Finance bij Boskalis: ‘Veel communiceren, kneiterhard werken en stip op de horizon’

Paul Schurgers stapte in 2011 over van KPMG naar Boskalis – en nog steeds heeft hij het prima naar zijn zin als Manager Group Accounting & Reporting bij de wereldberoemde baggeraar van eigen bodem – al wil hij wel benadrukken dat Boskalis allang niet meer alleen een ‘baggeraar’ is: “Ik ben gaan werken bij Boskalis in de tijd van de grote overnames en heb het bedrijf zien transformeren van de grootste baggeraar van Nederland naar een internationale speler op de markt van baggeren, maritieme infrastructuur en maritieme diensten.”

Schurgers maakte de overstap van KPMG naar ‘zijn leukste klant’ destijds heel weloverwogen: “De acquisities van Smit Internationale, MNO Vervat en Dockwise, gevolgd door minder grote acquisities en divestments en alle integratie- en veranderingsprocessen daarna – waren vanuit Boskalis de drijfveer om mij aan te nemen op deze functie. Dat paste mooi, want ik hou niet van routinematige zaken. En een baggeronderneming die aan het diversifiëren is, heeft nogal wat uitdagingen, zowel intern als qua externe verslaggeving. Daar tekende ik graag voor.”

Werken voor Boskalis is nog steeds een feest voor Schurgers: “Het afgelopen jaar zijn Horizon en Rever Offshore geacquireerd en onlangs werd onze hulp ingeroepen om het vastgelopen containerschip in het Suezkanaal vlot te trekken. Mooie projecten. Saaie dagen komen sowieso niet voor. Ons consolidatie- en rapportagepakket heeft 800 consolidatiesets en 300 gebruikers – we opereren in tientallen landen met verschillende valuta’s, en verschillende juridische en belastingregimes. Dat maakt het boeiend. Stel je eens voor dat we alles konden doen in een land, met één valuta, vanuit een vennootschap. Dan had ik een saaie baan, of misschien wel geen baan.”

Het nieuwe Boskalis
Toen Schurgers in dienst kwam, was er werk aan de winkel. Het consolidatie- en rapportagepakket en het afsluitproces waren perfect afgestemd op de informatiebehoefte van het oude Boskalis. Het integreren van de nieuwe business in het datasysteem was de grote uitdaging. Schurgers: “Het oude systeem voldeed niet aan de andere takken van sport die we gingen beoefenen. We moesten een brug slaan tussen de verschillende tijdschema’s en informatiebehoeftes van de verschillende onderdelen van de groep. Ieder bedrijf heeft een andere taal en sorteert cijfers voor managementdoeleinden op zijn eigen manier.”

Die transformatie heeft Schurgers met tact uitgevoerd: “Systemen vervangen klinkt simpel, maar dat is het niet. Belangrijkste game-changer was voor mij het nieuwe geïntegreerde consolidatie- en rapportagepakket, met ingebouwde controls en audit trail. Hiervoor werkten we met vier consolidatiesystemen naast elkaar – een nachtmerrie voor mij en mijn team. Nu hebben we een stabiel systeem: één database die als basis dient voor managementreporting, externe rapportages waaronder de jaarrekening en fiscale rapportages.”

Het nieuwe systeem is complexer en niet het snelste. Maar het dwingt ook een min of meer ‘foutloze’ invoer af door de ingebouwde validaties (200 per consolidatieset), audit trail en een verbeterde intercompany matching. Daarmee heeft het systeem vooral veel ‘rust’ gebracht volgens Schurgers: “We hebben nu een robuust en sneller afsluitproces. De integriteit van data staat niet meer ter discussie. In plaats van fouten uitzoeken kun je echt gegevens analyseren en omzetten in informatie: kwartaalcijfers, rapportages rondom de cash flow forecasting, tax accounting en bijvoorbeeld ook de cijfers die worden opgenomen in het sustainability verslag.”

