Op weg naar een digitale finance organisatie

“Digitalisering speelt in ieder organisatie. We willen al onze processen verbinden, Sales, HR en Finance”, trapte Joris Juttmann (Partner KPMG) zijn sessie af op de Finance Expo, die op dinsdag 12 oktober gehouden werd in de Expo Houten.
“Een heel belangrijk model waar we bij KPMG mee werken is de ‘Digital Stack’”, vervolgde Juttmann. “De onderste laag is het ERP-systeem waar alle transacties worden vastgelegd. Een trend die we op dit gebied zien is dat bedrijven van on premise naar de cloud gaan. Daar bovenop komen disruptieve lagen, waaronder point-to-point processen, data-mining en RPA. De bovenste laag bestaat uit onder meer chatbots en AI.”

Juttmann adviseerde de aanwezige financials om een plaatje te maken: hoe ziet de digitale stack er nu uit in jouw organisatie en waar zitten de gaten? “Vroeger werd vaak een ERP aangeschaft ‘off the shelf’ en werd er vervolgens heel veel maatwerk verricht om het passend bij de organisatie te maken. De trend vandaag de dag is om geen maatwerk meer in het system of record te stoppen. Dat maakt de stap naar de cloud ook makkelijker. Als je maatwerk nodig hebt, kun je dat in de andere lagen kwijt.”

Een andere trend die Juttmann ziet is zelfredzaamheid. “Je moet zelf het onderhoud kunnen doen aan je digital stack. Houd het standaard. Niet dat je bij iedere upgrade het maatwerk weer moet gaan aanpassen. Dat is niet handig.”

Vijf lagen
Vroeger was het volgens de expert makkelijker om per onderdeel van de stack een passende leverancier te vinden. Als je het kan betalen, want dit zijn geen goedkope oplossingen. Er hebben echter heel veel overnames plaatsgevonden in softwareland. “Bijvoorbeeld door Microsoft”, zegt Juttmann. “Deze softwaregigant was al actief in de markt van ERP, maar wil met Power App ook een speler van formaat worden in de andere lagen.”

Dat maakt de keuze niet gemakkelijker. Voor de zogeheten point-to-point oplossingen verwijst Juttmann naar partijen als Coupa en Tagetic. “De belofte van deze spelers is een snelle implementatie en een terugverdientijd van minder dan een jaar. En dat gaat inderdaad snel wanneer de helft van zeg je Accounts Payable werk uit handen wordt genomen.”

De laag daarop – proces en data mining – is zeer krachtig, vindt de expert. “Moderne oplossingen hiervoor kun je inzetten om je processen door te lichten, waaronder Order-to-Cash, Purchase-to-Pay en Record-to-Report, en precies inzichtelijk te maken – met prijskaartjes eraan – waar de winst te behalen valt.”

In opkomst in de laag daarboven zijn de low code systemen, waar iedereen mee kan werken. Juttman: “Wanneer je begrijpt hoe het proces werkt kun je werken met low code oplossingen. Het zijn typische drag and drop systemen, erg visueel ingestoken. CRM, HR, Finance, alle processen zijn end-to-end afgebeeld zodat actoren in één laag kunnen samenwerken.”

In deze laag is het volgens de partner van KPMG mogelijk om de stappen in het proces te identificeren die heel erg repetitief zijn. Daar kun je vervolgens RPA (Robotic Process Automation) op los laten. Daarna komt de laatste laag; vragen van gebruikers laten beantwoorden door chatbots en AI. Vooral onder de Nederlandse chatbots valt volgens Juttmann nog wel wat te verbeteren. “Begin niet hiermee, maar met de andere lagen.”

Om de lagen succesvol in te zetten, adviseert Juttmann de Lean Six Sigma aanpak. “Kijk hoe je het doet, welke mogelijkheden er zijn om het proces te verbeteren, en doe het. En begin dan weer opnieuw. Uiteindelijk heb je alle lagen nodig om een digitale organisatie te worden”, besluit de expert.