Op IT valt meer te besparen dan je denkt

Organisaties steunen steeds meer op bedrijfssystemen, waardoor het moeilijk is om maatregelen te nemen die echt zoden aan de dijk zetten. Wat de beheerders van IT-budgetten echter vaak niet beseffen, is dat veel kosten niet zo vast zijn als ze op het eerste oog lijken.

Vooral op onverwachte kosten is een hoop te besparen, aangezien deze een schrikbarend groot onderdeel blijken te vormen van de totale uitgaven van IT-organisaties.

Dat geldt vooral voor implementaties van bedrijfssoftware oftewel ERP. In maar liefst de helft alle gevallen wordt het jaarlijks budget voor onderhoud en aanpassing van deze software overschreden, blijkt uit onderzoek van IDC.

Deze kostenoverschrijdingen worden veroorzaakt door onverwachte veranderingen in de organisatie, zoals fusies en overnames, nieuwe wet- en regelgeving of reorganisaties.

Ingrijpende veranderingen in de organisatie vragen om even ingrijpende aanpassingen van het bedrijfssysteem, en dat heeft weer een onvermijdelijke uitwerking op de kosten van het overeind houden van het systeem.

De kosten om het ERP-systeem aan te passen aan deze veranderingen bedragen ieder jaar weer gemiddeld 40 procent van de initiële aanschafkosten, becijferde CFO Research onlangs.

Helaas zijn softwareleveranciers zelf een belangrijke oorzaak van dit probleem. Ze hebben hun ERP-systemen nooit gemaakt met verandering in het achterhoofd, met als gevolg dat bedrijven experts van buitenaf nodig hebben om aanpassingen door te voeren.

De softwareproducent heeft ook geen reden om het systeem alsnog aan te passen, aangezien hij een belangrijk deel van zijn inkomsten haalt uit de geleverde diensten na de implementatie. Weinig gebruikers beseffen dat ze – bewust of onbewust – niet het volledige kostenplaatje gepresenteerd krijgen van hun leveranciers.

Zelf blijven ze ook in gebreke, want bij de aankoop wordt de vraag hoe de leverancier omgaat met verwachte en onverwachte veranderingen in de toekomst, vaak helemaal niet gesteld. Bij onverwachte kosten zit dan ook een grote besparingsmogelijkheid, wellicht zo groot dat zelfs een direct overstap de moeite waard is.

Door een oplossing te kiezen die eenvoudig, snel en tegen lage kosten kan worden toegepast na de implementatie, houd je de mogelijkheid om alert in te spelen op mogelijkheden die ontstaan als gevolg van veranderende marktomstandigheden.

Wie niet bij elke organisatorische verandering enorme investeringen hoeft te doen, zij het met eigen medewerkers of met de dure hulp van externe consultants, is simpelweg winstgevender, meer concurrerend en heeft bovendien vrijheid om te ondernemen.

Besparen op IT-kosten hoeft dus geen uitstel of afstel van investeringen te betekenen. Het uitbannen van rigide systemen die de organisatie verlammen, levert direct een flinke besparing in de jaarlijkse kosten op.

TON DOBBE is VP Product Marketing bij Unit 4 Agresso