Stappenplan voor Werving & Selectie vast inkooppersoneel of inhuur interim inkoper

– de functie inhoud van een inkoper.
– U zult uw inkoopvacatures beter kunnen invullen met de juiste type inkoper.

We zullen stap voor stap aangeven waar u op moet letten bij het inhuren van een interim inkoper of in dienst nemen van vast inkooppersoneel.

Stap 1 – De juiste kandidaat voor uw inkoopvacature
Om een goed beeld te krijgen van welke type inkoper u zoekt is het van belang om te weten op welk inkoopniveau de inkoper werkzaam is. Over het algemeen wordt het inkoopniveau in drie categorieën onderverdeeld. Op basis hiervan kunnen we ook het niveau van de inkoper inschalen. Zo wordt onderscheid gemaakt in:

Operationele inkoper
Een operationele inkoper is verantwoordelijk voor het plaatsen van bestellingen van bekende producten en diensten die vallen binnen een Raamcontract. De taken zijn beperkt tot bewaken van de levertijden en onderhouden van contact met de leveranciers. Met als doel zorgen dat de bestelde zaken op de gevraagde tijd, plaats en juiste hoeveelheid geleverd worden.

Tactische inkoper
Een tactisch inkoper heeft meer verantwoordelijkheden en is veel meer betrokken bij de keuze van een product of dienst en contractvorming en de selectie van een leverancier. Deze inkoper houdt zich dus meer bezig met het in beeld brengen van de inkoopbehoefte bij een organisatie, ook wel specificatie genoemd. Daarnaast speelt de strategisch inkoper een belangrijke rol bij de leveranciersselectie en is hij mede verantwoordelijk voor het opstellen van offerte aanvragen en het afsluiten van contracten. Het kan voorkomen dat operationele inkooptaken ook bij tactische inkoper zijn belegd.

Strategische inkoper
Een strategisch inkoper heeft naast de taken van een tactische inkoper ook de verantwoordelijkheid voor het opstellen van inkoopplannen. Deze inkoper moet in staat zijn het inkoopbeleid te bepalen en af te stemmen op de organisatie doelstellingen. Naast het inkopen dient deze inkoper ook goed om te kunnen gaan met politieke overwegingen die kunnen gelden binnen een organisatie.  

Stap 2 – Inventariseer de inkooptaken
De inkoopfunctie vindt u terug in elke type organisatie, van banken tot zorginstellingen.. Zeker de afgelopen jaren is het inkoopvak van bestelfunctie naar een meer professionele inkoopfunctie uitgegroeid bij veel organisaties. Soms bestaat het werk puur uit het inkopen van diensten op het gebied van facilitaire zaken, zoals energielevering, beveiliging, onderhoud en schoonmaak. Maar ook het contracteren van extern personeel of bijhouden van voorraden kan daarbij horen.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de organisatie, heeft men wel of niet een aparte functie voor de inkoopactiviteiten gereserveerd. Is dat niet zo, dan horen onderstaande taken bijvoorbeeld bij het werk van de facilitair manager. Over het algemeen wordt het inkoopproces in een aantal stappen onderverdeeld. 

Per onderdeel van het inkoopproces kunnen de volgende taken van toepassing zijn:
•    Het vaststellen van de inkoopbehoefte;
•    Het opstellen van specificaties per in te kopen product en/of dienst;
•    Het doen van marktonderzoek;
•    Het aanvragen van offertes bij meerdere leveranciers voor producten en/of te leveren diensten;
•    Onderhandelen met leveranciers over inkoop- en verkoopvoorwaarden en toegevoegde waarde;
•    Opstellen van een (raam)contract met een leverancier.

Meer operationele inkooptaken zijn:
•    Bestellen bij een goedgekeurde leverancier;
•    Opdrachtbevestiging met verwijzing naar de overeengekomen voorwaarden;
•    Factuurcontrole met verwijzing naar de overeengekomen voorwaarden;
•    Administratie bijhouden.

####

Stap 3 – Welke inkoopopleiding en competenties moet een inkoper in huis hebben
Het bekendste opleidinginstituut is de NEVI. Zij verzorgen tal van opleidingen voor inkopers. Van meer operationele inkoopleiding zoals NEVI MIL tot strategische inkooptraining waaronder NEVI 2 en NEVI 3. Naast opleiding is het echter belangrijk om te kijken naar de competenties die een inkoper in huis moet hebben. De beste inkopers beschikken namelijk over een aantal belangrijke competenties. Hiermee onderscheiden ze zich van een gewone inkoper en behoren tot de top inkopers. Op basis van onze ervaring hebben we de belangrijkste competenties voor u op een rijtje gezet.
 