Kneiterhard werken
Schurgers moet in zijn rol als Manager Group Accounting & Reporting ook zorgen dat de cijfers van Boskalis voldoen aan alle IFRS eisen: “IFRS kent vrij stevige standaarden waarvoor alle grote bedrijven binnen de groep meegenomen moeten worden in het informatiemodel. Dat is wel iets waar je dagelijks mee bezig bent. Het vormgeven van een nieuw informatiesysteem dat dit aankon, was best pittig. We moesten met twee keer zoveel finance medewerkers uit andere bedrijven toewerken naar een uniforme wijze van rapporteren. Maar de laatste tien jaren zijn echt hele mooie jaren geweest.”

Het geheim van Schurgers?: “Heel veel communiceren, kneiterhard werken – en een stip op de horizon. Je kunt niet in een dag een informatiesysteem ombouwen.” Ook heeft hij geleerd dat het belangrijk is om verantwoordelijkheid af te bakenen en experts in te huren wanneer nodig. Schurgers: “Mijn team is ook verantwoordelijk voor het functioneel onderhoud van het systeem – bijvoorbeeld veranderingen in de manier waarop cijfers moeten worden verwerkt – en alleen daarvoor heb ik drie hele goede mensen voor in dienst. Ook de groepsmanagement rapportage en meer dan 100 Nederlandse jaarrekeningen vallen onder mijn verantwoordelijkheid. Natuurlijk documenteerden wij altijd al onze eenmalige of niet-routinematige materiële transacties, maar de position papers die we nu maken zijn echt andere koek. Ze moeten vaktechnische reviews van gespecialiseerde accountants kunnen doorstaan die de wereld van Boskalis niet kennen. Op terreinen waarvan ik minder kennis bezit, huur ik specialisten in. Ik ben op de hoogte van IFRS en de Nederlandse wet- en regelgeving, maar beheers niet de wet- en regelgeving van alle landen waarin we actief zijn. Verzoeken om ook deze lokale jaarrekeningen te verzorgen hebben we om die reden dan ook niet gehonoreerd. Wel ondersteunen we collega´s in complexe vraagstukken die door accountants worden opgeworpen. ”

Blijven evalueren wat beter kan
Het up to date houden van financiële software is voor Schurgers een verantwoordelijkheid die nauwelijks kan worden onderschat: “SAP Business Planning en Control werd toen ik in dienst trad enkele weken per kwartaal gebruikt; inmiddels wordt het systeem 24/7 toegepast, ook omdat we met Boskalis in bijna alle tijdzones werken, met soms ook andere weekenden – en omdat er allerlei nieuwe toepassingen zijn ontwikkeld.”

Schurgers weet nog hoe de performance in het begin echt onder de maat was: “Dat is onvermijdelijk als je werkt met een op maat ontworpen systeem. Je kunt het vooraf testen met 10 mensen, daarna met 40 daarna met 60 – maar op een gegeven moment ga je met de eerste go live naar 300. En natuurlijk kom je dan toch nog dingen tegen die snel opgelost moeten worden. Dat was best pittig waardoor we lange dagen moesten maken om alles voor elkaar te krijgen. Maar dat is het mooie aan Boskalis en aan onze mensen. We zorgen gewoon dat we het doen. Daarna evalueren we hoe – en of – het anders had gekund. Ieder kwartaal dat daarop volgde ging het weer beter. En nog steeds evalueren we ieder kwartaal wat er beter kan.”

Hoewel de software van Boskalis steeds gebruiksvriendelijker wordt, ziet Schurgers software nog steeds als een black box: “Voor mijn gevoel wordt ICT ook steeds complexer, waardoor je afhankelijkheid van specialisten ook steeds groter wordt. Als er een storing is, weet je vaak niet wat er aan de hand is. Dan zitten 300 mensen vloekend achter hun beeldscherm omdat ze niet kunnen werken. Dat voel ik als een zware verantwoordelijkheid.”

