Prince2 projectmanagement: de 6 belangrijkste financiële elementen

Er worden geen projecten meer gestart zonder een valide Business Case waar de kosten tegen de baten worden afgewogen. Bij de uitvoering van projecten en programma’s moet helder gerapporteerd worden en transparantie in de gemaakte kosten  en opgeleverde deelproducten is een absolute ‘must’. Na oplevering van de projectresultaten is de projectmanager klaar, maar blijft de financiële discipline van belang: hoe maken we de geschatte baten (ooit de basis voor de Business Case) inzichtelijk: Benefit Realisation.

Onlosmakelijk verbonden disciplines, maar kennen we elkaars vakgebieden? Waar we in de projecten elkaar nodig hebben, zijn de vakgebieden nog niet of nauwelijks ‘verstrengeld’. Financieel management maakt maar een beperkt onderdeel uit van projectmanagementopleidingen en andersom.

De defacto standaard : Prince2
Maar wat weet een Financial van projecten? Een gedegen basis kan worden gelegd door kennis te nemen van Prince2. Prince2 is een internationale projectmanagementmethode gebaseerd op ‘best-practices’ en ontwikkeld door de Engelse overheid . Verzamelde projectmanagement inzichten onder één noemer gebracht en inmiddels wereldwijd toegepast (>89 landen, >443.000 gecertificeerden). Hoe start je een project, wie zitten er in de stuurgroep, hoe maak je plannen, hoe controleer je de voortgang, hoe wordt er gerapporteerd en hoe sluiten we projecten gecontroleerd af? Zo is in Nederland  de Overheid (alle ministeries) inmiddels overgeschakeld op Prince2. Verder zien we Prince2 bij banken, verzekeraars, in de zorg, het onderwijs, de dienstverlening, maar ook meer en meer in de civiele branches (bouw, spoor, wegen). Niet zo raar,  want er zijn niet of nauwelijks alternatieven, die niet leveranciers gebonden zijn.

De zes belangrijkste financiële elementen van een project
De met ‘de belangen verstrengeld’ doelen we op de interactie van Finance en Projectmanagement. Laten we de relatie tussen projecten, Prince2 en financiën eens een spade dieper beschouwen:

1. De Business Case: De zakelijke afweging van kosten en baten. Alles moet financieel gemaakt worden om de juiste afweging te kunnen maken tussen kosten en baten. De baten van een project zijn niet louter financieel: kwaliteit en imago zijn niet eenvoudig in geld uit te drukken. Kosten en baten vergelijken is zoiets als appels en peren vergelijken. Er is slechts één objectieve noemer: de prijs per kilo.

2. Project en fase plannen: De opdrachtgever wenst een resultaat, de projectmanager maakt het al omvattende plan: het projectplan. Het beschikbare budgetkader wordt hier ultiem geconfronteerd met de kosten van de uitvoering. Na overeenstemming wordt het plan in deelplannen verder uitgewerkt: de fasering. Het geld en de resources worden deel voor deel beschikbaar gesteld, het resultaat wordt stap voor stap bereikt.

3. Rapportage: De uitvoering start, de resources worden verbruikt en het resultaat wordt bereikt. Het verbruik van de resources en de gerealiseerde voortgang wordt afgezet tegen de plannen: gaat het goed, liggen we op schema of moeten we bijsturen?  Verantwoording van de uitgaven gekoppeld aan de bereikte en geplande voortgang.

4. Management-by-exception: Als alles verloopt volgens plan (binnen gestelde toleranties), rapporteert de projectmanager aan de stuurgroep. Gaat het anders dan gepland (en dat is vaak aan de orde), escaleert de projectmanager, doet hij dit op tijd? De financiële tussenrapportage geeft vaak een ‘early-warning’.

5. Afsluiting van het project: Als alle producten worden opgeleverd, worden deze vaak overgedragen aan de lijnorganisatie (beheer en onderhoud). Zij worden niet alleen geconfronteerd met de beheerelementen, maar ook de afschrijvingen voor de investeringen in het project, komen in de toekomstige begrotingen terug.

6. Benefit Realisation Plan: Na afronding van het project zijn de kosten gemaakt en inzichtelijk, nu nog de baten realiseren. Goed ingericht benefittracking is in hoge mate bepalend voor het inboeken van de verdienste.

Dit artikel werd geschreven door Ron Bouwman, Managing Consultant, trainer (IPMA, Prince2) en sr. Project-  en Programmamanager bij Ruysdael.