Paul Willemse, CFO Bruynzeel-sakura bv: ‘De tijdwinst is een hele omschakeling’

Om de risico’s te beperken, werd de productie over verschillende landen verspreid. Ook voor de financiële afdeling had dit de nodige gevolgen. De behoefte voor een betere kwaliteit van de rapportages nam toe. Met behulp van een Business Intelligence tool werd de snelheid van rapporteren opgevoerd, om aan de vraag van het Japanse hoofdkantoor tegemoet te komen.

Hoe typeert u bruynzeel-sakura? Hoe is de organisatie ingericht?
‘Bruynzeel potlodenfabriek BV is zestig jaar geleden opgericht om in het kader van de wederopbouw van de Nederlandse economie te voorzien in een groot tekort aan schrijfmaterialen.

Voor de Tweede Wereldoorlog werden jaarlijks miljoenen houten potloden geïmporteerd uit onder meer Duitsland en Zwitserland, maar de Nederlandse overheid wilde de productie liever in eigen land houden. Vijfendertig jaar verliep het voorspoedig, maar in het rampjaar 1982 kon het familiebedrijf ternauwernood een faillissement voorkomen.

In 1997 trad het bedrijf toe tot Japanse Sakura groep en in 1 oktober 2000 bundelden Sakura Europe en Bruynzeel Potlodenfabriek hun krachten in bruynzeel-sakura. Doordat de onderneming rapporteert aan het hoofdkantoor in Japan, bespreek ik daar regelmatig de jaar- of kwartaalcijfers.

Japanners willen alle informatie toch een stuk sneller beschikbaar hebben dan wij gewend waren. Wij proberen ons daar zoveel mogelijk op aan te passen. bruynzeel-sakura is de afgelopen tijd van productieorganisatie getransformeerd naar handelsonderneming, dus dat vergde sowieso de nodige aanpassingen, ook op het financiële vlak.

Tot een paar jaar geleden was bruynzeel-sakura een heel erg in zichzelf gekeerd bedrijf. In drie jaar tijd hebben we dat getransformeerd naar een handelsonderneming, met naast productie in China, ook productie in Thailand, India en Indonesië.’

Wat betekent dat voor de financiële afdeling?
‘Ik ben iemand die liever slimmer werkt dan harder, dus hebben we naar mogelijke oplossingen gezocht om de cijfers sneller te kunnen analyseren. Sinds 1 november hebben we alles ondergebracht in een rekencentrum van onze software leverancier, in een zogenaamde ASP vorm.

Om de kwaliteit en de snelheid van de rapportages te verbeteren, kwamen we eind vorig jaar in contact met Qliktech. Na wat testen en experimenteren het koppelen van financiële tabellen, besloten we de tool Qlikview aan te schaffen. De tool werkt op basis van een eenduidige structuur om alle soorten analyse en rapportage behoeften in te vullen.

Het is een moderne Business Intelligence (BI) tool voor data analyse, online-onderzoek en interactieve rapportage. In drie dagen tijd werd de tool geïmplementeerd. Dat werd door de medewerkers positief ontvangen.

De tijdwinst is een hele omschakeling, vergeleken met vroeger. Voorheen waren we 60 procent van de tijd bezig met het verzamelen van gegevens. Sinds we met Qlikview werken besteden we nog maar 10 procent van de tijd aan data verzamelen, 30 procent aan analyse en houden we 60 procent over om actie te ondernemen.’

Hoe zit het rapportageproces in elkaar?
‘We hebben nu sneller betrouwbare informatie beschikbaar, maar de bron is niet veranderd. De medewerkers hebben zichzelf het werken met Qlikview aangeleerd en komen uit zichzelf met nieuwe ideeën. Teveel eigenlijk. Zelfs de telefoonlijst met de gegevens van contactpersonen is in de tool ondergebracht en wordt daardoor regelmatig centraal bijgewerkt. Een hele verandering als je bedenkt dat voorheen eens per kwartaal een nieuwe telefoonlijst werd rondgestuurd.’

Wat kan er beter?
‘We zijn nog regelmatig bezig met het doorvoeren van verbeteringen. De medewerkers die met deze tool werken hebben een training gehad. Zowel de developers als de business analysers is geleerd hoe met de tool om te gaan. Het komt nog regelmatig voor dat de analysers nieuwe informatie denken nodig te hebben en in plaats van moeilijke berekeningen erop los te laten, is het nu voor de developers een kwestie van tabellen koppelen.’

Werken jullie al lang met deze tool?
‘We zijn nu een half jaar op weg.’

Wat is het belangrijkste issue waar jullie op dit moment mee bezig zijn?
‘Verbetering van de rapportage-analyse is verreweg het belangrijkst. Qua snelheid zijn we er enorm op vooruit gegaan. Toen de implementatie achter de rug was, hebben we de KPI’s opnieuw gedefinieerd.’

Hoe is de tool door de medewerkers ontvangen?
‘Dat wordt door iedereen als zeer positief ervaren. Zoals gezegd is de tijdwinst een hele omschakeling bij bruynzeel-sakura. Daardoor is iedereen gaan nadenken en komen de medewerkers zelf met suggesties om het proces te verbeteren of te versnellen. Dat helpt om de eilandjescultuur in de organisatie weg te krijgen.’

Wat zijn de voordelen?
‘Na zes maanden is het eigenlijk nog te vroeg om alle voordelen te kunnen benoemen, maar we merken wel dat er sprake is van een flinke tijdwinst. We houden meer tijd over om ons bezig te houden met andere zaken.’

Bedrijf

Aantal medewerkers totaal: 60
Aantal fte op financiële afdeling: 5
Typering team: gedreven, slim
Belangrijkste issue: Sneller analyses maken
Financiële software: Easyorder Backoffice (ERP)

Persoonlijk

Naam: Paul Willemse
Functie: CFO
Bedrijf: bruynzeel-sakura bv
Opleiding: Technische bedrijfskunde, gevolgd door General Finance aan Nyenrode
Loopbaan: Begonnen in de energietechniek bij Essent, waar hij zich bezighield met de liberalisering van de energiemarkt. Sinds 2004 is Paul Willemse CFO bij bruynzeel-sakura.
Leeftijd: 38 jaar
Hobby’s: koken, hockey, golf