De Total Cost of Ownership van Enterprise Performance Management software

Dat zegt Pascal Walk, partner bij adviesbureau Agium EPM. ‘Maak in elk geval een weloverwogen keuze. En let goed op de Total Cost of Ownership.’ 

Welk bedrijf wil het niet? Beter inzicht in financiële resultaten, betere financiële plannings- en rapportageprocessen en betere oplossingen voor de financiële governance en risk- & compliancevraagstukken. Het zijn voorwaarden om tot betere financiële prestaties te komen – en welk bedrijf wil er nu niet beter presteren? Dus schaft menig bedrijf Enterprise Performance Management (EPM)-software aan, om te komen tot standaardisatie, compliance en efficiency van budgetterings-, forecast- en consolidatieprocessen en om meer inzicht te krijgen in het eigen financiële reilen en zeilen. 

Sneller, nauwkeuriger, informatiever en transparanter dan wanneer ze gebruikmaken van Excel of een eigen gemaakt ‘legacy systeem’ – en meestal ook goedkoper, want het onderhoud van deze zelfgebouwde tools is vaak erg specialistisch en een hele opgave. 

Er zijn pakketten van aanbieders met een achtergrond in Enterprise Resource Planning (ERP). Zij hebben hun succes op het gebied van deze transactiesystemen uitgebreid door volledige performancemanagement functionaliteit aan te bieden – functionaliteit die vaak afkomstig is van aangekochte Business Information-suites. De bekendste voorbeelden zijn SAP en Oracle, die in hun pakketten managementinformatietools hebben ingebouwd die afkomstig zijn van BI-siteleveranciers zoals Business Objects en Outlooksoft (beide overgenomen door SAP), 

Hyperion Solutions (gekocht door Oracle). SAP en Oracle hebben gezelschap gekregen van IBM, dat mede via overnames van Ascential, Cognos, Ilog en SPSS een vooraanstaande positie in deze markt heeft verworven. 

Naast deze grote drie partijen met hun bedrijfsbrede pakketten, zijn er talrijke specialistische leveranciers actief, die zich richten op enkele EPM-componenten. Wil je als bedrijf die functionaliteit uitbreiden, moet je waarschijnlijk bij een op een ander terrein gespecialiseerde aanbieder aankloppen, en zo een ‘best of breed’-suite samenstellen.

Een keuze voor een van de drie grote aanbieders ligt misschien voor de hand, maar is toch niet altijd aan te raden, zegt Pascal Walk, partner bij adviesbureau Agium EPM, gespecialiseerd in Oracle en OneStream. ‘SAP, Oracle en IBM bieden alle drie zeer complete pakketten aan, met een rijk scala van mogelijkheden en uitgekristalliseerde functionaliteiten.’ 

Maar niet elk bedrijf heeft de volledige EPMfunctionaliteit nodig die zij bieden. De complexiteit van je processen is een belangrijke factor voor de keuze van het pakket. Een ander punt is dat sommige EPM-pakketten niet volledig geïntegreerd zijn, maar met verschillende software componenten uit verschillende databases hun informatie halen. Je zit dus met een lappendeken van gekoppelde software en databases. 

Het voordeel van nieuwere EPM-tools, zoals OneStream XF, is dat ze van scratch af ontwikkeld zijn vanuit de EPM problematiek, en niet ontstaan zijn uit de overname van andere bedrijven. Het resultaat is volgens Walk een werkelijk volledig geïntegreerde oplossing met alle gewenste functionaliteit die vergelijkbaar is met de traditionele grote drie. Het stelt de financial in staat om data te verzamelen, te consolideren, analyseren, plannen en rapporteren en dekt zo het hele financiële proces af. ‘De voordelen zijn evident: één database, één applicatie, één licentie, wat de noodzaak tot datareconciliatie en afstemming verkleint of zelfs elimineert met behoud van alle functionaliteit.’

Een complicerende factor is ook dat er een trend ontstaat dat EPM-software via de cloud wordt aangeboden en de software dus niet meer wordt gekocht maar ‘gehuurd’. Oracle heeft deze weg al duidelijk ingeslagen. Alhoewel deze ontwikkeling nog in de kinderschoenen staat, kan dit resulteren in het aanbieden van meer generieke oplossingen vergeleken met de huidige tailor made ‘on premises’ oplossingen. 

Dit is een voordeel voor minder grote bedrijven. Kant-en-klare, ‘out-of-the-box’ cloudoplossingen van de ‘Big Three’ komen voor veel meer bedrijven binnen bereik. ‘De toekomst zal dit moeten bewijzen en het is een ontwikkeling die mogelijk tot veranderingen in de EPM-markt kan resulteren. Het is een interessante ontwikkeling die wij als implementatie partner nauwlettend zullen volgen’, stelt Walk. 

Wat de precieze impact zal zijn op de TCO is nog onduidelijk en sterk afhankelijk van de aangeboden oplossing, maar dat er schaalvoordelen behaald kunnen worden is evident.’ Grotere organisaties hebben daarentegen vaak ‘eigen’ eisen, die moeilijker met standaardapplicaties zijn op te lossen. Natuurlijk kunnen ook zij gebruik maken van cloud hosting, maar zijn dan wel vaak duurder uit omdat ze aanvullend maatwerk nodig hebben.

