Dé succesfactoren van effectieve Business Controllers

Dat blijkt uit landelijk onderzoek uitgevoerd door organisatieadviesbureau FinTouch in samenwerking met de VU Amsterdam. Meer dan 600 CFO’s, Lijnmanagers en Controllers zijn naar hun mening gevraagd over de effectiviteit van hun eigen Business Control-functie. 

De ontwikkeling van de Business Controller (BC) staat al jarenlang in het teken ‘Van scorekeeper naar business partner’. Om daaraan een bijdrage te leveren onderzocht FinTouch de onderscheidende kenmerken van een effectieve BC-functie: wat doet zij goed en wat doet zij anders? En vooral: wat kunnen we daarvan leren?

Wat doen effectieve business controller goed?
De respondenten die hun eigen BC-functie als effectief beoordelen, laten een top 10 hoogste scores zien op stellingen die hen werden voorgelegd. Onderstaand overzicht maakt daarmee inzichtelijk op welke vlakken een effectieve business controller het in de ogen van alle respondenten goed doet.

Top 10 hoogste scores van de effectieve BC-functie

Legenda: 1=helemaal mee oneens; 2=meer oneens dan eens; 3=meer eens dan oneens; 4=helemaal mee eens

Contactmomenten met het management
De effectieve BC-functie staat in periodiek contact met het management. Zo heeft Business Control zitting in het managementteam en plant zij standaardmomenten in met het management. Uiteraard zijn deze kenmerken op zichzelf geen garantie voor succes, maar desalniettemin laat het onderzoek zien dat niet-effectieve BC-functie op dit punt belangrijk lager scoren. 
Door de contactmomenten met het management creëert de effectieve BC-functie een platform voor zichzelf waarop het haar toegevoegde waarde kan tonen. Dat is voor Business Control de uitgelezen mogelijkheid om daadwerkelijk invulling te kunnen geven aan haar ondersteunende en sturende rol als business partner. Omgekeerd is het zo dat de contactmomenten voor Business Control tevens de momenten zijn om te begrijpen welke zaken, trends of specifieke issues er binnen de business spelen. 

Business kennis
De effectieve BC-functie heeft goede kennis van de business en begrijpt daardoor het verhaal achter de cijfers. Mede door het contact met management weet zij wat er speelt en begrijpt zij welke ontwikkelingen aandacht van het management hebben. Met deze kennis kan Business Control vanuit een challenge rol bijdragen aan het onderbouwen van aannames onder meer bij het formuleren van business cases, forecasting of scenarioanalyses.

Kunde
Effectieve business controllers signaleren de ontwikkelingen die managementaandacht behoeven en bedienen het management vervolgens proactief met ongevraagd advies. Daarin bezitten zij de competenties om complexiteit terug te brengen tot de kern. Dit komt niet alleen tot uiting op momenten dat daartoe specifieke aanleiding is, maar ook in de meer gestructureerde processen binnen de P&C-cyclus: effectieve controllers pakken daarin duidelijk regie. 

Bovenstaand beeld van een effectieve business controller is er een van een controller die niet achter zijn bureau blijft zitten, maar juist actief contact zoekt met de business. Hij weet daardoor wat er speelt en vanuit de cijfers is hij daarom in staat om relevante ontwikkelingen te identificeren. Maar wat zijn hierin nu precies de grootste verschillen met zijn niet-effectieve collega’s?

Legenda: 1=helemaal mee oneens; 2=meer oneens dan eens; 3=meer eens dan oneens; 4=helemaal mee eens

Effectief op tactisch en strategisch niveau
Hoewel in absolute termen niet bijzonder hoog gescoord, is het meest onderscheidende kenmerk van een effectieve BC-functie het effectief zijn op zowel strategisch als tactisch niveau. Daarbij zien we in de onderzoeksresultaten dat effectieve controllers niet alleen ondersteuning bieden bij strategievorming, maar ook bij het monitoren van zowel implementatie als de effectiviteit van de gekozen strategie. Zo ontstaat het beeld van een business controller die in het gehele strategieproces – van strategische besluitvorming, strategie uitrol en strategie evaluatie – een belangrijke rol speelt voor het management

(Markt-) kennis en kunde
Om van waarde te kunnen zijn op strategisch en tactisch niveau is het vanzelfsprekend dat controllers dienen te beschikken over inhoudelijke bedrijfskennis: op de hoogte zijn van ontwikkelingen en het verhaal achter cijfers kunnen begrijpen. Eerder zagen we al dat de Business Control-functie hierop in het algemeen goede scores laat zien: echter voor effectieve hoger dan voor niet-effectieve controllers. In sterkere mate zien we dit onderscheidend verschil ook terug voor competenties als proactiviteit en tot de kern komen.

Als het gaat om inhoudelijke kennis is het beeld van een effectieve business controller op twee punten wezenlijk anders dan bij zijn minder effectieve collega’s. Allereerst beschikken effectieve controllers vaker over een opleidingsprogramma om bedrijfskennis bij te houden. Daarnaast beschikt een effectieve controller over meer marktkennis. Op dit punt lijkt een duidelijk verband te liggen met ondersteuning (kunnen) bieden op strategisch niveau: daartoe lijkt marktkennis immers onontbeerlijk.

Advisering
Eerder zagen we al dat effectieve business controllers ontwikkelingen signaleren die managementaandacht behoeven. Waar deze controllers vervolgens onderscheidend in zijn, is dat zij deze ontwikkelingen daadwerkelijk kunnen omzetten naar advies dat voorziet in de behoefte van het business-management. Daarin is het tevens onderscheidend dat effectieve controllers deze ontwikkelingen sneller met het management bespreken dan hun minder effectieve collega’s. Zowel op inhoud als proces laten zij dus een sterk ander gedrag zien.

Verbeterpunten
De onderscheidende kenmerken geven individuele controllers en hun manager handvatten om eventueel verbeterpotentieel vast te stellen. Maar in de kern zullen alle verbeterpunten terug te voeren zijn op kennis en kunde in de vorm van bedrijfs- of marktkennis, en met name in de vorm van competenties. Dat onderstreept nogmaals het belang ervan en houdt tevens direct verband met het ervaringsniveau van controllers. Maar waar het hebben van kennis de (noodzakelijke!) voorwaarden weerspiegelen, is het kunnen beschikken over de juiste competenties dé succesfactor van een effectieve business controller. Daar ligt de basis om op alle genoemde vlakken invulling te kunnen geven aan de kenmerken van een effectieve business controller.

Jeroen Jansen is als managementconsultant werkzaam bij FinTouch – een organisatieadviesbureau dat gespecialiseerd is in het verbeteren van de Financiële Functie binnen organisaties. Om Managers Control te faciliteren hun eigen control-functie naar een volgend niveau te brengen, organiseert FinTouch periodiek Inspiratiesessies. Kijk voor meer informatie en het onderzoeksrapport op DeEffectieveBusinessController.nl