Nieuwe mogelijkheden en eisen voor de BTW-factuur

De bedoeling van de Europese Richtlijn is om uniforme factuurvereisten te krijgen
in alle EU Lid Staten. Omdat de Lid Staten de vrijheid hebben gekregen om bepaalde vereisten wel of niet in te voeren in hun nationale wetgeving, zal deze
uniformiteit soms toch ver te zoeken blijven. Laat u daarom op de hoogte brengen van de vereisten indien u ook met andere EU landen zaken doet. Een ander doel is vereenvoudiging voor de ondernemer. Daarvan is in het geheel geen sprake, gelet op de extra specificaties die u met ingang van 1 januari op uw factuur dient te vermelden.

Het grote belang van een goedefactuur
De factuur is bepalend voor het recht op aftrek van BTW. Daarom is er een groot
materieel belang voor ondernemers, maar ook voor de Belastingdienst, bij
voorwaarden die gelden voor de factuur. Indien uw inkoopfactuur niet voldoet
aan de wettelijke eisen, kunt u formeel de BTW op die factuur niet terugvragen.

Ons advies is daarom facturen die niet aan de eisen voldoen te weigeren en om verbeterde facturen te vragen. Met de nieuwe eisen die vanaf 2004 zullen gelden voor de factuur, dient elke ondernemer daarom terdege rekening te houden.

Ingrijpende wijzingen op vier gebieden
De nieuwe wetgeving betekent een ingrijpende wijziging op de volgende vier gebieden.

1. Factuurplicht
Als ondernemers verkopen aan particulieren, dan zijn zij niet verplicht een factuur uit te reiken. Hierin komt verandering voor een nader aan te wijzen groep ‘groothandelaren’. Met het doel het ‘zwart inkopen’ door ondernemers te bemoeilijken is er in de wet de mogelijkheid ingebracht om deze bepaalde (groepen) ondernemers te dwingen ook BTW-facturen te laten opmaken, indien aan particulieren wordt geleverd of aan afnemers die stellen in privé te kopen.

Hierna behandelen wij de factuurgegevens. U zult zien dat als een vrijstelling van toepassing is, u dit voortaan op uw factuur moet vermelden. Dit is op zich merkwaardig, omdat ondernemers van de factuurplicht zijn ontheven, voor zover zij vrijgestelde prestaties verrichten. Vooralsnog houden wij het er op, dat de wetgever heeft bedoeld, dat u de vermelding vrijgesteld moet gebruiken indien u op één factuur meerdere prestaties in rekening brengt, waaronder vrijgestelde prestaties.

2. Factuurgegevens
In de nieuwe Europese richtlijn betreffende de BTW-factuur wordt een uitputtende opsomming gegeven van de gegevens op de factuur die de Lid Staten kunnen voorschrijven. Dit heeft tot gevolg dat in sommige Europese landen de verplichte gegevens beperkt worden. In Nederland worden de verplichte gegevens juist uitgebreid. Hierna worden de belangrijkste uitbreidingen beschreven. Deze uitbreiding van de eisen die gelden voor een BTW-factuur is van belang voor alle ondernemers, zowel degenen die facturen opmaken, als degenen die deze ontvangen. Overigens heeft Nederland niet op alle punten de meest vergaande eisen gekozen. Zo hoeft het BTW-identificatienummer van de afnemer alleen in die gevallen te worden vermeld waar de afnemer een rol speelt bij de afdracht van de verschuldigde BTW.

3. Elektronische facturen
De nieuwe regels maken het mogelijk binnen de Europese Unie in alle landen onder dezelfde voorwaarden elektronische facturen op te maken. Dit is zeer belangrijk voor internationaal opererende bedrijven. De voorwaarden die gelden voor elektronische facturen zijn echter niet eenvoudig te vervullen. Een ondernemer die van deze mogelijkheid gebruik maakt of wil maken, zal een grondig onderzoek moeten doen naar de maatregelen die in het bedrijf en de administratie moeten worden genomen om dit mogelijk te maken. De elektronische handtekening is in dit kader één van de belangrijkste eisen. .

4. Opslag facturen en bewaarplicht
Er zijn nadere regels opgesteld over de wijze waarop kopieën van de uitgereikte facturen door ondernemers moeten worden bewaard en de wijze waarop deze informatie aan de Belastingdienst moet worden verstrekt. Hierbij wordt zowel aandacht besteed aan internationaal opererende ondernemingen, als aan bedrijven die ervoor hebben gekozen elektronisch te factureren. Bij de gemiddelde ondernemer is dit geen probleem; kopieën van de uitgaande facturen zijn beschikbaar als onderdeel van de administratie. Bij ondernemingen die elektronisch factureren of ondernemingen die meerdere vestigingen in een internationale structuur hebben ligt dit anders. Dergelijke ondernemingen zullen
aandacht moeten besteden aan een zodanige organisatie van de administratie, dat desgevraagd aan deze verplichtingen kan worden
voldaan.

Extra eisen aan de factuur per 2004
De volgende wijzigingen zijn gebaseerd op het wetsvoorstel, maar zullen naar verwachtingen per 1 januari 2004 ingaan:

Vermelden BTW-identificatienummer eigen onderneming op de facturen
In alle gevallen moet een ondernemer, die goederen of diensten levert en verplicht is een factuur op te maken, het BTW-identificatienummer vermelden van de eigen onderneming. Dit nummer heeft veertien posities en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: NL001234567B01. Het BTW-identificatienummer is het nummer dat wordt gebruikt bij onder meer intracommunautaire transacties. Dit nummer dient ook bij binnenlandse transacties te worden gebruikt. Een ondernemer kan derhalve voor zowel binnenlandse als grensoverschrijdende transacties hetzelfde brief- en factuurpapier gebruiken.

In geval van een fiscale eenheid moet het BTW-identificatienummer van het onderdeel van de fiscale eenheid op de factuur worden vermeld. Wanneer een beschikking wordt afgegeven dat er sprake is van een fiscale eenheid, dan is het gebruikelijk dat de BTW-identificatienummers van de onderdelen van de fiscale eenheid worden verstrekt.