Stappenplan besparingsproject

1 Inventarisatie

De inventarisatie bestaat uit een “CostScan” van alle facilitaire kostensoorten. Deze scan is nodig om te bepalen welke kostensoorten het eerste in aanmerking komen voor het reductieprogramma.

CostScan

CostFocus heeft op basis van haar ervaring een CostScan ontwikkeld die tijdens een oriëntatiegesprek wordt doorgenomen. Aan de hand van deze CostScan ontstaat een eerste beeld van de kostensoorten die in aanmerking komen voor een besparing.

Algemene inventarisatie

Na de eerste selectie van kostensoorten is meer inzicht nodig voor het maken van een goede analyse. Onder andere de volgende informatie is hierbij relevant:

• De inkoopcondities, contracten en een representatieve selectie van facturen.
  
• Transparantie omtrent het huidige inkoopproces.

Benchmarking

Op basis van benchmarkgegevens kan geanalyseerd worden of uw bedrijf een bovenmatig kostenniveau kent voor bepaalde producten en diensten. Indien er geen goede benchmarkgegevens aanwezig zijn wordt aan de hand van de gemiddelde en laagste kosten die uw bedrijf voor een bepaalde kosten soort betaalt bezien wat de bovenmatigheid is in de desbetreffende kostensoort.

2 Analyse

Tijdens de analyse van uw facilitaire kostensoorten wordt achterhaald op welke wijze en in welke mate bespaard kan worden op de geselecteerde kostensoorten. Hiervoor wordt per kostensoort gekeken naar 4 aspecten:

Volume: richt zich op de omvang van de kostensoort (bijdrage aan de totale kosten, aantal eenheden). Onder andere wordt antwoord gegeven op de volgende deelvragen:

• Wat is het huidige volume?
  
• Wat is het verwachte volume volgend jaar en waarop is dit gebaseerd?
  
• Hoe is het volume samengesteld?
  
• In welke hoeveelheden wordt momenteel besteld en waarop is dit gebaseerd?
  
• Is er sprake van verspilling? Op welke wijze?

Afhankelijkheid: richt zich op de afhankelijkheid van de leveranciers (aantal spelers, internationalisering, concurrentie bewegingen). Onder andere wordt antwoord gegeven op de volgende deelvragen:
Van welke type concurrentie is sprake in de bedrijfstak?

• Heeft de leverancier een strategisch belang bij deze klant?
  
• Heeft de klant een strategisch belang bij deze leverancier?
  
• Welke alternatieven zijn mogelijk voor de leverancier?

Synergie: richt zich op de mogelijkheid om efficiency en effectiviteit te bewerkstelligen (overtollig gebruik, inkoopvoordelen, mogelijkheid tot investeringen in kosteffectieve kapitaalgoederen). Onder andere wordt antwoord gegeven op de volgende deelvragen:

• Is er een mogelijkheid om synergie te bewerkstelligen binnen het bedrijf?
  
• Is er een mogelijkheid om synergie te bewerkstelligen buiten het bedrijf?
  
• Is het mogelijk de maandelijkse kosten te reduceren door een investering in kapitaalgoederen?
  
• Hoe is het inkoopproces organisatorisch en administratief ingericht?

Snelheid: richt zich op de vraag of het mogelijk is om binnen een aantal maanden van de kostenreductie te profiteren (bestaande contracten, afhankelijkheid van de leverancier). Onder andere wordt antwoord gegeven op de volgende deelvragen:

• Welke tijdslijnen zijn verbonden aan het switchen van een leverancier?
  
• Welke contractuele verplichtingen zijn reeds aangegaan in het verleden en voor welke termijnen?
  
• Welke termijn is nodig om een investering in kapitaalgoederen te implementeren?
  
• Op welke termijn wordt een investering terugverdiend?

Om optimale inkoopvoorwaarden te creëren is een optimale onderhandelingspositie een vereiste. Hierbij staat het vergroten van onafhankelijkheid van de leverancier en het creëren van synergie.

Bron: dr. A.J. van Weele, Inkoop in Strategisch Perspectief.

Optie: workshop besparingsideeën
U kunt na de inventarisatie en eventuele eerste analyseresultaten een workshop organiseren met medewerkers van het bedrijf. Door mensen uit te nodigen om kostenbesparingsideeën te genereren ontstaan nieuwe invalshoeken en een groter draagvlak voor het project als geheel.

3 Presentatie Verbeterplan

Op basis van de analyse wordt een verbeterplan opgesteld. In dit plan worden de volgende elementen opgenomen:

• Verbeteringsvoorstellen per kostensoort.
  
• Kwantificeren van het besparingspotentieel.
  
• Eventuele risico’s gerelateerd aan verbeteringen.
  
• Aanbevelingen omtrent de implementatie.

Na de presentatie wordt in overleg vastgesteld welke verbetervoorstellen geïmplementeerd zullen worden. Het bedrijf neemt op basis van het advies de beslissingen omtrent de te nemen vervolgstappen.

4 Implementatie

In een volgende fase worden de verschillende verbetervoorstellen geïmplementeerd. Deze fase is bepalend voor het daadwerkelijke succes van de kostenbesparing, deskundigheid en goed projectmanagement is in deze fase dan ook van groot belang.
Uitgangspunt bij de uitvoering van het plan is om een zo groot mogelijk deel van het besparingspotentieel binnen een korte termijn te bewerkstelligen. Iedere maand dat de besparing eerder wordt geïmplementeerd betekent immers een direct financieel voordeel.