Realtime inzicht in financiële data in 2021 harder nodig dan ooit

Het afgelopen jaar heeft een enorme impact gehad. Op verschillende fronten in ons werk- en privéleven, en ook zeker financieel. Waar sommige bedrijven betere cijfers lieten zien dan ooit tevoren, liepen andere bedrijven veel inkomsten mis. En winstgevend of niet, voor vele bedrijven gold dat ze hun financiële processen anders moesten gaan inrichten om het werken vanuit huis mogelijk te maken. 2020 was wat dat betreft een interessant jaar voor ons! En dat belooft 2021 ook te worden. Een jaar waarin flexibiliteit wat mij betreft het uitgangspunt is.

De financiële gevolgen van de maatregelen die volgden op de pandemie van afgelopen jaar zijn heel divers per sector. Bedrijven waarbij de klappen het zwaarst vielen, zoals in de horeca- en reisbranche, moesten hun financiële structuur onder de loep nemen en richtten zich bijvoorbeeld op de herfinanciering van hun aandelenkapitaal. Ook keken deze bedrijven kritisch naar hun financiële balans, met het streven minder assets op de balans te hebben staan, met gevolgen voor hun inkoopmanagement. Gelukkig waren er ook sectoren waar het werk redelijk doorging, zoals in de bouw. Of sectoren die juist konden floreren, zoals de online retail. Wat al deze sectoren gemeen hebben is dat ze in een onvoorspelbare tijd flexibel moeten kunnen zijn.

Onze klanten digitaliseren en optimaliseren hun processen, uit noodzaak of door overschot aan tijd

Die flexibiliteit zochten onze klanten in het mogelijk maken altijd en overal te kunnen werken. Dat zit hem al in relatief eenvoudige processen zoals vergaderen, tegelijkertijd in eenzelfde document werken of het verwerken van facturen. Handmatige verwerking van facturen was voor hen plots geen optie meer, omdat medewerkers niet dagelijks op kantoor te vinden waren. Die situatie komt denk ik ook in de toekomst niet meer terug. Wanneer dergelijke processen niet op afstand kunnen worden gemanaged, dan houdt dat in dat de organisatie stilvalt. En dat is funest. Digitalisering is daardoor een vereiste om je financiële processen door te kunnen laten gaan. Dat deed Ambuce Rescue Team, dat dit jaar klant geworden is, besluiten om het factuurverwerkingsproces, dat nog handmatig verliep en daardoor stil kwam te liggen, met spoed te automatiseren. Ook bij onze klant HITEC Power Protection werd het verschil tussen tussen manuele en geautomatiseerde processen na het uitbreken van de pandemie overduidelijk. Waar bij hun Nederlandse vestiging het purchase to pay-proces al was geautomatiseerd, was dat nog niet het geval bij hun collega’s in Engeland. Dat betekende dat Nederlandse medewerkers gewoon vanuit huis hun financiële processen konden afhandelen, terwijl in Engeland papieren facturen nog op kantoor moesten worden opgehaald.

Je kunt zeker stellen dat de corona-crisis heeft geleid tot een boost van verdere digitalisering op de financiële afdeling. Ik zie ook dat onze klanten waarbij de inkomsten wat terugvallen juist het moment aangrijpen om verbeteringen die al wel op de agenda stonden sneller door te voeren. Daar is nu eindelijk tijd voor. Denk aan het factuurverwerkingsproces (verder) automatiseren. Of andere deelprocessen zoals contractmanagement integreren met factuurverwerking, waardoor een afhandeling van een factuur nog efficiënter verloopt. Door bovendien contracten en de data in contracten inzichtelijk te maken, kun je voorkomen dat contracten niet onnodig doorlopen of stilzwijgend worden verlengd; met alle financiële risico’s van dien. Wij helpen onze klanten met procesoptimalisatie door middel van een Best of Class Reference, een tussentijdse evaluatie waarbij we samen met onze klant onderzoeken welke processen nog efficiënter kunnen verlopen. Ook is er meer tijd om medewerkers te trainen de bedrijfssoftware optimaal te gebruiken. Om in die behoefte te voorzien hebben wij ook ons trainingsaanbod uitgebreid. Door hun vrijgekomen tijd te spenderen aan procesoptimalisatie en het trainen van medewerkers zijn onze klanten klaar voor tijden waarin de markt weer aantrekt.

De stap naar cloud wordt vanzelfsprekender

De trend van verdere digitalisering gaat hand in hand met werken in de cloud. Waar Finance vrij conservatief en wat terughoudend is in de stap naar de cloud, zie ik gelukkig wel een kentering plaatsvinden. Met name bedrijven die nu investeren in een nieuwe software-oplossing, kiezen in vergelijking met twee jaar geleden in toenemende mate voor de cloud. Flexibiliteit en bedrijfscontinuïteit staan voorop en zijn belangrijke argumenten voor deze keuze. Altijd en overal realtime toegang tot je financiële data is in de onvoorspelbare tijd belangrijker dan ooit om snel te kunnen ageren. Ten slotte wordt flexibiliteit ook gezocht in licentiemodellen waarbij software ‘as a service’ wordt afgenomen. Dit model, waarbij maandelijks een bedrag wordt afgerekend, zien ook wij het afgelopen jaar meer aan populariteit toenemen. Hierdoor hadden met name bedrijven die minder te besteden hadden, toch de mogelijkheid om zonder hoge instapkosten te digitaliseren of automatiseren en daar meteen de vruchten van te plukken.

Nieuwe rollen voor data-analyse

Verdere digitalisering en automatisering heeft ook gevolgen voor het functieprofiel van de financieel professional. Er worden andere competenties van hem of haar gevraagd. Zo voorzie ik dat er meer data-analisten nodig zijn om snel de juiste conclusies uit de financiële data te trekken. Waar mogelijk realtime, omdat cijfers niet meer geleidelijk, maar per week kunnen verschillen, waardoor je er strak op moet zitten. Als je alleen al kijkt naar een factuurstroom, moet je op basis van data snel kunnen zien of er meer of minder facturen binnenkomen, ze op tijd worden afgehandeld en uitschieters in bedragen snel kunnen spotten. Dit biedt de mogelijkheid om ‘what-if’-analyses uit te voeren om de winstgevendheid of cashflow te kunnen voorspellen, waarmee je het hoger management tijdig van advies kan voorzien. Dat is in een nieuw jaar dat net zo onvoorspelbaar is als 2020 niet langer een luxe, maar een noodzaak om concurrerend te blijven.

Jan Willem ter Steege, Algemeen directeur Easy Systems