Bijna ieder kwartaal voert Boskalis veranderingen door in SAP BPC: technische changes, maar ook functionele changes – soms intern, soms extern gedreven. Schurgers:“Up to date software is echt nodig, recentelijk om IFRS16 Leases en ESEF-filing (European Single Electronic Format) beheersbaar te houden. Het volgen van nieuwe ontwikkelingen in software is bij Boskalis ook een echte joint effort van Finance en de ICT afdeling.”

IFRS
Een doorlopende uitdaging die Schurgers ziet voor zijn team is het aanleveren van bruikbare managementcijfers en tegelijkertijd ook voldoen aan alle IFRS-maatstaven. Schurgers:  “De IFRS jaarrekening telt inmiddels 80 pagina’s toelichting bij een balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht; voor IFRS waren dat er tien, hooguit 20. IFRS vereist bijvoorbeeld proportionele consolidatie bij joint venture projecten terwijl wij dat intern niet doen, omdat we vooral zicht willen houden op de IC-balanspositie met de joint venture. De IFRS-cijfers leggen soms zo’n druk op je organisatie, dat je team heel veel extra inspanningen moeten leveren om een negatieve invloed op je sturingsinformatie te voorkomen.”

Een Group Accounting & Reporting team zoals dat van Boskalis heeft bovendien te maken met veel interne en externe gebruikers, waaronder ook externe accountants. Schurgers: “Dat zijn honderden mensen die ik niet direct aanstuur, maar wel sterk van invloed zijn op de performance van mijn team. Met Boskalis spelen we in de Champions League, dus wat belangrijks is: een goede mix van verschillende mensen die samenwerken. Met 10 Messi’s op het veld win je geen wedstrijd. Mijn mensen respecteren elkaar in hun kwaliteiten en zwaktes – en komen met plezier naar hun werk. Ik heb mensen in mijn team die om drie uur ‘s nachts de wekker zetten om te checken of een computerissue is opgelost zodat onze collega’s in Singapore kunnen werken. Zoiets hoor ik dan achteraf. Dat is toch bijzonder? Ik heb niet zoveel met termen als in ‘in control zijn’, maar ik weet wel dat ik met mijn team en mijn systeem binnen de geldende deadlines kan leveren wat van ons verwacht wordt.”

Kijk naar het orderbook
Het orderbook van Boskalis krijgt ook veel aandacht ook van Schurgers afdeling: “Als onze schepen varen verdienen we geld – en als ze stilliggen kosten ze geld. Dus de bezetting van de schepen is een belangrijke indicator. Ieder jaar moeten we voor enkele miljarden euro’s aan orders binnenhalen om de boel draaiende te houden. Da’s niet niks. Je moet je fair share zien te pakken met grote nationale en internationale projecten. Dus als we met de afdeling informatie moeten aanleveren om een klus binnen te halen, gaan we gewoon door tot het klaar is. Daar zit een belangrijk deel van onze meerwaarde.” Daarnaast is het voor Group Accounting & Reporting ook belangrijk om de resultaten en kasstromen te doorgronden: “Daar maken we dwarsdoorsnedes van. Waar verdienen we het geld? Afhankelijk van de informatiebehoefte zijn er dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapportages op KPI’s.”

De groepsrapportages voor Boskalis zijn beperkt tot de kwartalen. Dat vindt Schurgers ook passend bij een bedrijf van grote projecten: “We kijken dan vooral naar hoe we denken dat een project gaat verlopen, soms jaren vooruit. Vaak zit er heel veel onzekerheid in de toekomst. Als dan blijkt dat je opstelsom van alle forecasts niet logisch lijkt, ga ik zitten zoeken en puzzelen. Ik ken niet alle details van alle projecten maar ik heb wel 10 jaar ervaring en de beschikking over data.” Toch zal Schurgers het woord ‘Business partner’ niet snel gebruiken voor zichzelf: “Bij Boskalis zijn financials gewoon onderdeel van het team. Een crew member. Business vraagstukken vertalen naar euro’s en naar cash, dat is de kern van ons werk.”