SEPA migratie: Tips & tricks voor samenwerking met uw bank

Het doel van SEPA is om het betalingsverkeer in 32 Europese landen te standaardiseren en te harmoniseren. Binnen SEPA gaan we gebruik maken van Europese overboekingen (SEPA Credit Transfer) en Europese incasso (SEPA Direct Debit). Dit klinkt eenvoudig, maar de weg ernaar toe vraagt met name van bedrijven en overheidsinstellingen een behoorlijke investering in tijd en geld. De complexiteit van de bedrijfsvoering is daarbij bepalend voor de omvang en doorlooptijd van het SEPA project.

Samenwerking bedrijven en banken
Banken zijn al enige jaren bezig om hun processen en systemen gereed te maken voor SEPA. Diverse organisaties zijn dit jaar gestart met de migratie naar SEPA, maar het gros van de bedrijven moet nog beginnen met dit project. Zeker bij wat grotere bedrijven kan de deadline behoorlijk onder druk komen te staan. De verwachting van De Nederlandsche Bank (DNB) is dat de meeste bedrijven in de tweede helft van 2013 hun SEPA migratie gaan afronden, hoewel de piek zich waarschijnlijk gaat concentreren in oktober en november van volgend jaar.

Ter voorkoming van filevorming bij de banken om klanten aan te sluiten op de SEPA kanalen is het van belang dat banken en bedrijven tijdig tot op detailniveau afspraken met elkaar maken. De afspraken betreffen onder andere de toekomstige uitvoering van SEPA betalingen en incasso’s, nieuwe contracten en tarieven en de aansluiting op de bank. Daarnaast zijn er nog veel andere praktische zaken waarop bedrijven concrete antwoorden van de bank nodig hebben, vooral omdat het SEPA beleid tussen banken onderling van elkaar verschilt.

Het specifieke SEPA beleid van een bank is zeer bepalend voor de impact van SEPA op de dagelijkse operatie van bedrijven. De beste manier om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen en -systemen aansluiten bij de manier waarop banken SEPA bestanden gaan verwerken, is om hierover in een vroeg stadium met elkaar te overleggen.     

Betalen en incasseren
Een bedrijf heeft duidelijke informatie nodig over een heel scala aan onderwerpen om risico’s te vermijden en te kunnen anticiperen op het uiteenlopende bankbeleid. Zo krijgt ieder bedrijf dat SEPA Direct Debit gaat gebruiken van de bank een Incassant ID waarmee het bedrijf als incassant kan worden herkend.  

Voor bedrijven met meerdere bedrijfsonderdelen met een eigen naam is het van belang om tijdig met de bank(en) te overleggen over het niveau waarop de Incassant ID wordt toegekend. Op dat niveau krijgen klanten ook de afschrijvingen van Europese incasso’s te zien op hun afschrift. De Incassant ID moet dus op een niveau waarop de klant een bedrijfsnaam kan herkennen. Dat is bijvoorkeur niet de naam en Incassant ID van een holding die de klant niet kent.

De herkenbaarheid van de incassant wordt in de komende jaren van steeds groter belang. Na de invoering van SEPA gaan banken voor consumenten een overzicht maken van de machtigingen die zij aan bedrijven hebben verstrekt. Dit zien consumenten als ze online inloggen bij hun bank. Het lijkt erop dat consumenten daar ook direct machtigingen van bedrijven kunnen blokkeren zonder dat een bedrijf hierover is geïnformeerd door haar klant. 

Het is vervolgens goed denkbaar dat een bedrijf onterecht niet meer kan incasseren bij een klant. Dat is een zeer onwenselijke situatie. Het is nog niet gezegd dat dit proces precies zo gaat verlopen, maar het is voor bedrijven zeker van belang om herkenbaar te zijn als incassant. Alleen zo kunnen zij voorkomen dat  incasso’s onterecht worden geblokkeerd omdat de klant een bedrijf niet herkent.  

