Rapportage- en consolidatiesysteem stoomt Douwe Egberts klaar voor de toekomst

D.E MASTER BLENDERS 1753 is in Nederland met name bekend van iconische merken als Douwe Egberts, Pickwick en Senseo. De van Sara Lee geërfde oplossing voor managementrapportage was gebruiksonvriendelijk, niet eenduidig en bovendien niet toegerust op koffie en thee. Uiteindelijk bracht SAP Business Planning & Consolidation (BPC) soelaas. 

‘We zijn nu klaar voor de toekomst’, aldus Willem Krul, Director Accounting & Reporting van het koffie- en theebedrijf. ‘Met de keuze voor HANA, het in-memory platform van SAP, loopt D.E MASTER BLENDERS 1753 voorop. Het is de eerste organisatie in Nederland die consolideert met SAP BPC op HANA,’ vertelt Jaap-Willem de Visser van Finext. 

Een sterke integratie van de verschillende bedrijfsinformatiesystemen is van belang voor effectieve rapportages en consolidaties. Bij de geërfde oplossingen van D.E MASTER BLENDERS 1753 was dat allesbehalve het geval. Het consolidatiesysteem voor financiële rapportage stond naast een business warehouse-oplossing voor management rapportage. Dat leidde tot veel handwerk en problemen met de data-integriteit. Bovendien was de oplossing dusdanig complex, dat de organisatie bij iedere wets- of organisatiewijziging expertise van buiten moest inschakelen.

De organisatie stapte dan ook over op SAP BPC, met daarbinnen een bewuste keuze voor de Netweaver-variant. Volgens de Krul mede op aangeven van de IT-afdeling. ‘IT heeft ons weten te overtuigen van de overstap naar SAP BPC op Netweaver. We geven hierbij een deel van de flexibiliteit, die komt met zelfstandigheid, op voor een sterkere integratie van masterdata en verschillende processen, zoals de beoogde koppeling met ons S&OP-proces.’ 

Als platform koos D.E MASTER BLENDERS 1753 voor SAP HANA. Dat systeem werkt niet vanuit traditionele harde schijven, maar plaatst alle data in het interne geheugen. De organisatie is de eerste in Nederland die SAP BPC op dit platform gebruikt voor haar consolidatie. Het in-memory platform brengt volgens Jaap-Willem de Visser van implementatiepartner Finext de nodige voordelen. ‘Het grote voordeel van in-memory in vergelijking met discs is de snelheid. Bovendien is SAP BPC geoptimaliseerd voor SAP HANA.’ In alle eerlijkheid moet gezegd worden dat de snelheid nog niet in al zijn facetten wordt ervaren. Het is echter wel de verwachting dat SAP hier nog de nodige stappen in zal gaan zetten.

IT speelde ook een rol in de keuze voor dit platform. Volgens Willem Krul is het sowieso van belang hen te betrekken in dergelijke trajecten. ‘Ga samen op met je IT. We hadden hier een duidelijk gedeeld belang: een toekomstbestendig landschap.’ 

Natuurlijk is het advies van de IT-afdeling niet zaligmakend. Oplossingen kunnen nog zo krachtig en geavanceerd zijn, als gebruikers er niet mee willen werken zijn de voordelen ver te zoeken. Gelukkig sloeg de software goed aan. ‘Onze werknemers werken graag met Excel-sheets. Dat is één van de sterke punten van SAP BPC.’ Bovendien laat de oplossing een eenvoudige inrichting toe. ‘We werken met dertien dimensies. We kijken daarbij naar onze resultaten per account, per segment, per productcategorie (zoals oploskoffie of pads), per merk en per top-20 key customers. Daarnaast is er nog een aantal vaste dimensies, zoals tijd en currency. Om het overzichtelijk te houden hebben we een aantal standaardrapporten opgesteld, waardoor je als gebruiker sommige dimensies niet ziet.’

Het is altijd een spannend moment: de go-live van een nieuwe oplossing. Dit verliep prima. Wel is de organisatie voorzichtig geweest: de nieuwe oplossing is eerst live gegaan met het budget. Bij de januari-afsluiting van het nieuwe boekjaar zijn de actuals pas live gegaan. Het is een bewuste strategie. ‘Ga altijd eerst live met het budget, daarna pas met de actuals. Het budgetproces betreft een langere periode en is minder kritisch. Je kunt je dan nog een onvolkomenheid veroorloven’, adviseert Krul.

De volledige integratie met SAP brengt de organisatie positieve resultaten. ‘Vooral voor de eindgebruikers is het prettig dat alles in SAP zit. We hebben eenduidigheid; alles sluit op elkaar aan. Bovendien is de rekenkracht versterkt en maakt de reporting engine het opstellen van presentaties gemakkelijker dan in het verleden. We sluiten op dag drie af en hebben vervolgens op dag vier de hele set aan presentaties binnen.’ In het verleden was dit door de aansluitingsverschillen en het maken van de presentaties op basis van de datadumps een dag later. ‘Hierdoor voorzien we het management sneller van goede informatie. Soms kunnen we aan het eind van dag drie al een platte tabel sturen met informatie.’