Ontwikkelingen op gebied van digitale facturering: e-Billing

Wat is e-Billing?
e-Billing is het digitaal presenteren en distribueren van facturen. Er zijn meerdere vormen waarin dit mogelijk is. Een reeds lang bestaande variant betreft de verzending van factuurgegevens via EDI (electronic data interchange). Meer recente toepassingen bieden leverancier en afnemer, in tegenstelling tot EDI, de mogelijkheid om de facturen op interactieve wijze af te handelen.

Bij deze toepassingen worden de facturen via het web aan de afnemer aangeboden en is er functionaliteit als klachtafhandeling, downloads en rapportage en analyse beschikbaar. De facturen worden electronisch opgeslagen en voor langere tijd via de portal van de leverancier  beschikbaar gehouden voor de afnemer.

Wanneer is e-Billing van toegevoegde waarde?
Voor het bepalen hoe e-Billing van toegevoegde waarde kan zijn moet er allereerst onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke toepassingen en  consumenten toepassingen. De meest vooruitstrevende zakelijke toepassing, waarmee echte toegevoegde waarde wordt geleverd, is het dynamisch presenteren in HTML formaat. Hieraan kunnen functionaliteiten worden toegevoegd zoals het doorzoeken van facturen op allerlei kenmerken.

Daarnaast is downloaden in diverse formats, voor invoer in de boekhouding, zeer nuttig voor afnemers. Hiermee bespaart u uw klanten veel tijd voor de invoer en afhandeling. Tevens wordt de kans op fouten bij de invoer verminderd. De mogelijkheid om online vragen te stellen over (onderdelen van) de factuur is een andere functionaliteit, waarmee u zowel uw klant als uzelf veel tijd bespaart. Op bovengenoemde wijze levert u daadwerkelijk toegevoegde waarde en blijft het niet bij een kostenbesparing (leuk voor u, maar ook voor uw klant?).

Andere methoden die worden toegepast, zoals emails versturen met een pdf-file als bijlage, lijken een service naar uw klanten, maar zijn het vaak niet. “Pdf-facturen” kunnen vaak niet ingevoerd worden in de boekhouding of anderszins bewerkt worden. Op uw klant komt het slechts over als een kostenbesparing voor uzelf.

Voor de consumenten-toepassing wordt in de regel volstaan met het digitaal presenteren van de factuur. Een recente ontwikkeling die hier speelt is de digitale acceptgiro waarbij de consument kan aangeven van welke leveranciers men de acceptgiro voortaan digitaal wil ontvangen in de telebankieromgeving.

Het is als leverancier daarom van belang om eerst te bepalen welke type klanten men heeft alvorens over te gaan op e-Billing. Betreft het uitsluitend consumenten of juist alleen zakelijke klanten? Wellicht een combinatie van beiden (denk bijvoorbeeld aan Nutsbedrijven).

Als het zakelijke klanten betreft zijn het dan Corparates of juist MKBers. Een andere vraag is of men louter nationaal of ook internationaal opereert. In het laatste geval moet de e-Billing oplossing multi-language en eventueel multicurrency ondersteunen.

Hoe is het elektronisch factureren wettelijk geregeld?
Ook hier is onderscheid naar consumenten en zakelijke toepassingen van belang. Simpelweg komt het erop neer dat in de consumentensituatie er geen sprake is van specifieke regelgeving voor wat betreft e-Billing. In de zakelijke omgeving, waar sprake is van BTW-verrekening, is er wel sprake van strikte fiscaal juridische regelgeving.

Vanaf 1 januari 2004 is er nieuwe  wetgeving van kracht die onder meer consequenties heeft voor het elektronisch factureren. Deze wetgeving vloeit voort uit een Europese richtlijn van  december 2001. Elke factuur dient hierbij te worden voorzien van een digitale handtekening. Hiermee kan te allen tijde de authenticiteit en integriteit van de digitale factuur worden gewaarborgd.