1) Samenwerken
De belangrijkste competentie die een inkoper moet hebben is het vermogen om met iedereen te kunnen samenwerken. Een inkoper werkt namelijk niet alleen in zijn eigen team, maar is juist vaak betrokken bij andere afdelingen binnen een organisatie. De inkoper moet dan ook bijzonder sterk zijn in overtuigen en kunnen netwerken. Dat komt natuurlijk ook van pas in de contacten met leveranciers. Een inkoper moet in staat zijn om voor, naast of achter de troepen te kunnen lopen. Assertiviteit is belangrijk, maar een groot inlevingsvermogen om te begrijpen welke belangen er bij anderen meespelen. Een inkoper die in staat is een vertrouwensband op te bouwen, zowel intern als extern zal het meest succesvol zijn voor uw organisatie.

2) Snel kunnen schakelen
Een inkoper moet veel zaken tegelijk kunnen regelen en coördineren. Hij adviseert en rapporteert aan zijn leidinggevenden, peilt de inkoopprestaties, doet marktonderzoek en houdt contact met leveranciers. Dit soort taken wisselen elkaar voortdurend af. Ook als er een kink in de kabel komt, bijvoorbeeld een vertraagde levering van een bestelling, moet de inkoper hier snel een oplossing voor verzinnen. Probleemloos en snel kunnen schakelen van de ene taak naar de andere, zit een inkoper dan ook in het bloed. Je tijd goed plannen en het kunnen omgaan met stress, horen ook bij deze vaardigheid.

3) Commercieel en cijfermatig inzicht
Een inkoper zonder commercieel inzicht is een regelrechte ramp voor een organisatie. Een top inkoper bedenkt nieuwe initiatieven om processen te optimaliseren en hiermee kostenbesparingen te realiseren. Daarvoor heeft hij een sterk ontwikkeld commercieel en cijfermatig inzicht nodig en een neus voor trends en ontwikkelingen in de markt.

4) Scherp kunnen onderhandelen
Het mag duidelijk zijn dat een inkoper voortdurend bezig is met het bedingen van de gunstigste inkoopprijs en beste inkoopvoorwaarden. Daarom moet de inkoper goed zijn in onderhandelen met verkopers. Een respectvolle, resultaatgerichte en besluitvaardige houding is hierbij essentieel. Een andere belangrijke vaardigheid is het goed kunnen luisteren naar een leverancier. Tact, integriteit en inlevingsvermogen zijn vaak de sleutel tot het succesvol realiseren van een win/win situatie voor beide partijen. Dat is iets anders als het uitknijpen van een leverancier!

Stap 4 – De arbeidsvoorwaarden van uw inkoopvacature
Bij het vaststellen van o.a. het salaris van een inkoper bepaalt het functieniveau in grote mate het salarisniveau. Uiteraard spelen opleiding en aantal relevante jaren hierbij ook een significante rol. Het salaris verschilt natuurlijk per organisatie maar hieronder hebben wij een salaris bandbreedte weergegeven op basis van onze ervaring in de praktijk bij het werven en selecteren van inkopers. De genoemde salarisindicatie is incl. 8% vakantiegeld (factor maandsalaris x 12,96), excl. eventuele 13e maand.  

Afhankelijk van de organisatie hoort een auto van de zaak bij de inkoopfunctie. Vaak vanaf een strategische inkoopfunctie.

Stap 5 Inhuur van een interim inkoper
Zeker wanneer u een tijdelijke piek heeft binnen de inkoopafdeling of een van uw inkopers even uit de running is, kan het zinvol zijn om een interim inkoper in te huren. Belangrijkste voordelen van de inzet van een tijdelijke inkoper zijn dat deze inkopers vaak een zeer brede ervaring hebben opgedaan bij verschillende bedrijven binnen een bedrijfstak, maar vaak ook in heel diverse branches. Daarnaast is een tijdelijk inkoopprofessional snel inzetbaar en beschikt  over veel inkoopkennis. De tarieven bij het inhuren van een interim inkoper variëren van EUR 65,- tot 130,- per uur en zijn natuurlijk in grote mate afhankelijk van de gewenste inkoopexpertise.

Chris Schwencke is Senior Consultant bij Buyers United