Niemand heeft iets aan cijfers zonder context

Wie succes wil hebben in de toekomst, moet eerst de uitdagingen uit het verleden begrijpen. Ik ben lang genoeg actief in deze sector om – van heel dichtbij – de evolutie te hebben gezien van zowel de financiële sector als de onderliggende technologie. En vanuit die ervaring ben ik ervan overtuigd dat finance de ideale positie heeft om C-level beslissingen te voeden. 

De grootste uitdaging voor de financiële afdeling is dat er tegenwoordig bedrijfsbrede cijfers en contextuele informatie geleverd moeten worden. Dat gaat verder dan omzet- en kostencijfers waar de directie voorheen om vroeg. Finance heeft nu te maken met een heel divers en veeleisend gezelschap aan stakeholders en een voortdurend veranderend speelveld. Dat maakt het ten eerste ingewikkelder om omzetcijfers en de winst- en verliesrekening op te leveren, maar het zorgt er ook voor dat het lastiger is om precies te begrijpen hoe de business er onderaan de streep voor staat. 

Leg transactiegegevens onder de microscoop
Nog niet zo heel lang geleden berekende de financiële afdeling heel concrete zaken die makkelijk op te tellen waren. ERP-systemen deden de plussen en minnen en daar waren ze ijzersterk in. Boekhoudsystemen hielden de handelsketen in de gaten en keken vooral naar kostenbeheer. Dit hele mechanisme was gericht op het controleren en begrijpen van de uitgaven. 

In de diensteneconomie van tegenwoordig zitten de kosten vooral in de mensen en minder in de dingen. Dat betekent ook dat we meer focussen op de omzetgenererende kant van de activiteiten. De financiële afdeling helpt de organisatie nu bij het ontdekken van nieuwe omzetkansen in opkomende markten, nieuwe sectoren en andere regio’s. Het gaat allang niet meer om het afvinken van omzetcijfers en de winst- en verliesrekening. We moeten in staat zijn de context te begrijpen en rijkere data te vangen, analyseren en rapporteren. We zullen de transactiegegevens van alle bedrijfsonderdelen onder de microscoop moeten leggen, zoals finance dat nog nooit gedaan heeft. En al die data moeten we ook weer beschikbaar maken voor de stakeholders. 

Breed publiek voor financiële informatie
De managers en bestuurders die ik dagelijks spreek, van onder andere finance-, HR-en salesafdelingen, gebruiken allemaal andere systemen. Als finance uit die systemen data wil halen – op zich al een hele klus – dan zie je al snel dat de gegevens niet accuraat zijn. Dat wekt geen vertrouwen. Als je deze data weer in een apart systeem gaat gebruiken, dan is het bijna onmogelijk om de data te reconstrueren. Daarbij komt dat de meeste traditionele financiële systemen helemaal niet gebouwd zijn om de achterliggende contextuele informatie te vergaren waar de business vandaag de dag om vraagt. Juist de rijkere data op transactieniveau biedt waardevolle context. Tegenwoordig is die data geen luxe, maar een absolute noodzaak. Deze twee factoren zorgen ervoor dat er ontbrekende informatie is en dat leidt tot een incompleet beeld. Zo kan finance nooit bijdragen aan een beter inzicht in de ontwikkeling van omzet.

Vergeet niet dat financiële informatie een heel breed publiek heeft: letterlijk elk onderdeel van het bedrijf. Hier leven dan ook brede interesses. Men wil bijvoorbeeld analyses van de winstgevendheid, wat-als-scenario’s, kostenmodellen. De traditionele ERP-systemen zijn ingericht om keurige jaarverslagen en de vereiste rapportages op te leveren en zijn niet geschikt voor contextuele analyses en ad-hocrapportages. Het gaat niet zozeer om de kwaliteit van de rapportages, maar om de kwaliteit van de data en de mogelijkheid om daaruit snel en makkelijk conclusies te trekken. 

Als je niet direct vanaf het begin van het proces de juiste data verzamelt, kun je dus ook geen contextuele informatie en analyses toevoegen aan de winst- en verliesrekening. De geavanceerdere systemen zijn wel ingericht op het vergaren van datarijke transacties. Bij die oplossingen is het mogelijk om relevante analyses te maken binnen het financiële systeem en dat scheelt tijd, geld en gedoe van later toegevoegde oplossingen. 

Het gaat niet om rapportagekwaliteit, maar om datakwaliteit
De juiste data hebben is stap één, maar nu moet je die ook nog bruikbaar maken. Niet iedereen die het systeem gebruikt is een financieel expert en dus moeten de analytics en inzichten eenvoudig te definiëren en te begrijpen zijn en ook nog eens makkelijk toegankelijk. En omdat iedereen tegenwoordig mobiel aan het werk is, moeten relevante gegevens en analyses overal, altijd en op elk apparaat beschikbaar zijn. Ten slotte gaat het om agility – flexibiliteit en slagkracht. Een financieel systeem moet ten eerste de drijvende kracht zijn achter het verandermanagement van de financiële afdeling en ten tweede de business ondersteunen om uitdagingen aan te gaan en omzetkansen te verzilveren. 

De ontwikkeling naar de diensteneconomie in combinatie met het onzekere economische klimaat biedt finance teams de gelegenheid om strategische businesspartners te worden, die daadwerkelijk invloed hebben op de beslissingen van een organisatie. Dat lukt alleen als er een fundamenteel begrip is van de contextuele factoren die omzet, winst en verlies bepalen. Finance moet derhalve in staat zijn om die analytische data op het juiste moment voor de juiste stakeholders beschikbaar te maken. Daarvoor is ook een fundamenteel andere visie op financiële technologie nodig. 

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday