Process Improvement voor betere rapportageprocessen

Partnerbijdrage van:

Gebaseerd op de whitepaper ‘Process Improvement: A Universal Framework for Effecting Change’ van Workiva. U kunt de whitepaper hier downloaden.

Welk bedrijf wil het niet: betere prestaties? Een hogere omzet, meer winst, tevredener klanten – en dat alles uiteraard binnen het kader van de wet. Het zijn stuk voor stuk doelstellingen waar vrijwel alle bedrijven en andere organisaties voor warm lopen. Om die doelstellingen te bereiken, wordt de laatste jaren bovendien steeds vaker gestreefd naar verbetering van bedrijfsprocessen. De tijd is rijp om ook verbetering van financiële rapportage structureel aan te pakken. Met het Universal Process Framework kan dat.

In 1991 maakte H. James Harrington school met het boek Business Process Improvement, dat was gebaseerd op zijn werk als kwaliteitsexpert voor IBM, waar hij teams leidde die zochten naar manieren om de systemen, processen en producten van de organisatie te perfectioneren. Het boek van Harrington was het startsein van een heuse hype in de jaren negentig. Bedrijven raakten maar niet uitgepraat over Business Process Redesign (BPR). Op het hoogtepunt stonden de managementbladen vol met verhalen over het onderwerp. Managers stroomden toe naar congressen en seminars om van Michael Hammer en James Champy te horen dat ze hun bedrijfsprocessen volledig opnieuw moesten ontwerpen.

De gedachten achter BPR waren op zich zo gek nog niet. Sinds Adam Smith heeft de nadruk in het bedrijfsleven altijd gelegen op een verhoging van de productiviteit door een steeds verdergaande arbeidsdeling. Het vereenvoudigen van taken door ze in kleinere deeltaken op te splitsen had echter een keerzijde: de coördinatie werd steeds ingewikkelder, met omvangrijke organisatiestructuren als gevolg. Volgens Hammer en Champy konden drastische prestatieverbeteringen worden bereikt met BPR.

In de praktijk was BPR echter meestal een synoniem voor kille sanering. En op termijn leverde dit bedrijven geen concurrentievoordeel op. Het herontwerpen van processen kan voordelen opleveren, maar wie niet oppast komt met een anorectisch bedrijf te zitten. Wie zijn processen herontwerpt, moet aandachtig te werk gaan. Welke processen besteden we uit, welke activiteiten houden we binnenshuis? Hoe stroomlijnen we de processen die we zelf uitvoeren? Hoe zorgen we dat degene aan wie wij uitbesteden zijn werk goed uitvoert en dat we niet worden opgescheept met ‘my mess for less’?

De hype uit de jaren negentig ebde weg. Maar verdwenen zijn de ideeën over procesverbetering niet. De laatste jaren is alleen een wat bescheidener benadering gekozen als het gaat om de verbetering van processen. Eerder streven bedrijven nu naar stapsgewijze verbeteringen. In plaats van processen radicaal te herontwerpen, proberen ze nu bestaande processen te stroomlijnen. Waarbij ze hopen op efficiencyverbetering door de variatie uit processen te halen: om sneller te kunnen produceren, met minder verspilling en kortere levertijden. De inspiratie hiervoor komt niet zozeer uit de hemelbestormende werken van mensen als Harrington en Hammer en Champy maar eerder uit de vakliteratuur over Six Sigma en Lean Management, die weer teruggrijpen op de Japanse filosofie van ‘Kaizen’ (‘continu verbeteren’).

80 procent verbeterpotentieel
Die bescheiden benadering is begrijpelijk. Tot voor kort – nog geen tien, vijftien jaar geleden – was verbetering van processen grotendeels een kwestie van vallen en opstaan. Binnen ondernemingen werden verbeterplannen opgesteld op basis van ervaring en intuïtie. Dit resulteerde in maatregelen om processen te verbeteren. Werknemers en andere partijen die betrokken waren bij de uitvoering ervan konden de genomen maatregelen evalueren en de oorspronkelijke plannen waar nodig bijstellen. Een zeer tijdrovende en lang niet altijd even zinvolle exercitie.

De laatste jaren is hier echter in zoverre verandering gekomen dat bedrijven sterk leunen op informatie die afkomstig is uit allerhande informatiesystemen – denk aan alle BI-, CRM- en ERP-systemen. In het verleden ging het vooral om transactionele informatie, afkomstig van lopende bedrijfsprocessen die door het ERP-systeem werden bijgehouden. In de loop van de tijd is daar niet-transactionele informatie aan toegevoegd – denk aan informatie over verwachte orders of over klanttevredenheid, afkomstig uit het CRM-systeem. Ook komt er steeds meer externe informatie bij, die niet zozeer afkomstig is van bedrijven maar eerder van consumenten, via de sociale media zoals Facebook en dankzij de opmars van RFID-tags bij consumentenproducten. Het wordt ook steeds makkelijker om informatie via Data Mining te ontsluiten en analyseren. Het draagt er allemaal aan bij dat het makkelijker wordt om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Workiva heeft met duizenden bedrijven samengewerkt om hun rapportageprocessen te verbeteren. Hun ervaring is dat 80 procent van de potentiële procesverbeteringsprojecten bij bedrijven niet van de grond komen omdat het management niet denkt dat dit loont. Dit betekent dat deze inefficiënte bedrijfsprocessen organisaties tijd en geld blijven kosten. Terwijl deze processen – gezien de technologische ontwikkelingen – makkelijk kunnen worden verbeterd en besparingen binnen handbereik liggen. Dit geldt ook voor de financiële verslaglegging. De financiële rapportage speelt een sleutelrol in elke onderneming. Dat is van oudsher zo, en het belang ervan neemt alleen maar toe, nu de waarde van data toeneemt en compliancevraagstukken dominanter worden. Waarom dan niet het financiële rapportageproces verbeteren?

Universal Process Framework
Op grond van deze ervaringen heeft Workiva een universeel framework ontwikkeld, dat de zwakke punten en inefficiënties belicht in rapportageprocessen. Ook biedt het raamwerk – het zogeheten Universal Process Framework – organisaties handvatten om strategischer na te denken over hun rapportagefuncties. Ten slotte, nog belangrijker, is dat de managers, teamleiders en andere individuen die betrokken zijn bij de financiële rapportages binnen een organisatie met het Universal Process Framework een instrument in handen hebben om veranderingen teweeg te brengen.

In het Universal Process Framework wordt het rapportageproces in drie opeeenvolgende fasen verdeeld, te weten:

1. Verzamelen
In deze eerste fase worden brongegevens verzameld uit allerlei hoeken en gaten. Deze fase, waarin het zowel kan gaan om gestructureerde als om ongestructureerde gegevens, gaat het erom te achterhalen waar de gegevens zich bevinden, wie er toegang toe hebben en dat de gegevens allemaal op één plek worden samenbracht en gecontroleerd op juistheid.

2. Samenvoegen
Nadat de gegevens zijn verzameld, moeten ze worden samengevoegd tot één formaat. Dit deel van het proces vereist vaak handwerk, omdat gegevens worden geknipt en geplakt uit verschillende bronnen en correct gestructureerd. Aan het einde van deze fase staan alle gegevens op één plek en zijn ze klaar voor verdere bewerking.

3. Delen
In deze laatste fase worden geaggregeerde gegevens samengesteld voor de behoeften van het eindproduct, zoals een jaarlijks auditrapport, een budgetrapport of een maandelijks bedrijfsrapport. Afhankelijk van de behoeften van dat rapport, kan deze fase bestaan uit het ordenen van geselecteerde gegevens in tabellen, het maken van een infographic of het converteren naar andere indelingen.

Elk van deze drie fasen in het financiële proces en de overgang van de ene naar de andere fase moet zo efficiënt mogelijk verlopen. Door de workflow in elk van de drie fasen van het Universal Process Framework nauwkeurig te bekijken, is het mogelijk inefficiënties in rapportageprocessen te achterhalen. Managers zullen vaak merken dat werknemers vastlopen bij het verzamelen van gegevens, het verkrijgen van goedkeuringen, of honderden uren besteden aan opmaak en andere alledaagse taken. Het vreet allemaal tijd, zonder dat het toegevoegde waarde oplevert. En het leidt ertoe dat financiële professionals hun tijd besteden aan onbeduidende taken waarvoor hun expertise niet nodig is, terwijl ze hun vaardigheden zouden kunnen richten op activiteiten die hun organisatie ten goede kunnen komen – activiteiten zoals het analyseren van de gegevens om patronen of trends te ontdekken, om te zorgen dat de organisatie zich aan de wettelijke regels houdt, en om samen te werken met andere teams om de kwaliteit van rapportages te verbeteren.

De simpele kracht van het Universal Process Framework is dat het duidelijk maakt welke rapportageprocessen plaatsvinden, waarbij de aandacht wordt gevestigd op niet-repetitieve processen – processen waarvoor het wiel telkens opnieuw moet worden uitgevonden en daarom zeer inefficiënt zijn. Het laat zien hoe het komt dat een organisatie niet in staat is om snel en consistent nauwkeurige rapporten te produceren zonder buitensporig veel handwerk. Het Universal Process Framework geeft managers een manier om zelf controle te krijgen over hun financiële rapportageprocessen, zonder dat ze dure externe middelen hoeven in te zetten. Zodra ze alle knelpunten hebben vastgesteld, kunnen managers technologieën onderzoeken om enkele van deze taken zonder toegevoegde waarde te elimineren en hun mensen vrij te maken om zich te concentreren op activiteiten die productiever en winstgevender zijn.

Het Universal Process Framework is het meest effectief wanneer het regelmatig wordt gebruikt om te evalueren hoe een organisatie verbetert en waar nog inefficiënties bestaan. Wanneer het onderzoeken van processen onderdeel wordt van de cultuur van een organisatie, is de kans groter dat problemen worden geïdentificeerd voordat ze chronisch worden. Bovendien zijn teams in staat om nieuwe inzichten regelmatig te implementeren. Als dat gebeurt, leidt dit tot voortdurende verbeteringen, ook zonder dat dit bovenaf wordt opgelegd. Het verbeteren zelf wordt een continu proces, niet een zoveelste op zichzelf staand project.

Over Workiva
Workiva is aanbieder van Wdesk, een cloudgebaseerd productiviteitsplatform voor bedrijven om bedrijfsgegevens te verzamelen, koppelen, analyseren en te rapporteren. Duizenden organisaties, waaronder meer dan 65% van de 500 grootste Amerikaanse bedrijven gebruiken Wdesk. Voor meer informatie: workiva.com