‘No hands accounting’: Hoe techniek je handen verlost van administratieve taken

Vanuit haar rol als product marketeer spreekt Judith van Wissen veel ondernemers over hun uitdagingen. “Het is duidelijk dat er maar weinig zijn die willen boekhouden”, zegt ze. “De verwerking van facturen en bankafschriften stellen veel ondernemers uit tot het laatste moment of ze schakelen hun accountant in.” 

De gemiddelde ondernemer loopt weken achter bij de verwerking van de administratie. Dat is een gemiste kans, vinden de productspecialisten van Exact. Uit onderzoek blijkt dat ondernemers administratieve druk als de grootste uitdaging zien bij het voeren van een financiële administratie. Tegelijkertijd verwachten ondernemers een goede financiële prognose uit hun administratie.

Paradox
Om deze paradox te doorbreken, heeft Exact een visie rondom No Hands Accounting ontwikkeld. Die komt er op neer dat de boekhouding zichzelf bijwerkt zonder menselijke tussenkomst. De ondernemer of accountant hoeft enkel iets met de resulterende actuele financiële informatie te doen.

Nog veel handmatig werk
Er kan al veel automatisch, maar daar maken ondernemers nog maar mondjesmaat gebruik van. 80 procent van de inkoopfacturen wordt nog handmatig ingevoerd. Ook het bepalen van bijvoorbeeld de juiste grootboekrekening en het btw-percentage kost nog te veel tijd en is foutgevoelig.

Wellema: “Wil de boekhouding volledig automatisch gaan, is het zaak om boekstukken elektronisch in te kunnen lezen. Als een leverancier een factuur stuurt, willen we dat die direct in de boekhouding van de klant terecht komt. Op de juiste grootboekrekening. Gereed voor controle en goedkeuring voor betaling.”

Kan dat niet al met bankkoppelingen en scanning oplossingen van Exact? Van Wissen: “Zeker. Onze koppelingen met banken zijn een stap in de juiste richting. Net als onze samenwerking met leveranciers van scan- en herkenoplossingen. Die nemen al een hoop handmatig werk weg. We zien een grote groei in de hoeveelheid gescande facturen. Die resulteren in een aanzienlijke vermindering van de verwerkingstijd. Het is echter nog ver van ons uiteindelijke doel: realtime verwerking van inkoopfacturen.”

Integraties
Voor het real-time binnenhalen en verwerken van bijvoorbeeld bankafschriften en facturen zet Exact in op elektronische facturen en verbetering van integraties met banken. “Centrale overheden en in een later stadium ook lokale overheden hebben aangegeven enkel nog facturen te willen ontvangen in elektronisch formaat via het Peppol netwerk”, stelt Van Wissen. “Wij zien al signalen dat dit ook gaat leiden tot een versnelde adoptie van het versturen van elektronische facturen tussen bedrijven onderling.”

Wellema: “Onze klanten en accountants verwachten een voortrekkersrol van Exact hierbij. We zijn een aantal initiatieven gestart om aan deze vraag te voldoen. De komende maanden komt hierover meer informatie.”

Over de integratie met banken zegt Van Wissen het volgende: “In de Europese richtlijn Payment Service Directive 2 (PSD2) staat dat dat banken hun systemen open moeten zetten voor andere partijen. Deze richtlijnen beginnen inmiddels vorm te krijgen.”

Nieuwe verdienmodellen
Op dit moment schrijft de PSD2-richtlijn voor dat banken andere partijen in staat moeten stellen om vier keer per 24 uur afschriften in te lezen. “Dit is nog verre van realtime, maar is wel een stap in de goede richting”, vindt Wellema. “We verwachten dat banken verdienmodellen zullen ontwikkelen waarbij partijen vaker afschriften kunnen inlezen. Het uiteindelijk doel is een integratie waarbij een transactie direct in onze boekhoudoplossing beschikbaar is. Zo’n integratie hebben we op dit moment met de Bunq bank. We hopen dat andere banken het voorbeeld van Bunq zullen volgen.

Machine learning
Als boekstukken digitaal de boekhouding binnenkomen, is het nog maar een kleine stap om hier een boekingsvoorstel voor te maken met machine learning. “Voor veel mensen lijkt een volledig automatische boekhouding toekomstmuziek. Toch is dit met de huidige mogelijkheden al dichterbij dan je denkt”, concludeert Wellema. 

Op Financial System 2017 spreken experts Hessel Wellema & Judith van Wissen over 'No hands accounting'. Meer weten en aanmelden? Ga naar Financial-Systems.nl