Overheid betrouwbare betaler

Credit management bij de gemeente Groningen zit verspreid over meerdere diensten. Een deel bij treasury die voor leningen en betalingen afspraken maakt met financiële partijen, maar ook bij andere diensten die lokaal het vakgebied oppakken. Daarbij gelden verschillende uitgangspunten, want de ene tak van sport, bijvoorbeeld een grondbedrijf, is de andere, bijvoorbeeld sociale zaken, niet. Verschillende uitgangspunten, verschillende ‘klanten’ en dus ook een verschillend betalingsgedrag. Van der Sluis is verantwoordelijk voor het betalingsverkeer bij de bestuursdienst. ‘De uitgangspunten voor credit management zijn door de politiek, het college van b en w en de gemeenteraad, neergelegd. De procedure van betaling ligt dan ook vast in onze verordeningen.’

Verantwoording
Leveranciers aan de gemeente kunnen dan ook weten dat ze binnen minimaal drie, maar maximaal vijf weken krijgen betaald. ‘Ze mogen ons daaraan houden’, aldus Van der Sluis. Het is voor de controller van het uiterste belang dat medewerkers van zijn sector die betalingstermijnen goed communiceren en op schrift stellen. Hij merkt desondanks dat leveranciers regelmatig facturen sturen met een betaaltermijn van zeven dagen. ‘Praktisch gezien is dat niet haalbaar. Vele malen minder dan een directeur-grootaandeelhouder hoeft te doen, zijn wij verantwoording schuldig over waar we ons geld in hebben geïnvesteerd en wat voor een prestatie er tegenover de investering heeft gestaan. Dat betekent ook dat we in ieder geval twee of soms drie keer bij verschillende managementlagen intern een factuur voor goedkeuring moeten terugkoppelen.’

Bewaking
De bewaking van betaalafspraken, zowel in- als uitgaand, gebeurt lokaal bij de diensten. Voor grote projecten gaat het om raamcontracten met leveranciers die meerdere jaren beslaan. Maar ook gaat het soms om contracten waar medeoverheden bij betrokken zijn. Ook bij collega-instellingen merkt Van der Sluis niets van een gebrek aan betalingsmoraal. ‘Ik zie de overheid als een partij die niet zomaar omvalt en daardoor heb je meer dan bij een private partij de zekerheid dat er aan de verplichtingen wordt voldaan. Vanwege onze verantwoordelijkheid om belastinggeld te verantwoorden, kan de betaling iets langer duren. Maar zelden of nooit de 68 dagen die in het onderzoek als gemiddelde betalingstermijn voor Europese overheden wordt genoemd. Of er moet een hele goede reden voor zijn dat we later betalen. Bijvoorbeeld dat de leverancier zijn prestatie niet is nagekomen.’