Opzetten van een aandelenparticipatieplan voor medewerkers

Een aandelenparticipatieplan leidt tot een beter bedrijfsresultaat en een hogere productiviteit. Ook is het een effectief instrument voor het werven en behouden van medewerkers. Dit blijkt uit een onderzoek van SNPI met MT en Sprout gehouden onder 640 ondernemingen. 25 procent van de ondervraagde bedrijven heeft een vorm van financiële medewerkerparticipatie. 71 procent van deze groep kiest voor een aandelenplan.

Duurzaam aandeelhouderschap kent een groeiende belangstelling. Het is duurzaam aandeelhouderschap omdat medewerkers met aandelen  kijken naar het belang van het bedrijf op de langere termijn. SNPI heeft op basis van veel praktijkervaringen een checklist ontwikkeld voor het invoeren van een aandelenparticipatieplan voor medewerkers. Het succes van een aandelenplan begint bij een goede voorbereiding.

Een implementatietraject van een aandelenplan bestaat uit 4 fases: oriëntatiefase, ontwerpfase, implementatiefase en evaluatiefase. De eerste drie fases moeten goed worden doorlopen. Een bestaand plan wijzigen is ingewikkeld. Deze checklist gaat uit van een participatieplan op basis van aandelen. Opties en winstdeling, andere vormen van financiële participatie worden buiten beschouwing gelaten.

Oriëntatie
In de oriëntatiefase stellen de zittende aandeelhouders de doelstellingen en randvoorwaarden vast.

Voorbeelden van doelstellingen zijn:
– Binden en motiveren van medewerkers en eventueel derden en andere stakeholders, zoals freelancers en zzp-ers;
– Bedrijfsopvolging, een deel van de onderneming wordt verkocht aan managers en personeel;
– Personeel laten meeprofiteren van winsten en groei van de onderneming. Beloning op basis van vertrouwen in de organisatie,waarvoor eerste een geldelijke inleg wordt gevraagd (belegging) of (deels) via beloningen opgebouwd aandelenparticipaties;
– Ondernemerschap stimuleren met mede-eigenaarschap;
– Productiviteit van werkzaamheden verhogen, kosten verlagen;
– Beschermen van de onderneming tegen vijandige overnames.

Voorbeelden van randvoorwaarden
– Zeggenschap is direct (aandelen) of indirect (certificaten van aandelen) via bijvoorbeeld een Stichting Administratiekantoor (STAK) of BV;
– Criteria voor deelname, wie mogen deelnemen, minimum en maximum aantallen per functies;
– Vaststellen van een minimum en maximum percentage aandelen dat ter beschikking van het personeel wordt gesteld en gebruikt zal worden voor de interne markt.

Ontwerp
Op basis van de doelstellingen en randvoorwaarden wordt vervolgens het plan ingevuld en ontworpen.
– De structuur wordt vastgelegd. Een STAK of BV wordt aan de holding gekoppeld.
– De statuten, aandeelhoudersovereenkomst en alle overige juridische stukken voor het overdragen van aandelen worden nagelopen. De stukken worden aangepast indien nodig.
– Een reglement wordt opgesteld, dwz de spelregels van deelname aan het participatieplan.
– Bij niet-beursgenoteerde onderneming dient de waarde te worden bepaald. De waarde is het uitgangspunt voor een waarderingsgrondslag, de formule voor het jaarlijks bepalen van de waarde van de aandelen. De koers van de aandelen kan aan de hand van de formule worden berekend.
– Ruling met de Belastingdienst ter goedkeuring van de waarde van de aandelen ter voorkoming van een naheffing.
– Overleg met Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging.

Implementatie
– Opstellen communicatieplan;
– Goed informeren van de personen die mogen deelnemen;
– Opstellen van een prospectus of informatiebrochure;
– Oprichten STAK of BV;
– Alle juridische stukken notarieel vastleggen;
– Start inschrijvingen;
– Start eerste handelsdag.

Evaluatie
– Na één of twee jaar evalueren of het plan loopt volgens verwachting. Daar waar nodig onderhandse stukken, zoals reglement aanpassen.
– Slecht werkende aandelenparticipatieplannen zijn er genoeg en iedereen kent wel een voorbeeld. Deze plannen zijn ook na evaluatie niet meer om te zetten in een succesvol plan. De mate van succes van een plan begint bij een goede voorbereiding.

