Raymond Leggett, Axiom Software: “Spreadsheets omarmen in plaats van vervangen”

Agile finance teams die moderne technieken – zoals scenario modellering en rolling forecasts – en moderne planning tools gebruiken die de budgetteringscyclus inkorten en de rapportage verbeteren, zijn goed gepositioneerd om hun strategische besluitvorming te optimaliseren. Deze organisaties zijn in staat om zich snel aan te passen aan een veranderende markt en weten ook voordeel te halen uit nieuwe kansen. Om deze evolutie in finance in kaart te brengen interviewde Kaufman Hall onlangs meer dan 350 CFO's en senior finance professionals wereldwijd en vroeg ze naar de stappen die zij zetten naar moderne, agile planning methoden en de hindernissen daarvoor nog genomen moeten worden. Raymond Leggett, country manager van Kaufman Hall – Axiom Software Nederland, heeft meer dan 25 jaar financiële en performance management ervaring, grotendeels in het kader van enterprise software en licht de belangrijkste uitkomsten toe.

Taken van moderne finance teams
“De rol van finance organisaties is drastisch uitgebreid met een aantal nieuwe verantwoordelijkheden. Deze kunnen bestaan uit het evalueren van fusie- en overname-mogelijkheden en het spelen van een bredere rol bij het bepalen van strategische initiatieven”, licht Leggett de transities toe. “Daarnaast zijn CFO's nu belast met het bouwen van een financieel team dat de juiste vaardigheden bezit die nodig zijn voor een effectieve data-analyse en de rapportage van deze high-level initiatieven ondersteunen. Veel moderne CFO's huren MBA's in die goed vertrouwd zijn met de technologie en door data-analyse de implicaties van trends kunnen begrijpen en communiceren.”

Om hierin succesvol te zijn slagen hebben CFO's behoefte aan een rijke set van betrouwbare, nauwkeurige gegevens die hen in staat stelt om snel weloverwogen beslissingen te maken. Vaak reiken de gegevens die nodig zijn om beslissingen effectief te nemen verder dan financiën en omvatten ze operationele en transactionele datasets. “Veel financiële leiders blijven worstelen met het gebruik van data. Een overweldigende meerderheid van de respondenten (93 procent) gaf aan dat ze denken dat hun organisatie meer moet doen om de financiële en operationele gegevens te gebruiken voor betere strategische beslissingen.”

Volgens de respondenten liggen de belangrijkste uitdagingen voor hun organisaties voornamelijk op het ondersteunen van de business en forecasting. Leggett: “Er zijn vier thema’s die we het meest zien terugkomen in de survey: ‘rapportage en analyse om de besluitvorming te ondersteunen’, ‘operationele budgettering en forecasting’, ‘kostenbeheersing en efficiency’ en ‘lange-termijn financiële planning’”.

Afhankelijkheid van standalone spreadsheets
De meeste financieel managers weten goed wat er nodig is om een effectieve financiële afdeling neer te zetten, maar lopen in de praktijk op tegen verschillende obstakels. “Volgens 60 procent van de respondenten zijn beperkte middelen de grootste uitdaging”, licht Leggett toe. “Ook verouderde processen en ontoereikende technologische mogelijkheden worden door bijna 50 procent van de respondenten genoemd als belemmeringen waarmee zij worden geconfronteerd.”

Deze problemen versterken elkaar, ziet Leggett. “Verouderde processen en ontoereikende technologie resulteren vaak in handmatige dataverzameling, een beperkte rapportering en vragen rond de kwaliteit van de gegevens.” Deze problemen rondom data integratie en de visualisatie in dashboards zijn generiek in het bedrijfsleven. “Verouderde oplossingen of een te grote afhankelijkheid van standalone spreadsheets dragen vaak bij tot een inefficiënte rapportages”, aldus Leggett. “Uit ons onderzoek blijkt dat tweederde van de ondervraagden aangeeft dat hun budgetteringscyclus langer dan drie maanden duurt. Als je de begrotingscyclus kunt inkorten zorgt dit ervoor dat de definitieve begroting steunt op gegevens die nog actueel zijn en maakt dat ruimte vrij voor het financiële team om meer tijd aan de analyse te besteden.”

Spreadsheetprogramma’s als Excel worden hierbij vaak als boosdoener aangewezen: je kunt er weliswaar alles mee, maar versiecontrole, beveiliging en de noodzaak voor handmatige integratie van verschillende gegevensbronnen zouden een doeltreffend performance management in de weg staan. Toch houdt het gebruik ervan aan in het bedrijfsleven. “Ruim 85 procent blijft spreadsheets gebruiken ter aanvulling van de planning”, licht Leggett toe. “Meer dan driekwart van de respondenten gebruikt spreadsheets voor extra modellering en analyse, bijna de helft gebruikt ze om verschillende databronnen samen te voegen en als alternatieve invoer te dienen. Om doeltreffend te zijn moeten moderne planningsoplossingen spreadsheets omarmen en kunnen inzetten voor geavanceerde modellering en analyse.”

Want, stelt Leggett, het succes van organisaties wordt steeds meer bepaald door goede en correcte besluitvorming die gebaseerd is op data-aangestuurde analyse. “In veel gevallen hangt het verschil tussen het maken van vooruitgang of stagnatie af van de vraag of organisaties voordeel halen uit moderne hulpmiddelen en processen die hen in staat stellen om efficiënt toegang te krijgen tot gegevens voor analyse en om tijdig verslag uit te brengen aan hun organisaties. Het omarmen van de moderne performance management praktijken – zoals scenario modellering en rolling forecasts – in combinatie met een grotere nadruk op data-analyse – zal de waarde van de financiële afdeling verhogen in zowel het bepalen en het opvolgen van de belangrijkste management initiatieven.”

Axiom Software levert sinds 1985 geavanceerde, flexibele performance management oplossingen die finance professionals in staat stellen om de resultaten te analyseren, de toekomst te modelleren en de organisatorische besluitvorming te optimaliseren. Oplossingen voor lange termijn planning, budgettering en forecasting, rapportages en analyses, kapitaal planning, profitabiliteit en kostenbeheersing worden geleverd op één geïntegreerd softwareplatform. Axiom Software werd ontworpen rond de vertrouwde Microsoft Excel-interface, waardoor finance professionals hun data kunnen beheren in een vertrouwde en gebruiksvriendelijke omgeving.