Onventis CFO Tilo Schmalz over financieel management in onzekere tijden

Onventis positioneert zich nadrukkelijk als Europese Source-to-Pay softwareleverancier. In dit interview vertelt CFO Tilo Schmalz over de marktsituatie, de uitdagingen bij organisaties en waarom digitale soevereiniteit volgens hem juist een financieel vraagstuk is.

Hoe kijk jij als CFO van een softwareleverancier naar de huidige marktsituatie?

De Europese markt voor digitale inkoop- en factuuroplossingen is nog steeds in beweging. Tegelijk is het een uitdagende periode. De economische vooruitzichten zijn gemengd: inflatie, verstoringen in supply chains en politieke onzekerheid maken dat bedrijven scherper dan ooit sturen op kosten en risico’s.

Als CFO zie ik bovendien een duidelijke verschuiving in het type gesprek dat we voeren. Bedrijven willen weten met wie ze zaken doen en waar hun kritische bedrijfsprocessen landen. Dat zijn precies de onderwerpen waarop wij een helder antwoord hebben.

Welke uitdagingen zie jij bij Europese organisaties op het gebied van financieel management?

De problemen zijn opvallend herkenbaar, ongeacht sector of omvang. De grootste uitdaging is fragmentatie. Veel bedrijven werken nog met een mix van mailboxen, Excel-bestanden, ERP-systemen en point solutions. Dat maakt het moeilijk om realtime inzicht te krijgen.

Een tweede punt is compliance. Met initiatieven als CSRD, strengere btw-regels en e-invoicing mandates moeten finance-teams veel meer rapporteren dan vroeger. Maar hun basisprocessen zijn daar niet op ingericht. Wanneer contractdata, inkoopdata en facturen verspreid staan, wordt correcte rapportage een enorme klus.

Verder zien we dat processen vaak historisch gegroeid zijn. Wat mij altijd treft, is hoeveel geld er indirect verloren gaat. Niet alleen door te hoge prijzen, maar vooral door gebrek aan grip. Verplichtingen uit contracten worden niet actief gemonitord, leveranciersafspraken zijn niet transparant en spend wordt pas zichtbaar wanneer het geld al is uitgegeven.

Organisaties beseffen steeds meer dat dit anders moet. De uitdaging is alleen: hoe pak je dit gestructureerd aan zonder meteen een megaproject te starten? Daar proberen wij als Onventis heel pragmatisch in te ondersteunen, met een modulair platform dat je stap voor stap kunt invoeren

Wat betekent digitale soevereiniteit in deze context?

Digitale soevereiniteit betekent voor ons dat technologie, data en kernprocessen opereren binnen een helder en voorspelbaar juridisch kader. Wij ontwikkelen ons platform in Europa en zorgen ervoor dat onze oplossingen aansluiten bij de Europese wet- en regelgeving.

De relevantie hiervan is de afgelopen jaren toegenomen. Organisaties willen transparantie over waar hun data wordt opgeslagen en welke wetgeving van toepassing is.

De huidige geopolitieke dynamiek vergroot simpelweg het bewustzijn rond afhankelijkheden in digitale infrastructuur. Steeds meer organisaties maken daarom een bewuste afweging: hoe combineren we innovatie en gebruiksgemak met juridische duidelijkheid en strategische autonomie? Wij bieden daarin een volledig Europees alternatief dat concurrerend is op technologie, maar gebouwd is op transparantie en stabiliteit.

AP Automation is een van de speerpunten van Onventis. Wat is jouw visie op de rol van AI in financieel management?

AI is voor mij vooral een middel om finance weer strategisch te maken. Te veel teams zijn nu bezig met repeterend handwerk: data overtypen, facturen najagen en rapportages samenstellen. Dat is zonde van talent.

Met automatisering kun je die tijd terugwinnen. Touchless factuurverwerking is daar een mooi voorbeeld van. Wanneer het merendeel van de facturen automatisch wordt herkend, gematcht en correct geboekt, verkort je niet alleen doorlooptijden, maar verlaag je ook de kosten per factuur drastisch.

De echte winst zit echter in kwaliteit. AI kan patronen ontdekken die mensen missen, denk aan afwijkende prijsontwikkelingen, dubbele facturen of leveranciers die niet conform contract presteren. Zo wordt technologie een actieve controller in plaats van een passief archief.

De introductie van AI agents binnen ons platform past in dezelfde gedachte. Zij ondersteunen gebruikers bijvoorbeeld bij onder andere het uploaden en interpreteren van offertes in pdf-formaat, bij het structureren van intakeprocessen en bij het sneller opstellen van contracten.

Idealiter begint deze optimalisatie niet pas bij binnenkomst van de factuur. Wie écht efficiëntie wil realiseren, moet processen vanaf het begin goed inrichten en optimaliseren. De grootste winst zit aan de voorkant van het process, bij het aanvragen en goedkeuren van producten of diensten. Wanneer budgetten, rechtspersonen, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en artikelgroepen direct correct worden vastgelegd, wordt de uiteindelijke factuur een logisch en voorspelbaar gevolg van het proces in plaats van een verstorende verrassing.

Voor organisaties betekent dit dat ze met minder fte’s meer grip krijgen. En grip is uiteindelijk waar financieel management om draait: inzicht, voorspelbaarheid en controle.

Tot slot Tilo: wat zou jouw belangrijkste advies zijn aan de lezers van dit platform?

Mijn advies is om technologiekeuzes niet langer als operationeel project te zien, maar als strategische investering. De manier waarop je inkoop- en factuurprocessen zijn ingericht bepaalt direct je financiële prestaties.

Kijk daarbij breder dan alleen hard cost savings. Natuurlijk zijn die belangrijk, maar zonder goed databeheer en transparantie zijn besparingen vaak tijdelijk. Structurele waarde ontstaat wanneer processen efficiënt, compliant en veilig zijn.

Verder raad ik aan om samenwerking tussen CFO en CPO te versterken. Inkoop is een van de grootste kostenposten in een organisatie. Wanneer finance en procurement met dezelfde data werken, kun je veel proactiever sturen op leveranciers, contracten en ESG-doelstellingen.

En durf vooral kritische vragen te stellen aan je softwarepartners. Waar staat mijn data? Hoe toekomstvast is dit platform? Kan ik meegroeien met regelgeving?