Waarom organisaties worstelen met Excel-spreadsheets

Expertbijdrage van: Raymond Leggett

De voordelen van Excel-spreadsheets staan niet ter discussie. Hun eenvoud, vermommen een complex instrument, krachtig genoeg om op hoog niveau toepassingen en modellering te kunnen ondersteunen. Wat wel ter discussie staat is of ze het beste instrument zijn om de zakelijke doelstellingen van een organisatie te ondersteunen.

Veel experts uit de industrie bespotten het gebruik van spreadsheets als onderdeel van een closed-loop performance management proces omdat ze de neiging hebben foutgevoelig te zijn, ze het niveau missen voor vereiste controle door grotere organisaties en ze kostbare tijd en middelen verspillen aan onderhoud en alledaagse activiteiten zoals uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens.

Wanneer spreadsheets ingezet worden buiten de grenzen van het beoogde gebruik en worden geïmplementeerd als een alomvattend planningstool binnen een onderneming, dan komen hun tekortkomingen en problemen aan het licht.

De top drie tekortkomingen van Excel

1 – Ze zijn arbeidsintensief: Het uploaden, downloaden, e-mailen, reconciliëren en consolideren zijn maar een paar van de handmatige taken geassocieerd met spreadsheets in het kader van budgettering. Het gebrek aan real-time data-aggregatie, met geen eenvoudige mogelijkheid om scenario’s te creëren, betekent dat de financiële afdeling moeizaam en tijdrovende rondes van gegevensverzameling en herstellen van gebroken links moet initiëren, elke keer dat de directie de resultaten van een bijgewerkte veronderstelling of een alternatieve versie wil zien.

2 – Er ontbreekt data-integriteit: De handmatige aard van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets maakt de organisatie kwetsbaar voor problemen met data integriteit. Elke gebruiker is een potentieel risico voor de integriteit van de gegevens. Als de betrouwbaarheid van de data in twijfel gebracht wordt dan is het volledige proces niet meer te vertrouwen.

3 – De modellering is niet schaalbaar: Terwijl spreadsheets robuuste modellen kunnen ondersteunen, zijn ze zwak vanuit een enterprise performance management perspectief. De mogelijkheid om een model uit te rollen op grote schaal over meerdere gebruikers, productcategorieën, productlijnen, business units, enz., inclusief operationele drivers te creëren, is vrijwel onmogelijk. Ondernemingen die ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets gebruiken hebben een tendens de modelleringsexercitie om te zetten in slechts een data collectie-exercitie – Hierdoor wordt de waarde en effectiviteit sterk verminderd.

Excel chaos, spreadsheet hel

De tekortkomingen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets samen met tal van anderen leiden tot wat velen noemen Excel chaos of spreadsheet hel. Dit is een begrip dat een beeld oproept van een groeiend aantal malafide spreadsheets met dubieuze of onvindbare gegevens zonder audit-trail. Ondanks de al maar groeiende ontevredenheid, willen de financiële afdelingen vaak hun geliefde Excel-spreadsheets niet opgeven. Zelfs onder degenen die ervoor kiezen om een toegewijd, op script-gebaseerd performance-managementsysteem te implementeren, is er een overweldigende 87 procent die spreadsheets blijft gebruiken om het systeem te supplementeren en offline modellering uit te voeren.
 
De populariteit van Excel heeft bij bijna alle performance management leveranciers geleid tot het aanbieden van een Excel ‘add-on’ als oplossing. Echter, deze ‘aangeplakte’ aanpak schiet vaak bedroevend tekort in wat gebruikers willen. Meestal is Excel weinig meer dan een ‘lens’ naar een complexe database waarin de gegevens opgeslagen zijn. Terwijl dit voor sommige voldoende is, is het resultaat helaas verre van optimaal. Een Excel ‘add-on’ degradeert de database gegevens slechts tot script-taal en resulteert in een systeem dat te onhandelbaar is of dat te simpel is geworden om effectief te zijn voor de onderneming. 

Het gebrek aan gebruiksvriendelijkheid geassocieerd met op script-gebaseerde systemen zorgt ervoor dat gebruikers de moed opgeven met het creëren van geavanceerde modellen of werken ‘offline’ in ‘op zichzelf-staande’ Excel om de tekortkomingen van de op script-taal gebaseerde systemen te omzeilen. 

Het beste van beide werelden

Om uit het dilemma te komen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets versus op script-gebaseerde systemen, heeft Axiom Software het beste van beide technologieën gecombineerd in één volledig geïntegreerde en uniforme performance-managementapplicatie die Microsoft Excel koppelt als de ‘user interface’ aan een relationele database. Door het koppelen van Microsoft Excel aan een relationele database biedt Axiom Software het beste van beide werelden aan, m.n. de bekendheid, flexibiliteit en ongelimiteerde toepassingen van Microsoft Excel samen met de data controle en validatie van een relationele database. De Excel ‘user interface’ is absoluut geen ‘add-on’ maar is volledig geïntegreerd in de Axiom Software applicatie.

De voordelen van het volledig geïntegreerde performance-managementplatform van Axiom Software zijn o.a.: Gebruikersvriendelijke en bekende ‘user interface’, schaalbaarheid, gegevensopslag en toegang, beveiliging, procesmanagement workflow en waarschuwingen. Multidimensionale rapportage performance management software oplossingen moeten de mogelijkheden van financiële modellering en het gebruiksgemak dat financiële professionals kennen en waarderen omarmen en behouden. Zij zorgen er tegelijkertijd voor dat de eisen van organisaties zoals, de integriteit van gegevens, beveiliging, workflow en prestaties zijn gewaarborgd. Het eindresultaat moet resulteren in duidelijke en bruikbare informatie waarop een organisatie kan vertrouwen en tot een betere besluitvorming kan komen.

Axiom Software erkent en levert wat gebruikers op prijs stellen over spreadsheets en pakt tegelijkertijd de tekortkomingen aan. Door te kiezen voor de verwantschap van Excel met de financiële afdeling en ook de capaciteiten uit te breiden om de behoeften van de onderneming aan te pakken, maakt Axiom Software het mogelijk voor de financiële afdeling, aan de ene kant, alles wat ze kennen en waarderen van Excel te behouden, door er aan de andere kant voor te zorgen dat er aan behoeften zoals financiële bestuursregels en procesefficiëntie ook voldaan zijn. 

De Axiom Software relationele database architectuur gecombineerd met een modellerings-laag geïntegreerd in Excel, ondersteunt verder vrijwel alle performance management vereisten. Hierdoor kunnen dynamische zakenmodellen snel en efficiënt opgezet en aangepast worden om het besluitvormingsproces binnen een bedrijf te optimaliseren en verbeteren. De performance-managementoplossing van Axiom Software transformeert spreadsheets in een zeer schaalbare en professionele performance-managementapplicatie suite voor ondernemingen.

Voor meer informatie kijk op onze website: http://www.axiomepm.nl/home_NL.html