Tijd over voor forecast – Het UJG Finance Team

Wat is jullie grootste uitdaging als finance team? ‘Slim werken. Dat betekent de registratie van gegevens en processen zoveel mogelijk geautomatiseerd laten plaatsvinden, waardoor je als financial meer tijd hebt om de business te ondersteunen. Daarvoor moet de basis in orde zijn. We moeten bijtijds kunnen rapporteren en factureren. We hebben bijvoorbeeld de work.flow van het proces van urenregistratie geautomatiseerd. Heeft een jurist zijn uren voor vrijdag zes uur nog niet in het systeem staan, dan gaat er automatisch een e-mail naar hem uit met het verzoek om ze er voor maandag twaalf uur wel in te zetten.’ ‘Staan ze er dan nog niet in, dan gaat er een mail naar de manager van de medewerker. Zijn de gegevens maandagavond zes uur nog niet binnen, dan waarschuwt het systeem automatisch het managementteam. Door dat soort processen te automatiseren kunnen we meer werk verrichten met minder mensen. Nu werken we met vijf fte’s op de financiële afdeling, een jaar geleden waren dat er drie meer. Dat scheelt een slok op een borrel.’ Hoeveel precies? ‘We hebben de kwaliteit omhoog gebracht, terwijl de kosten globaal gezien zijn gehalveerd. Een hele prestatie. Met kwaliteit bedoel ik dat de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en de relevantie van de gegevens zijn verbeterd.’ Wat wilt u finance managers die ook werken aan die basis meegeven? ‘Werk aan first time right. Gegevens moeten snel,volledig en in één keer juist in het systeem komen. Daarnaast is het belangrijk aan te geven welke gegevens belangrijk zijn voor het runnen van het bedrijf. Staat de basis er eenmaal – en dat betekent een gegevensgebouw dat accurate gegevens bevat – dan zijn er van allerlei dwarsdoorsneden te maken. Die moeten het inzicht geven, onder meer in het financiële resultaat. Het lastigste in dit traject is dat managers vaak gewend zijn een uitdraaitje te krijgen van een financiële medewerker. Ineens kan dat tijdelijk niet meer, omdat we eerst het proces en de data-integriteit op orde willen brengen. Dat kan als belemmerend worden ervaren, waarna managers weerstand bieden. De kunst is hen om geduld te vragen. Eerst willen we het proces op orde hebben, zodat we vervolgens de juiste gegevens eruit kunnen halen. Dan kunnen we vertrouwen op de cijfers die uit de systemen komen. De black box wordt daarmee doorzichtig. Data-integriteit is voor mij een groot goed.’ U kwam over van LogicaCMG om bij UJG de administratie te stroomlijnen. Wat heeft u allemaal aangepakt? ‘Alles van urenregistratie, facturatie, debiteurenbeheer tot aan data-integriteit en managementinformatie. Nu zijn we met de forecast bezig. Omdat er betrouwbare cijfers over ons verleden zijn, kunnen we met 95 procent zekerheid zeggen wat de toekomst ons brengt. Als we mensen aannemen, wat gebeurt er dan met de omzet en marge? Het maakt het voor ons mogelijk scenario’s door te rekenen. Je moet uitkijken niet te ver door te slaan met het genereren van cijfers, want er bestaat ook zoiets als ondernemerschap. Je moet een keer een risiconemen om succesvol te zijn in de business. Maar met de juiste gegevens ben je wel goed op de hoogte van de mitsen en ma ren van je besluit. Aan welke knoppen moet ik draaien om een bepaald effect te bewerkstelligen? Het antwoord daarop helpt je ook om prioriteiten te stellen.’ Wat is je grootste irritatie? ‘Ik kan me ergeren aan verspilling. Als mensen bijvoorbeeld het belang niet inzien van het tijdig indienen van uren. Je moet dan vreselijk veel energie steken in het achterhalen van die gegevens en dat kost een hoop geld. Zonde.’ Welke key performance indicatoren hanteren jullie? ‘Bezettingsgraden van onze juristen, het ziekteverzuim, niet-declarabele uren ten opzichte van declarabele uren, waar wordt de werktijd aan besteed? Dat soort zaken. We laten daarbij ons kostprijsberekeningmodel aansluiten op het finnanciële model. Dat verhoogt het inzicht. Intern zijn we ingedeeld naar de verschillende branches die we bedienen. We vergelijken die afdelingen met elkaar. Waarom doet een afdeling het goed? Wat werkt wel en wat werkt niet? Benchmarken laat je snappen wat er gebeurt. Dat kan alleen als je het gegevensgebouw op orde hebt. Dat is bij ons zo en daar hebben we al veel voordeel van gehad. Om een voorbeeld te geven: het laatste kwartaal van het jaar is traditioneel wat slapper, mede doordat er veel dagen uitvallen. We hebben toen een bonus in het vooruitzicht gesteld die exponentieel opliep naarmate je meer declarabele uren maakte. Door de goede forecast konden we van tevoren erachter komen of dit een goede investering was. Het bleek in de praktijk te kloppen. De winstgevendheid in het vierde kwartaal nam zienderogen toe. Het bijzondere was dat de kosten precies zo uitkwamen als we gepland hadden. Zo kun je van meerdere zaken een businesscase maken: van de aanschaf van printers tot aan het ontwikkelen van een nieuw bedrijfsonderdeel.’ Is alles door te rekenen? ‘Nee, zeker niet. Financials hebben nog wel eens de neiging in zwart en wit te denken. Het staat debit of credit. Maar zo zwart-wit is ondernemerschap niet altijd. Er zit altijd een risico in ondernemen. Cijfers op zich geven geen zekerheid, maar ze kunnen je wel ondersteunen in de besluitvorming. Wat zijn de gevoeligheden in de business? Welke aannamen kan ik baseren op cijfers? Wat zijn de risico’s en hoe groot zijn deze? En het belangrijkste: waar heb ik vertrouwen in? Houd daarbij de kans open dat je tegen een nee aan kunt lopen.’ – Naam: Kees Boot Leeftijd: 46 Functie: financieel directeur Bedrijf: UJG (Utrechtse Juristen Groep) Aantal medewerkers: 170 Omzet: 17 miljoen euro Team: één controller, drie medewerkers op de financiële administratie (grootboek, debiteuren, crediteuren, banken, facturatie, wagenparkbeheer). Boot stuurt ook het bedrijfsbureau (deze ondersteunt juristen), de facilitaire dienst en ict aan. Financiële systemen: Exact, OnGuard, eigen applicatie op een SQL-