Productiviteit medewerkers lijdt onder e-mailstroom en vergaderingen

Dit blijkt uit onderzoek in opdracht van Robert Half, gespecialiseerd arbeidsbemiddelaar op het gebied van financieel, administratief en ondersteunend personeel.

“Vergaderingen en e-mail kunnen heel waardevol zijn in communicatie en besluitvorming, maar alleen als ze op een goede manier gebruikt worden,” vertelt Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland. “Hoewel dat voor de meeste mensen heel logisch klinkt, blijkt dat het onvoldoende in de praktijk wordt gebracht. Bedrijven kunnen een flinke productiviteitsslag maken, wanneer zij deze problemen waar medewerkers tegenaan lopen slim adresseren. Dit kunnen ze bijvoorbeeld doen door samen met medewerkers vergaderingen te evalueren of door gezamenlijk afspraken te maken over intern e-mailverkeer.”

Continue stroom e-mail leidt af
Werknemers ontvangen per dag grote hoeveelheden e-mail en dit groeit: 37% van de HR-managers geeft aan dat medewerkers hun zorgen uiten over het stijgende aantal e-mails. De belangrijkste zorg is dat men niet ongestoord het werk af kan maken, dat de productiviteit flink afneemt of dat men overladen wordt met onnodige of irrelevante informatie. Het gebrek aan persoonlijk contact door communicatie via e-mail blijkt vooral een zorg van vrouwelijke HR-managers.

Vergaderingen regelmatig onproductief
Een andere zorg van HR-managers is het flinke aantal vergaderingen dat door medewerkers als onproductief worden bestempeld. Ruim 8 op de 10 HR-managers geeft aan dat een deel van de vergaderingen niet productief is. Volgens 7% van de HR-managers is zelfs meer dan de helft van de vergaderingen onproductief. De belangrijkste redenen die hiervoor gegeven worden zijn het gebrek aan besluitvorming tijdens de vergadering, een slechte voorbereiding van organisator en deelnemers en het gebrek aan een duidelijke focus tijdens de discussie.

Tips voor effectievere e-mails en vergaderingen

E-mail:
– Probeer tijd efficiënt te benutten, door op een aantal vaste momenten per dag e-mail te beantwoorden en de rest van de tijd ander werk te doen.
– Stuur alleen e-mails naar ontvangers voor wie dit relevant is, voorkom teveel (onnodige) personen in ‘CC’.
– Spreek met uw baas en collega’s af wanneer en waarvoor onderling e-mails worden verstuurd, om een stijgend aantal e-mails en onnodige e-mails te voorkomen. Soms is een korte mondelinge vraag of toelichting effectiever dan een e-mail.
– Ga slim om met de onderwerpregel: zorg dat de ontvanger de e-mail ook direct zelf efficiënt kan behandelen en bijvoorbeeld direct ziet of hierop actie ondernomen moet worden.

Vergaderingen:
– Beperk de lengte van vergaderingen tot 30-45 minuten, na die tijd zal de concentratie van aanwezigen dalen, wat direct impact heeft op de effectiviteit van de vergadering.
– Zorg dat er voorafgaand een agenda wordt gedeeld met de aanwezigen en dat het doel van de vergadering wordt vastgelegd. Wanneer de agenda tijdig wordt gedeeld, hebben de aanwezigen vooraf de mogelijkheid zich voor te bereiden, wat bijdraagt aan de productiviteit. Als er geen agendapunten of doelen zijn, is het niet nodig de vergadering door te laten gaan.
– Beperk de tijd per agendapunt, zodat alle agendapunten kunnen worden behandeld.
– Na de vergadering is het handig als de voorzitter een samenvatting van de vergadering deelt, inclusief afgesproken actiepunten, wie verantwoordelijk is en deadline. Zo is de kans groter dat afgesproken acties ook werkelijk worden uitgevoerd.

Bron: Robert Half