5 uitdagingen bij terugkeer naar kantoor

Veel werkgevers worstelen nog met hoe zij ‘het nieuwe beter’, de toekomst na de coronapandemie en de terugkeer naar kantoor, willen inrichten. Het welzijn van medewerkers bevorderen, zowel fysiek als mentaal, zien zij hierbij als een belangrijke uitdaging. Daarna volgen het aantrekken en behouden van talent en het aansturen en motiveren van medewerkers op afstand. Maar ook andere bedrijfsrisico’s als cyberrisico’s en disruptie in de supply chain zijn volgens werkgevers grote uitdagingen op weg naar ‘the new better’.

Dit blijkt uit een poll van Aon, wereldwijd adviseur op het gebied van risico-, pensioen- en gezondheidsoplossingen, waarin werkgevers werd gevraagd wat zij als de grootste risico’s zagen voor 2021-2022. Uit de antwoorden kwamen vijf onderwerpen naar voren die gezamenlijk als belangrijkste uitdagingen worden gezien op weg naar ‘het nieuwe beter’.

Vijf uitdagingen op weg naar ‘het nieuwe beter’
Nu de coronamaatregelen langzaam versoepeld worden, worstelen organisaties met hoe zij het nieuwe werken zullen gaan inrichten. Hierbij speelt ook de vraag hoe dit op de werkvloer concreet wordt ingevuld, als het thuiswerkadvies en de anderhalve meter-maatregel mogelijk worden losgelaten.

Werkgevers noemen vijf belangrijke uitdagingen die hoog op de agenda staan, zowel dit jaar als in 2022:

1. Bevorderen fysiek en mentaal welzijn van medewerkers
De impact van het coronavirus is niet alleen fysiek, maar ook mentaal groot. Enerzijds is het voor werkgevers en medewerkers belangrijk om gezond en vitaal te blijven, anderzijds spelen ook de mentale gevolgen van COVID-19 een blijvende rol. Eenzaamheid, angst voor nieuwe ziektegevallen of inkomstenverlies houden medewerkers bezig.

2. Talent aantrekken en behouden
In het nieuwe beter, gecombineerd met een overspannen arbeidsmarkt met momenteel meer vacatures dan werkzoekenden, is het aantrekken van talentvolle medewerkers lastig. Salaris alleen is vaak niet meer genoeg om iemand te werven En tegelijkertijd vallen nu ook secundaire voorwaarden, zoals sportfaciliteiten en bedrijfsfeestjes, soms gedeeltelijk weg waardoor het arsenaal aan onderscheidende wervingstools afneemt. Ook is het nog lastig om talent uit andere landen aan te trekken doordat de coronamaatregelen per land verschillen.

3. Aansturen en motiveren van medewerkers op afstand
Hoewel veel organisaties inmiddels de juiste tools hebben gevonden om ook op afstand effectief samen te kunnen werken, blijft dit aspect een aandachtspunt. Ieder mens heeft behoefte aan aandacht, aanraking, erkenning of bemoediging. Het tonen van waardering en het geven van erkenning is essentieel, maar hoe doe je dat fysiek en digitaal? Het bewaken van de werk-privébalans is een ander punt van belang. Werken medewerkers niet ongemerkt teveel uren? Welke ruimte bieden werkgevers hen om flexibel te werken?

4. Cyberrisico’s
Door de pandemie is digitalisering (ook gedwongen innovatie) bij veel organisaties nog sneller gegaan. Dat brengt grotere cyberrisico’s met zich mee omdat de afhankelijkheid van IT nog grotere risico’s met zich meebrengt. Werkgevers moeten enerzijds hun medewerkers bewust maken van deze risico’s en anderzijds ook hun IT-risicoprofiel opnieuw tegen het licht houden nu dit door het op afstand werken flink veranderd kan zijn.

5. Disruptie in de supply chain
De pandemie heeft organisaties geleerd dat de traditionele methoden van supply chain planning niet toereikend zijn voor het soort verstoringen dat afgelopen periode optrad. Een gebrek aan grondstoffen, medewerkers of reis- en vervoersbeperkingen hebben allen hun impact gehad op de aanvoerketen van bedrijven. Bedrijven zullen nu veel meer met een risicomanagementbril naar de supply keten moeten kijken en maatregelen treffen zoals verdere digitalisering van de supply chain, beter communiceren met leveranciers of zelfs het aanstellen van backup leveranciers.

Volgens Alex van der Doel, Managing Director Global Risk van Aon is de weg naar het nieuwe beter er een die organisaties alleen succesvol in kunnen slaan, als daarbij meerdere functies en afdelingen nauw betrokken worden: “We zien uit onze onderzoeken dat de balans bijna lijkt door te slaan naar de focus op de veerkracht van de medewerkers. Het is noodzaak om een organisatiebrede projectgroep te vormen met daarin medewerkers uit de operatie en afdelingen als facilitaire zaken, HR, IT. Maar ook met functies zoals crisismanagement, risicomanagement en compliance. Uit de uitdagingen die werkgevers noemen bij de overgang naar het nieuwe beter, blijkt al dat het gaat om een breed aandachtsveld, wat niet door één functie of afdeling kan worden ingeregeld. Daarnaast is het ook belangrijk om medewerkers voortdurend te informeren en bij hen behoeftes op te halen zodat draagvlak voor de nieuwe situatie wordt gecreëerd.”

Bas van der Tuyn,  Managing Director Health Solutions van Aon voegt toe: “Harde data kunnen organisaties meer handvaten bieden om hun vitaliteitsbeleid in te zetten voor die zaken waar medewerkers daadwerkelijk behoefte aan hebben. Organisaties kunnen hiermee echt nog winst boeken.”

Roadmap als gids naar wendbare en flexibele organisatie
Veel organisaties bevinden zich nog in de ontwerpfase van het nieuwe beter, waarin wel een grove schets aanwezig is van hoe de (nabije) toekomst eruitziet, maar waarin een totaalbeeld vaak nog ontbreekt of onderdelen niet goed op elkaar aansluiten. Volgens van der Doel  is het daarom goed als organisaties een roadmap maken die omschrijft hoe een organisatie weerbaar en flexibel is en blijft: “Met zo’n roadmap is het mogelijk om in tijden van onrust snel quick wins te vinden, maar ook een totaaloverzicht te creëren van alle noodzakelijke acties. Uit de poll is ook gebleken dat vaak een totaaloverzicht nog ontbreekt. Vermijd ook ingewikkelde of riskante projecten die kostbaar zijn en een lange doorlooptijd hebben door gebruik te maken van Proof of Concepts (PoCs). Zo houd je als organisatie de snelheid erin, creëer je sneller waarde en blijf je flexibel terwijl je de risico’s en onzekerheden beperkt.”