Wel of geen e-Billing invoeren?
De digitale afhandeling van facturen is een ontwikkeling die zowel nationaal als internationaal sterk in de belangstelling staat. De kans is dan ook groot dat u er als leverancier vroeg of laat mee geconfronteerd wordt. Steeds meer bedrijven en organisaties stellen hun leveranciers de eis dat de factuur digitaal moet worden aangeleverd. U kunt ervoor kiezen om af te wachten of om proactief uw klanten e-billing aan te bieden. Er zijn bovendien grote voordelen te behalen voor u als verzender van de factuur.

Voor wie is e-billing interessant?
Voor alle bedrijven die facturen naar hun afnemers sturen. Dit kunnen zowel consumenten als bedrijven zijn. Maar ook voor (semi)overheidsorganisaties die acceptgiro’s naar burgers sturen, is het interessant e-billing te overwegen. De inning van bijvoorbeeld gemeentelijke belastingen kan hierdoor een stuk vooruitstrevender (en goedkoper). “Goedkoper kunnen we het niet maken, gemakkelijker wel!”

Met het digitaal versturen van de factuur kan een substantiële kostenreductie worden gerealiseerd. In de praktijk blijkt het traditioneel versturen van een papieren factuur al snel ergens tussen  EUR 1,- en EUR 15,- te kosten aan papier, enveloppe, handling, eventueel reprints, archivering en uiteraard portokosten. Indien de distributie van de factuur wordt uitbesteed aan een ASP (zie onderstaand) kan dit tegen een prijs die aanzienlijk onder de portokosten ligt. Daarbij moet u zich bedenken dat dit dan inclusief het digitaal archiveren van de factuur is voor een langere periode, conform alle (fiscale) regelgeving.

Behalve deze directe besparingen blijken er in de praktijk een aantal andere voordelen te kunnen worden behaald door procesverbeteringen zoals bijvoorbeeld:
– de mogelijkheid om elektronisch een document aan de factuur toe te voegen, zodat alle benodigde informatie beschikbaar is. Bijvoorbeeld het urenbriefje achter de factuur van het uitzendbureau
– zoekmogelijkheid op specifiek kenmerk. Indien een klant een oude factuur kwijt is, danwel een vraag heeft over een oude factuur, kan die eenvoudig worden opgezocht
– mogelijkheid om de factuur te voorzien van een specifieke marketingboodschap
– meer verkeer naar de website genereren, zodat aandacht op andere diensten kan worden gevestigd
– extra mogelijkheid om elektronisch contact te onderhouden met de klant inzake klachtafhandeling/functionaliteit 
– internationaal toepasbaar indien de oplossing multi lingual en multi currency is en voldoet aan de fiscaal-juridische eisen van de EU-regelgeving
– afnemers kunnen de factuur zelf downloaden in het door hen gewenste formaat.

Zelf ontwikkelen of uitbesteden?
Er zijn eigenlijk maar twee keuzes: Make or Buy. De “Buy decision” staat gelijk aan de zogenaamde ASP-oplossing (application service provider). ASP’s zijn gespecialiseerde bedrijven die de billing dienst leveren. Hierbij levert u uw factuurdata niet aan naar de printstraat, maar aan de ASP. Deze zorgt er vervolgens voor dat uw facturen online worden gepresenteerd aan uw klanten.

Dit alles in uw eigen huisstijl en webomgeving. Voordeel van deze aanpak is dat u altijd de beschiking heeft over de laatste toepassingen. En het bespaart u veel geld bij de implementatie.

Een billing applicatie zelf bouwen (Make) betekent vaak dat u een extern IT bedrijf een applicatie laat ontwikkelen op basis van aanwezige applicaties (SAP, Siebel etc). De billing applicatie moet naadloos aansluiten op de bestaande systemen. De praktijk van de meeste energie -en telecombedrijven wijst uit dat dit een zeer lange én kostbare route is.

e-billing: bent u trendsetter of trendvolger?
Voor die bedrijven die de stap naar e-billing maken is veel winst te behalen. Als u de eerste bent in uw (sub)sector zullen klanten dit zeer waarderen en het onderstreept uw servicegerichtheid. Overigens is het zinvol te vermelden dat e-billing applicaties ook zijn te gebruiken voor het presenteren van betaaloverzichten, die niet per definitie een factuur zijn. Interessante toepassingen zijn de presentatie van salarisstroken of verzekeringspolissen.

door Michiel Pieters, Sales & Marketing Manager, Anachron B.V.