Vervolgens is het zaak om goede afspraken met banken te maken over de maximale omvang van betaalbestanden en incassocollecties omdat niet iedere bank de huidige normen hiervoor handhaaft. De maximale omvang kan worden bepaald door het aantal transacties, het aantal MB en het bedrag in een bestand. Dit is van invloed op de inrichting van de IT systemen. Indien een bedrijf zich niet houdt aan de regels van de bank bestaat het gevaar dat bestanden worden geretourneerd of posten worden afgewezen. Deze uitval of foutmeldingen van opdrachten worden in SEPA ook wel R-messages genoemd. Het is van belang voor bedrijven om precies te weten hoe ze R-messages kunnen voorkomen, omdat banken deze in de toekomst in rekening gaan brengen. Veel foutmeldingen kunnen dus leiden tot een aanzienlijke kostenpost voor het betalingsverkeer.

Aanlevering en testen
Een ander aspect om vroegtijdig met de bank te bespreken is de aanlevering van bestanden voor meederde banken. Sommige banken kunnen bestanden voor meerdere banken ontvangen,  maar veel banken willen alleen de voor hen bestemde opdrachten krijgen. Zeker bedrijven die nu gebruik maken van directe aanlevering bij Equens en daar opdrachten voor al hun banken in één keer aanleveren, krijgen te maken met het specifieke SEPA beleid van een bank. Er zijn banken die aanlevering bij Equens niet of slechts onder bepaalde voorwaarden toestaan. Zij geven er de voorkeur aan dat bedrijven hun bestanden rechtstreeks aanleveren bij de bank. Deze bedrijven moeten nu koppelingen met meerdere banken ontwikkelen waar zij voorheen gebruik maakten van een enkele interface met Equens.  

####

Tenslotte is het belangrijk om tijdig een moment in te plannen om de verbinding met één of meerdere banken te testen. Sommige banken leveren tools aan waarmee bedrijven kunnen testen of de koppeling met de bank goed is ingericht, waarmee de  aanlevering van SEPA bestanden gevalideerd kan worden. Het is mogelijk een rapportage van een afschrift te simuleren waardoor een bedrijf kan vaststellen of zij deze kan inlezen in haar eigen systemen. Niet alle banken beschikken al over deze test tool.

Er zijn ook commerciële partijen in de markt die het testen van SEPA bestanden kunnen uitvoeren. Het nadeel van deze testmethode is dat het resultaat alleen iets zegt over het laatste stukje van de financiële keten, namelijk de koppeling met de bank. Voor grotere bedrijven is het raadzaam om een ketentest uit te voeren waardoor zichtbaar wordt of alle herziene financiële processen en systemen naar behoren functioneren. Het is belangrijk om dit op tijd te controleren zodat fouten tijdig hersteld kunnen worden. Banken ondersteunen vooralsnog niet bij het uitvoeren van ketentesten, maar er zijn een aantal zeer ervaren bedrijven in Nederland die deze omvangrijke test kunnen begeleiden. Het is goed om er rekening mee te houden dat veel bedrijven in het laatste kwartaal van 2013 hun koppelingen en systemen willen gaan testen. Dan is het niet ondenkbaar dat er wachttijden ontstaan, waardoor de  deadline onder druk komt te staan.

Bedrijven krijgen hoe dan ook te maken met een grote diversiteit aan SEPA vereisten, ongeacht het moment waarop de migratie naar SEPA wordt gestart. Zeker als een bedrijf gebruik gaat maken van SEPA Direct Debit is het zaak om tijdig te beginnen, want de inrichting van het SEPA Direct Debit schema is gecompliceerd en vraagt ook in de dagelijkse uitvoering meer inspanning dan het huidige incasso schema. Het is voor bedrijven in ieder geval belangrijk om snel op de hoogte te zijn van de eisen die een bank stelt aan SEPA betalingen en incasso’s. Dat is de beste manier om met zo min mogelijk inspanning en kosten de SEPA deadline te halen en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.   

Door Monique Kienhuis, Principal Business Consultant bij Logica/CGI, met een focus op SEPA en een passie voor payments en cards