Network intelligence door kruisbestuiving bij Mediq Apotheken

 

Ketendenken is nog erg jong in de farmacie. Lange tijd draaide het vooral om de apotheker, zijn winkel en de klant. Inmiddels draait alles om het verbeteren van zorg en het verlagen van kosten (operational excellence). Bij Mediq Apotheken zoekt men doorlopend naar verbeteringen in de keten, die steeds meer een datagedreven karakter hebben. 

 

De farmacie heeft turbulente jaren achter de rug. Lange tijd ging het goed, maar door veranderingen in de markt vanaf 2008 waren veel bedrijven in deze sector plotseling niet meer kostendekkend. 

 

‘In één jaar tijd gingen veel bedrijven naar nul of zelfs naar verlies. Dat heeft iedereen in de keten wel aan het denken gezet’, zegt Wim Boer, Manager Financial Shared Services bij Mediq Apotheken. ‘Ingegeven door veranderingen in de markt, onder meer het preferentiebeleid van verzekeraars, werden we gedwongen een andere richting in te slaan.’ 

 

Mediq Apotheken, dat geneesmiddelen levert via apotheken, instellingen en direct aan huis, ging als reactie op de veranderingen in de markt integraal naar (keten)processen kijken en maakte verschillende optimalisatieslagen. Veel verbeteringen hebben een datagedreven karakter, waarbij ook de IT-functie nauw wordt betrokken. 

 

In een datawarehouse wordt data bijeengebracht, met als doel analyse en controle. ‘Die laatste functie is minstens zo belangrijk als de eerste’, zegt Ton Spaapen, manager ICT. ‘Je moet data ook controleren op afwijkingen, bijna real-time. Als iemand bijvoorbeeld per ongeluk duizend doosjes bestelt in plaats van duizend tabletten, moet je dit signaleren nog voordat de vrachtwagen met leveringen gaat rijden. Zo voorkom je onnodige kosten.’

 

Behalve het beter inrichten van bestaande processen startte Mediq Apotheken ook nieuwe diensten, zoals het interventieprogramma Geïntegreerde Farmaceutische Zorg. Network Intelligence, oftewel het samen met ketenpartners de totale keten optimaliseren, speelt hierin een belangrijke rol. 

 

Het zorgprogramma stimuleert optimaal medicijngebruik, waarmee kan worden voorkomen dat patiënten in het ziekenhuis belanden. ‘Het programma maakt analyses op basis van persoonskenmerken en medicijngebruik. Dat doen wij gedepersonaliseerd in verband met de privacy. Onze apothekers maken rekenmodules op basis van empirische gegevens en wij bouwen een set van rules rondom een bepaalde interventie.’

 

 

Tot nu toe heeft Mediq Apotheken meer dan drie miljoen medicijn gebruikende patiënten door de eigen database gehaald, waarna de informatie terug wordt gekoppeld naar apotheker en huisarts. Bijna 1 miljoen patiënten hebben op basis van dit programma één of meerdere interventievoorstellen gehad. 

 

Ton Spaapen: ‘Deze hebben mogelijk geleid tot het voorkomen van veel ziekenhuisopnames. Daarmee is kostbare tweedelijns zorg voorkomen.’ Het GFZ programma wordt gesteund door zorgverzekeraars. ‘Ons zorgprogramma wordt continu getoetst aan de meest actuele inzichten en de interventies die daaruit voortkomen laten wij beoordelen door een onafhankelijke wetenschappelijke raad.’

 

 

Op allerlei manieren zoekt Mediq Apotheken naar innovatieve (datagedreven) oplossingen die waarde toevoegen aan de keten. Het is een van de eerste organisaties in Nederland die gebruik maakt van de IBM-oplossing Watson, een zelflerend systeem dat vragen kan interpreteren en daar betrouwbare antwoorden op geeft. Het apotheekbedrijf gebruikt het als ‘interne Google’ voor het doorzoeken van miljoenen bestanden, waaronder alle informatie over medicijnen zoals bijsluiters, declaratieformulieren en procedures. 

 

 

‘We zijn een informatiegevoelig bedrijf met grote informatiestromen’, zegt Spaapen. ‘En zijn telkens op zoek naar de juiste antwoorden, bijvoorbeeld over een actuele medische procedure. Met Watson kunnen we ervoor zorgen dat het efficiënt gebeurt en voorkomen we dat het wiel steeds opnieuw moet worden uitgevonden. De Watson-applicatie geeft relevante antwoorden, laat bron- en versiebeheer van interne en externe documenten zien en je kunt filteren binnen de taxonomie van de vragensteller.’ 

