wie met één druk op de knop volledig betrouwbare cijfers zonder politieke tegenwind van het management kan presenteren, hoeft niet verder te lezen. Binnen verreweg de meeste organisaties is het echter geen kwestie van copy-pasten van wat het boekhoudsysteem vermeldt, maar moet de controller allerlei losse data uit verschillende systemen, spreadsheets en andere documenten, combineren tot een logisch en overzichtelijk geheel. Dat zorgt bij controllers voor onzekerheid en managers uit andere disciplines weten dat. Ze zullen niet aarzelen hieruit een politiek slaatje te slaan, als ze dat nodig achten. Verwarring en twijfel zijn snel gezaaid… 

Hoe terug in control te komen
Er zijn een paar basisregels, die helpen bij het in control krijgen van cijferpresentaties. De eerste: houd rekening met tegengestelde belangen binnen de organisatie. Politiek dus. De controller krijgt per definitie te maken met belangenverschillen (principaal-agenttheorie). Heeft bijvoorbeeld een salesmanager altijd belang bij de juiste omzetcijfers in een presentatie? Wél als het zijn afdeling voor de wind gaat. 

Bij tegenwind is mijn ervaring dat zij de cijfers in twijfel trekken en niet zullen aarzelen om tijdens het MT hun eigen versie van de omzetcijfers te verkondigen als dé waarheid. Deze cijfers zijn per saldo positiever dan de werkelijke cijfers, niet in de laatste plaats omdat er bonussen van afhangen. Binnen elke verzamelpost of zelfs grootboekrekening in de winst- en verliesrekening kunnen verschillende belangen spelen. Wie zich bewust is van die belangen, kan daarop anticiperen in presentaties, door vooraf bijvoorbeeld de CFO te informeren over het bestaan van verschillende versies van de sales-waarheid. Zorg als het even kan dus van tevoren al voor back-up van hogerhand.

Betrouwbare data
Het tweede vertrekpunt voor het terug in control komen over cijferpresentaties betreft de resultaten zelf. Zijn deze betrouwbaar en in hoeverre committeert het MT zich aan de cijfers? Tien jaar geleden kwam ik een model van Capgemini tegen dat ik nog altijd gebruik. 

Hierin wordt betrouwbare data aan de hand van vijf punten gedefinieerd: 
1. Accuraat
2. Valide
3. Veilig 
4. Snel beschikbaar
5. Informatief 

1. Accurate data
Accurate data wil zeggen: input=output. Eigenlijk heel simpel maar in de praktijk soms erg moeilijk. Sluiten de gegevens in de rapporten 100% aan met de cijfers uit de verschillende systemen? Stel, jij presenteert de cijfers en iemand checkt deze in het bronsysteem. Zorg ervoor dat ze aansluiten of heb anders een acceptabele verklaring paraat waarom de resultaten verschillen. Ook hier geldt dat vooraf het MT informeren veel discussie en ergernis kan schelen.

2. Valide data
Meten we wat we willen meten? In mijn werkpraktijk kom ik bijvoorbeeld discussies tegen over definities van gebruikte eenheden in rapporten. Neem het voorbeeld van de omzetresultaten: zijn die netto, bruto, netto-netto? Als je de definities niet expliciet benoemt, ontstaat er mogelijk een ongewenste discussie over de betrouwbaarheid. Ook iets ogenschijnlijk futiels als het vermelden van de datum op een rapport kan een verschil maken. Mijn ervaring is dat er tijdens vergaderingen geregeld een manager opstaat met dezelfde versie van een rapport, maar dan met een andere creatiedatum. Probeer dit te voorkomen zodat je verder kunt gaan met de inhoud van de presentatie. 

Zorg er dus voor dat: 
a) elke gebruikte eenheid goed gedefinieerd is; 
b) de definitie duidelijk vermeld wordt in de presentatie of rapport; 
c) het management akkoord heeft gegeven op de definities. 

3. Veilige data
De veiligheid van data is ook belangrijk voor de betrouwbaarheid: als bepaalde berekeningen, zeker als je met spreadsheets werkt, niet goed beveiligd zijn, dan is de kans aanwezig dat deze abusievelijk – of soms misschien zelfs met kwade intenties – overschreven worden. Wil je daar niet tijdens de presentatie achter komen, dan is het van belang dat je een ‘veilige’ omgeving creëert voor de data. Binnen de IT-discipline is dit al gemeengoed, maar binnen finance-afdelingen is er toch vaak nog sprake van onbeveiligde spreadsheets.

4. Snelle data
Snelheid heeft te maken met de perceptie van veiligheid, betrouwbaarheid en professionaliteit. Stel, je presenteert een mooi Power BI-dashboard of een Excel-presentatie. Bij het veranderen van de parameters duurt het een minuut  voordat de resultaten geüpdatet of opnieuw berekend zijn. Dit soort stiltes kunnen consequenties hebben voor de presentatie. Hoeveel geduld hebben de toehoorders? Blijft hun aandacht erbij?  Een trage presentatie heeft onbewust ook invloed op het gevoel van betrouwbaarheid en professionaliteit. Een manager, als toehoorder, maar ook als gebruiker van rapporten, zal niet anders reageren dan een ongeduldige smartphone-gebruiker en vrijwel zeker de snelheid ter discussie stellen tijdens presentatie. Als alles veel te traag verloopt zullen managers eerder overstappen op hun eigen rapporten. In het slechtste geval delen ze die met collega’s tijdens je presentatie. Zorg dus voor een soepele, snelle presentatie.

5. Informatieve data
Tot slot het informatieve gehalte van een presentatie. Te vaak zie ik presentaties terug die vooral gaan over wat de controller zélf belangrijk acht. Maar sta ook eens stil bij wat het MT nodig heeft aan sturingsinformatie. De presentatie zou startpunt moeten zijn voor een aantal vervolgacties, niet slechts een tussendoortje tijdens een MT-meeting.

De factor business intelligence
Het politieke deel van presentaties beheersen is een kwestie van bewustwording en ervaring. Bij het op orde krijgen van je data, om zo betrouwbare informatie te kunnen rapporteren komt een andere factor kijken: business intelligence. Er moet BI- en IT-kennis binnen het controlling- of finance-team zelf aanwezig zijn, zodat de controller niet afhankelijk is van de nukken van de corporate IT-afdeling. Die afdeling heeft namelijk andere belangen dan de controller (zie ook mijn vorige blog). 

De opstelling van IT is vanuit corporate oogpunt misschien verdedigbaar, maar op een aantal onderdelen niet in het belang van de controller. Als controller wil je geen standaardisatie, maar juist flexibiliteit. Je wilt gegevens binnen handbereik hebben die (intra- & extracomptabel) snel aansluiten zodat ze bruikbaar zijn en leiden naar betrouwbare presentaties.

Het voorkomen dat je als controller als pispaal wordt gebruikt hangt in de basis dus af van twee zaken: politieke skills en business intelligence. Sterkte!

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.