Nederlandse bedrijven nog lang niet klaar voor verplichting e-facturatie

Met de invoering van het wetsvoorstel ViDA (VAT in the Digital Age) worden bedrijven in alle Europese lidstaten, waaronder Nederland, verplicht om vanaf 2028 gebruik te maken van e-facturatie. Landen zoals België en Duitsland wachten niet tot deze datum en voeren de verplichting al eerder in. Ondanks de naderende deadline, blijkt uit het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024 dat Nederlandse bedrijven nog niet klaar zijn voor deze omschakeling. Veel organisaties maken nog geen gebruik van e-facturatie en staan voor de uitdaging om op tijd aan de nieuwe regelgeving te voldoen.

Huidige adoptiegraad e-facturatie

De favoriete factuurmethode in het Nederlandse bedrijfsleven is nog altijd de pdf via de mail, blijkt uit het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024. Opvallend is dat een kwart van de mkb’ers nog regelmatig papieren facturen ontvangt. Minder dan 1 op de 10 heeft deze vorm van facturen volledig afgezworen.

Het onderzoek onder meer dan 400 finance en inkoopexperts toont tevens aan dat een kwart van de middelgrote bedrijven zelden tot nooit e-facturen ontvangt, in welke vorm dan ook. Nog geen 10% van de mkb’ers zegt e-facturatie al volledig omarmd te hebben.

Belangrijkste voordelen van e-facturatie

De adoptie van e-facturatie verloopt dus niet enorm vlot in Nederland. Dat terwijl verplicht e-factureren steeds dichterbij komt, zowel letterlijk als figuurlijk. Bovendien levert e-facturatie bedrijven en organisaties tal van voordelen op ten opzichte van traditionele facturatiemethoden. Elektronische facturatie zorgt namelijk voor een grote efficiëntieverbetering. De tijd die nodig is voor het opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen, wordt flink verkort. Er zijn minder manuren nodig, wat een kostenbesparing kan opleveren. Tegelijkertijd wordt de kans op fouten geminimaliseerd.

Betalingstijd verkorten

Daarnaast wordt de doorlooptijd van een factuur een stuk korter, waardoor ook de betalingstermijn verkort wordt. Kortom; bedrijven kunnen eerder betalen dankzij e-facturatie. En daar is veel behoefte aan, want uit hetzelfde onderzoek door DirectResearch blijkt dat late betalingen een veelvoorkomend probleem vormen in het mkb. Maar liefst 1 op de 5 mkb-bedrijven betaalt namelijk het merendeel van hun facturen te laat. Slechts een kwart van de mkb’ers betaalt vrijwel alle (90-100%) facturen op tijd.

Kortom, hoewel de traditionele facturatiemethoden zoals pdf misschien vertrouwd kunnen voelen, kost het een bedrijf al snel veel geld. Pdf’s en papieren facturen moeten door verschillende handen heen voordat het op de juiste plek verwerkt kan worden. Dat levert allerlei extra kosten op, die gemakkelijk vermeden kunnen worden. Bovendien is het foutgevoeliger en duurt het langer, waardoor ook de betaling langer op zich laat wachten.

Tijdig actie ondernemen

Hoewel de huidige adoptiegraad van e-facturatie in Nederland relatief laag is, bieden de duidelijke voordelen en toekomstige verplichtingen sterke redenen voor bedrijven om nu actie te ondernemen. Vroege adoptie kan bedrijven niet alleen helpen om te voldoen aan toekomstige regelgeving, maar biedt ook concurrentievoordelen door efficiëntere processen en kostenbesparingen. Door nu te beginnen met de overgang naar e-facturatie, kunnen bedrijven zich voorbereiden op de veranderingen die eraan komen.

Voor meer gedetailleerde inzichten en cijfers, raadpleeg het volledige Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024.