 

Het Watson-project is maar een voorbeeld van de innovatiedrang die er bij Mediq Apotheken bij het streven naar operational excellence is ontstaan. ‘Het klinkt misschien heel raar, maar Watson noem ik een ‘tentenkamp’ in onze aanpak van vernieuwing. Om op zoek te gaan naar approval vanuit de rest van de organisatie – het kasteel – richten we buiten het kasteel een tentenkampje in waar we met een paar mensen gaan experimenteren om te bewijzen dat iets werkt. Het is een voorbeeld van bottom-up innoveren, want juist vanaf de werkvloer komen vaak de beste ideeën. De ideeën-buzz vanuit de eigen organisatie moet je niet doodslaan. Essentieel is dat je ruimte creëert waar mensen allerlei dingen kunnen ontwikkelen zonder dat zij bang hoeven zijn om fouten te maken en zonder dat daarvoor allerlei formaliteiten nodig zijn.’

 

 

De innovatiedrive binnen Mediq Apotheken is niet zomaar ontstaan. Mensen met allerlei achtergronden werden binnengehaald vanwege hun expertise in andere sectoren. Zo kwam Boer uit de retailwereld (o.a. Laurus) en was Spaapen ondernemer met een adviesbedrijf voor innovatietrajecten. 

 

‘Hier zit ik in een IT-rol en ben ik vooral afhankelijk van de innovatiedrive van anderen’, zegt Spaapen. ‘Wim komt uit een branche die al veel verder was met operational excellence dan de farmacie.’ 

 

Boer ziet dat Mediq Apotheken de achterstand in Network Intelligence en andere datagedreven vernieuwingen op andere branches snel inloopt. ‘We liepen achter op de retailwereld, maar vooral de laatste jaren is het heel hard gegaan. Kruisbestuiving geeft misschien wel het beste weer wat hier gebeurt. Het belangrijkste is toch wel een soort collectief bewustzijn dat het anders moet. We beseffen dat we als grote organisatie een radertje in het geheel zijn. Wij hebben te maken met huisartsen, ziekenhuizen, verzekeraars, et cetera. We zijn afhankelijk van veel partijen.’ 

 

Die afhankelijkheid komt bijvoorbeeld naar voren in de overdrachtsdossiers voor patiënten. ‘Als iemand patiënt bij ons is, gebeurt het vaak dat hij door de ziekenhuisapotheek op andere medicatie wordt gezet. Je zou de processen zo op elkaar af kunnen stemmen dat dit niet nodig is.’ Een ander voorbeeld is het preferentiebeleid. Patiënten krijgen verschillende doosjes medicijnen, afhankelijk van de verzekeraar waar ze bij zijn aangesloten. Daardoor moet de apotheker allerlei voorraden aanhouden. ‘Wanneer je dat beter afstemt, kunnen voorraden omlaag. Maar dan moet je de hele sector gaan harmoniseren.’

 

 

Spaapen noemt nog een paar voorbeelden waar een ‘tentenkamp’ uitgroeide tot een zeer waardevolle optimalisatieslag. Een webportal die de therapietrouw van de patiënt ondersteunt. ‘Daaraan ziet de apotheker wat de patiënt bestelt en wanneer. Mensen die te snel bestellen, raken óf medicijnen kwijt óf gebruiken te veel. En mensen die te laat bestellen, gebruiken te weinig. We spreken in deze gevallen van onder- en overgebruik en daarop kunnen interventies worden uitgevoerd.’ 

 

Op allerlei manieren is Mediq Apotheken bezig met de apotheek van de toekomst. ‘Vroeger was de apotheker een ondernemer met een winkel, maar de apothekersfunctie komt steeds meer in het teken te staan van zorg en minder op het ‘managen van de winkel’. Bij Mediq Apotheken dromen we ervan om alle voor zorg relevante en benodigde data op een toegankelijke wijze beschikbaar te maken. De meeste tools hebben we al maar het kan nog mooier en nog intuïtiever. Door slim gebruik te maken van big data is zo veel mogelijk. Dit is nog maar het topje van de ijsberg.’

Lees ook:

– 4 toepassingsgebieden van Big Data & Analytics

– Big Data & Analytics: What’s in it for you?

– De Total Cost of Ownership van Enterprise Performance Management software

– Lees nu FM Magazine – Big Data & Analytics Special – online

– 10 tips om te beginnen met Big Data & Analytics