Pakketvervoer – 7 overwegingen voor juiste balans tussen kosten en toegevoegde waarde

Grote bedrijven hebben meestal iemand in dienst om de verzending te beheren, maar bedrijven die daar minder dan een ton per jaar aan kwijt zijn, beschouwen hun verzendkosten vaak als een vast gegeven. Omdat het verzenden van pakketten niet tot hun corebusiness behoort, wordt daaraan bedrijfsmatig niet altijd voldoende aandacht besteed, niet in de laatste plaats omdat het doorgronden van de kosten en de voorwaarden geen gemakkelijke materie is. Wie weinig klachten heeft over zijn pakketvervoerder, verandert daarom liever niet van aanbieder en weet niet goed waar over te onderhandelen. Maar juist bij kosten tussen de 30.000 en 60.000, is een besparing tussen 20 en 40% goed mogelijk. Wij realiseren dergelijke besparingen geregeld.

Waar te beginnen? De aanbieders lijken overzichtelijk gerangschikt in pakketvervoerders en de meer op hogere service gerichte expresvervoerders. De aangeboden services beginnen elkaar echter steeds meer te overlappen.

Om tot een juiste keuze te komen tussen toegevoegde waarde en lagere kosten is het belangrijk dat de organisatie haar eigen eisen- en wensenpakket helder heeft. Ook is een goed inzicht in het verzendprofiel in soort product, aantallen, gewichten en volumes en bestemmingen noodzakelijk.

Zo is wat bestemmingen betreft de ene vervoerder beter en goedkoper in de VS, de andere in Europa en de derde in Azië. Goed kijken naar de internationale bestemmingen van verzendingen kan daarom al veel geld besparen. Internationaal kostenefficiënte vervoerders zijn op hun beurt soms juist duur bij vervoer in Nederland, ook iets om rekening mee te houden.

Praktijkvoorbeeld: Bij een retailer en groothandel in lederwaren heb ik door de export buiten Europa aan te besteden een besparing van 48% gerealiseerd. De pakketten binnen Europa zijn bij een andere vervoerder ondergebracht, wat een besparing van 20% heeft opgeleverd. Hierbij enkele overwegingen die de totale balans bepalen.

1. Het aflevermoment. Zeker binnen Nederland komen deze steeds dichter bij elkaar te liggen. Van de grote marktpartijen kunnen de meesten de volgende dag in Nederland afleveren met een hoge mate van zekerheid. Naarmate de bestemming verder weg is, ontstaan de verschillen tussen de aanbieders. Er kan per bestemming gekozen worden voor een afleversnelheid, maar dat scheelt vaak uren, en hooguit een dag. Dit aspect verdient een gedegen afweging. Bedrijven kiezen vaak voor de snelste levering, ook als dat niet nodig is. Moet een nieuw servies dat ongevraagd naar potentiële verkoopkanalen wordt gestuurd echt zo snel mogelijk worden geleverd of kan dat ook een dagje later? Hoe snel moeten nabestellingen worden geleverd? Ruimte voor een extra aantal uren scheelt al snel 40% in de kosten.

2. Het aantal afleverpogingen. Iedere dienst heeft een aantal vooraf afgesproken afleverpogingen. Zeker wanneer er naar consumenten verstuurd wordt is het belangrijk dat er voldoende mogelijkheden zijn om een alternatief afleverpunt of tijdstip af te spreken, al dan niet door de ontvanger. Wie voornamelijk B2B verzendt, hoeft hiermee geen rekening te houden.

3. Plaats van afleveren. Vooral voor leveringen aan consumenten is het belangrijk dat er een keuze gemaakt kan worden tussen aflevering thuis of ophalen bij een centraal afhaalpunt.

4. Informatie naar ontvanger en afzender. De meeste aanbieders hebben de mogelijkheid om via mail en/of SMS de afzender en ontvanger over de voortgang van de zending in te lichten. Het belang hiervan hangt af van de aard van de verzendingen. Hoe gemakkelijk moet het de ontvanger worden gemaakt?

5. Verzendsoftware. De verschillen in gebruikersvriendelijkheid tussen de software van de diverse aanbieders zijn vooral in de details te vinden en na enige gewenning beslist niet onoverkomelijk. Hecht er niet te veel belang aan.

6. Factuurinformatie. Vanwege de gehanteerde toeslagen en de tariefstructuur zijn de facturen niet altijd eenvoudig te lezen. De meeste aanbieders hebben mogelijkheden om de data via het web te downloaden. Dit biedt de mogelijkheid om zelf analyses uit te voeren. Ook bestaan er standaardrapportages die het inzicht in de kostenstructuur verhogen.

7. Factuurverwerking. Alternatieve manieren zoals electronic invoicing zijn inmiddels gemeengoed. Aansluiting op de eigen boekhoudkundige software is goed mogelijk. Toch is het verbazend hoeveel bedrijven nog een per mail gestuurd pdf’je uitprinten en deze factuur vervolgens handmatig laten verwerken. Dit kost onnodig veel tijd en vergroot de kans op fouten.

Een keer echt goed (laten) kijken naar uw verzendingen levert vrijwel altijd forse besparingen op, ook bij een bedrag rond 50.000 euro. Sterker nog: hoe kleiner het jaarlijkse verzendbedrag, hoe groter de mogelijke procentuele besparing.

Frits Gösgens is partner bij Expense Reduction Analysts, wereldleider in kosten- en inkoopmanagement, waarbij de focus ligt op kostenbesparing voor door leveranciers optimale toegevoegde waarde te laten leveren. Hebt u nog vragen over dit artikel? Wilt u aanvullende informatie? Of vindt u het prettig dat ik geheel vrijblijvend met u meedenk? Neem gerust contact op. Ik help u graag!