Welk EPM-pakket u het beste kunt aanschaffen is al met al moeilijk te zeggen. ‘Maak in elk geval een weloverwogen keuze’, zegt Walk. Met andere woorden: kies uw leverancier zorgvuldig uit: is het een betrouwbaar en deskundig bedrijf, dat de komende jaren onderhoud en support kan bieden? Dat is een onmiskenbaar voordeel van de ‘Big Three’. Maar ook: beoordeel de pakketten goed op kwaliteit en prijs. 

Dat lijkt wellicht voor zich te spreken, maar in de praktijk blijkt dat de keuze toch lang niet altijd even doordacht plaatsvindt. De meest gemaakte fout? Dat bedrijven voor hun financiële business case alleen kijken naar de initiële kosten: focus leggen op aanschaf van licenties en zich verkijken op de werkelijke prijs van de software, constateert Walk. ‘Terwijl dat juist een doorslaggevend onderscheidend criterium kan zijn.’ 

Veel bedrijven kijken bij de aanschaf van software uitsluitend naar de kosten van aanschaf (licenties) en van implementatie. ‘Terwijl je naar de ‘Total Cost of Ownership’ zou moeten kijken als je een zuivere kostprijsberekening wilt maken en tot een goede business case wilt komen. Je moet dan niet alleen naar die initiële kosten kijken, maar ook naar de kosten van onderhoud en support en de kosten die upgrades met zich meebrengen – of het nu gaat om nieuwe releases van de software of om applicatie-aanpassingen om tegemoet te komen aan de veranderde eisen van het afnemende bedrijf. Je moet dus kijken naar de totale kosten van de gehele life-cycle van de gekozen EPM-tool. 

Een belangrijk voordeel dat volledig geïntegreerde oplossingen zoals OneStream hebben, is volgens Walk een lagere TCO doordat deze terugkerende kosten lager zijn. Daarmee is de lijst van kosten nog niet compleet. Bij lokaal geïnstalleerde systemen betaalt u ook voor IT-staf, meer dan wanneer je software in de cloud staat. En dan zijn er ook nog kosten van hardware, het netwerk en andere infrastructurele kosten. Zeker de grote pakketten stellen nogal wat eisen aan de hardware van een bedrijf, aldus Walk. 

‘Als je je software vanuit de cloud betrekt, vervallen veel van de directe kosten voor hardware en infrastructuur. Maar een deel van die kosten zullen de software leveranciers ook gaan doorberekenen aan hun klanten. De hostingkosten worden onderdeel van je licentie-prijs in plaats van kosten voor afschrijvingen en salariskosten.’ Allemaal zaken waarmee rekening dient te worden gehouden bij een goede TCO-berekening.

Goed inzicht in de Total Cost of Ownership (TCO) is verder alleen mogelijk wanneer de kosten gedurende hele levensduur van de software in ogenschouw worden genomen. Ook dat gebeurt vaak niet. ‘Als bedrijven een TCO berekening proberen te maken, dan kijken ze vaak niet verder dan twee tot drie jaar vooruit. Een business case zou echter gebaseerd moeten worden op alle kosten over een periode van zeven tot tien jaar.’ 

Vaak worden licentiekosten van aangeschafte software dan niet goed over de hele levensduur verdeeld: de investeringen in die software worden dan veel te snel afgeschreven, zodat de business case ongunstiger wordt voorgespiegeld dan deze in werkelijkheid is. Die vertekening in de TCO is minder groot wanneer de software uit de cloud wordt betrokken, aangezien er dan kan worden gerekend met een vast bedrag per jaar ten laste van de resultatenrekening. Alhoewel: het is goed denkbaar dat het bedrijf in de loop van de tijd vanwege organische groei, expansie door fusies en overnames of door een andere transitie andere eisen gaat stellen aan de EPM-software. 

Dus ook dan verandert de Total Cost of Ownership, cloud of geen cloud – en die veranderingen in de kosten zouden eigenlijk bij het opstellen van de business case moeten worden ingecalculeerd. Je kunt je afvragen of een goede business case, waarin niet alleen rekening wordt gehouden met de kwaliteit van de leverancier en de software maar ook de werkelijke TCO in kaart wordt gebracht, niet vrijwel altijd zal leiden tot een keuze voor EPM-software in de cloud. 

Van MKB tot grote organisatie, zeker wanneer het om standaardtoepassingen gaat. Ga maar na. Soft- en hardware worden gedeeld over meerdere klanten. En er hoeft minder beheer plaats te vinden, omdat er nu met standaardsoftware wordt gewerkt en er niet meer allerlei verouderde ITomgevingen van klanten in stand hoeven te worden gehouden.

Lagere TCO? Kies voor de cloud, zou je zeggen. Zo ver wil Walk nog net niet gaan. ‘Maar je mag aannemen dat de cloud wel steeds aantrekkelijker wordt, zeker als de functionaliteit van de EPMpakketten op afstand toeneemt. De schaalvoordelen kunnen enorm zijn en de Total Cost of Ownership een fractie van wat ze vroeger was.’