Welke specialisten zijn nodig?
Het invoeren van een aandelenparticipatieplan is een multidisciplinaire activiteit en kan niet door één specialist alleen worden uitgevoerd. De volgende specialisten zijn betrokken bij een implementatie: jurist, notaris, waarderingsspecialist, eigen accountant. Eventueel nog een fiscalist, projectmanager en communicatieadviseur.

De ervaring leert dat relevante kennis en ervaring op het gebied van aandelenparticipatie niet altijd aanwezig is bij bovengenoemde specialisten. Een deskundige op het gebied van aandelenparticipaties is een pré en kan ook het projectmanagement uitvoeren. De projectmanager geeft aan wanneer welke specialist aan de slag moet en voorkomt dubbele of onnodige werkzaamheden, die de invoering onnodig duur en gecompliceerd maken.

Doorlooptijd en kosten
Voor het invoeren van een plan is ongeveer 6 maanden nodig. De start van een handelsdag dient binnen 2 maanden na bekendmaking van de jaarstukken te worden uitgevoerd. Handelsdagen vinden in de regel plaats in mei of juni van een jaar.

De kosten van implementeren zijn afhankelijk van het aantal specialisten dat wordt ingeschakeld en complexiteit van de regeling. De kosten bedragen tussen de € 7.500,- en
€ 25.000,- De kosten van onderhoud varieert van € 500,- voor het in-huis bijhouden van een  handelsregister en de bijkomende administratieve taken tot tienduizenden euro’s per jaar indien men kiest voor het automatiseren van de regeling en uitbesteden van de administratie.

Succesfactoren
Aandelenparticipatieplannen hebben een positief effect op de productiviteit van een onderneming zo is gebleken uit onderzoek van de Radboud Universiteit en uit het onderzoek van MT en Sprout. Participatieplannen kunnen in alle soorten en maten ondernemingen goed werken.

De volgende factoren verhogen de mate van succes:
• Er is een participatief klimaat, dwz de onderneming is een transparant werkende organisatie waar medewerkers invloed kunnen uitoefenen op de eigen werkzaamheden, de afdeling en het beleid van de gehele organisatie;
• Financieel stabiele organisatie met vaste diensten/producten en klanten dan wel gestaag groeiende onderneming;
• Doelstelling is o.m. duurzaamheid, dwz gericht op betrokkenheid, continuïteit van de onderneming en gericht op de lange termijn;
• Bedrijfsbreed toegepast: iedereen mag deelnemen;
• Breed gedragen (door top, management en werknemers);
• Aandelenplan vormt onderdeel van het beleid (ondernemings- en HR-beleid) van een organisatie;
• Zeggenschap is gewaarborgd;
• Goede communicatie en informatie, prospectus (risico’s in kaart brengen) en transparantie;
• Goed koersbeleid en goed dividendbeleid. Aandelenkoers gematigd in combinatie met voldoende rendement houdt een interne markt in stand.

Soorten ondernemingen waar aandelenparticipatieplannen veelvuldig worden ingevoerd
Kennisintensieve ondernemingen, bestaande uit adviseurs, architecten, ingenieurs, specialisten (en andere soortgelijke beroepen). De medewerkers zijn het kapitaal van de organisatie.

Kenmerken van deze ondernemingen zijn:
– Een platte organisatiestructuur
– Investeringen zijn beperkt (kantoor, telefoon, computer, telefoon)
– Medewerkers worden per tijdseenheid ingezet (uur, dag, dagdeel)
– MKB-bedrijf tot 250 medewerkers
– Financieel stabiel verleden, dwz gelijkblijvende financiële boekjaren en geen grote schommelingen in financiële resultaten of een gestage groei.
– Vaste markt van producten, diensten en afnemers.
– Participatief klimaat.

Drs. Pascale Nieuwland-Jansen is adviseur bij de non-profit, onafhankelijke stichting SNPI. Het doel van SNPI is het bevorderen van financiële medewerkerparticipatie en het behartigen van de belangen van ondernemingen met financiële participatie. SNPI vertaalt dit door ondernemingen die onbekend zijn met dit onderwerp te begeleiden bij de oriëntatie tot het actief begeleiden van organisaties bij het implementeren