Performance management: mix van methoden

De definitie van performance management: het systematisch (met gebruik van kritieke succesfactoren en prestatieindicatoren) vertalen van de strategie naar bedrijfsprocessen, gevolgd door het monitoren en evalueren van deze processen met als doel feedback te verschaffen voor aanpassing van de strategie.

Deze cyclus, ondersteund door intelligent gebruik van informatiesystemen, zorgt ervoor dat de organisatie sneller en beter kan reageren op veranderingen in de bedrijfsomgeving en interne ontwikkelingen. De eerste stap in het proces van performance management is het (her-) definiëren van de organisatiestrategie. Zo ontstaat een set van eenduidige strategische doelen. Op basis hiervan kan bijvoorbeeld de financieel manager kritieke succesfactoren definiëren.

Deze geven aan welke factoren van essentieel belang zijn voor het behalen van de strategie. Tevens moet het gehele management prestatieindicatoren (key performance indicators, kpi’s) definiëren om de status van de succesfactoren meetbaar te maken.

De financieel manager kan hierin het beste de leiding nemen. Op basis van de indicatoren kan hij vervolgens plannen, waarmee de planning en budgetteringcyclus van de organisatie hand in hand gaat met de strategische planning. Vervolgens stelt de betreffende manager de operationele planningen op en vindt delegatie plaats naar de uitvoerenden, het aansturen. De volgende stap betreft het periodiek of continue monitoren van de bedrijfsprestaties op basis van de gestelde prestatie-indicatoren.

Hierbij kan de financieel manager verschillende soorten (performance management) softwaresystemen toepassen. De data hiervoor kunnen bijvoorbeeld komen uit ERP-systemen. Vervolgens worden de prestaties geëvalueerd. De organisatie beloont wellicht medewerkers die verantwoordelijk voor een specifiek doel zijn gesteld of stelt zijn (strategische) doelstellingen bij. In het performance management proces kan de organisatie verschillende management- en accountingmethoden toepassen. Hieronder kort een uitleg van iedere methode en wat deze kan bijdragen aan het performance management proces.

Balanced Scorecard
De BSC, het bekende strategisch management systeem van Kaplan & Norton, verheldert de strategische doelen, categoriseert deze in de dimensies financieel, leren en groei, klant en interne processen. Het systeem brengt relaties tussen oorzaak en gevolg aan in de doelen. De Balanced Scorecard kan worden gebruikt bij het verduidelijken en vastleggen van strategische doelstellingen door het gebruik van ‘strategy maps’ en is per definitie geschikt voor het definiëren van succesfactoren en prestatieindicatoren.

Value-Based Management
VBM is een geïntegreerd managementconcept met een focus op het vergroten van de aandeelhouderswaarde van de organisatie. Door zowel individuen als groepen inzicht te geven in de financiële consequenties van hun acties worden zij gestimuleerd om effectievere werkmethoden te zoeken.

Door het opstellen van een waardeboom kan de financieel manager de factoren die waarde creëren in kaart brengen en kan hij hierop managen. VBM kan een meerwaarde leveren in het performance management proces doordat de waardeboom inzicht kan geven welke ‘drivers’ in een organisatie verantwoordelijk zijn voor het behalen van een bepaalde doelstelling.

Beyond Budgeting
Het hoofddoel van BB is het vervangen van het traditionele (budget gebaseerde) management systeem door een dynamischer, meer adaptieve manier van werken. BB wil dit bereiken door enerzijds de organisatie flexibeler te maken (door relatieve targets, rolling forecasts, relatieve beloningen) en anderzijds decentralisatie toe te passen (empowerment en verantwoordelijkheid voor resultaten).

Door het toepassen van de BB-principes zoals relatieve targets en rollende voorspellingen, maar ook relatieve beloningen kunnen we voorkomen dat performance management niet vervalt tot een statisch proces, maar een dynamisch, levend mechanisme is. Het doel is niet om beter te presteren dan een gesteld budget, maar beter dan de concurrentie.

Activity-Based Management
Activity-Based Costing is een techniek waarmee we de oorsprong en kosten van een bepaalde output analyseren. Dat op basis van gekwantificeerde activiteiten en resources. Het managen op basis van deze gegevens heet Activity-Based Management. Toepassingen van ABC/ABM zijn het in kaart brengen van proces -en productkosten en winstmarges, met een zo correct mogelijke allocatie van indirecte kosten.

Deze informatie is uitstekende input voor performance management bij het stellen van doelen voor de performance indicatoren en is uitermate geschikt om de prestaties te meten in termen van geconsumeerde resources. European Foundation for Quality Management Een ander model is EFQM. Dit kunnen we gebruiken voor de diagnose van de organisatie. Daarmee bepaalt de financieel manager de positie van de organisatie.

Hij krijgt zodoende inzicht in verbetermogelijkheden. Daarnaast kan het model worden toegepast voor het besturen van de organisatie. Onder andere door het structureren van prestatieindicatoren op basis van het model. De meeste bekende en gebruikte toepassing blijft echter het uitvoeren van organisatiediagnoses. Hierin ligt ook een mogelijke toepassing in de performance management-cyclus.

Six Sigma
Performance management systemen missen vaak de link met waar de echte problemen liggen: de processen. Een oplossing hiervoor is de integratie van proces- en peformance management. Een methode die de laatste jaren populair is op het gebied van processen is Six Sigma. Deze richt zich op het optimaliseren van bedrijfsprocessen, kwaliteit en klanttevredenheid. Door het inzetten van statistische technieken meten we het aantal fouten en door allerlei verbeterinitiatieven verkleinen we deze fouten.

Business Process Management/Business Activity Monitoring
BPM betreft het ondersteunen van bedrijfsprocessen met gebruik van methoden, technieken en software. Hierbij staat analyseren, ontwerpen, configureren en uitvoeren van processen centraal. BAM, een onderdeel van BPM, analyseert data gelogd door operationele informatiesystemen. Daarmee vindt het problemen en verbetermogelijkheden.

Het toepassen van BAM binnen performance management zorgt ervoor dat we prestaties op operationeel niveau gedetailleerd kunnen meten. En dat we procesverbeteringen kunnen toepassen ter ondersteuning van strategische doelstellingen. Het management kan dus verschillende methoden toepassen om de aanpak van performance management in de organisatie te verbeteren. Wat is nu de beste methode?

Daarvoor is een quickscan ontwikkeld die een beeld geeft van de verbetermogelijkheden op het gebied van performance management. De resultaten van de verbeteranalyse en de output van de interviewvragen bieden de basis voor een suggestiediagram. Dat is een overzicht van de methoden die een mogelijke bijdrage zouden kunnen leveren aan de verbetering van performance management.

De quickscan is een uiterst praktisch hulpmiddel om de juiste methoden en de juiste informatiesystemen te vinden voor het op een correcte manier toepassen van performance management. Zo creëert het gehele management waaronder de financieel manager bedrijfsbreed de optimale mix van omstandigheden waarbinnen medewerkers van een bedrijf een betere prestatie willen en kunnen leveren.

Consultant Onno Kok MSc. en manager drs. Sandra van den Brom, beiden zijn werkzaam bij Magnus Management Consultants in Naarden