Money Matters: Control-constipatie

Nogal wat ondernemers klagen ook over de risicoparagraaf bij Tabaksblat. Waar Sarbanes Oxley van bedrijven vraagt te verklaren dat de cijfers deugen, vraagt de Nederlandse code ook de operationele risico’s in kaart te brengen en een ‘in control’ statement af te geven. “Een ondernemer moet de risico’s kennen, ook van zijn bedrijfsvoering”, aldus professor Kees Kools in Het Financieele Dagblad, lid van de commissie Frijns, de commissie die Tabaksblat heeft geëvalueerd. Afschaffing of versoepeling van de ‘in control statement’ van Tabaksblat? Vergeet het maar.

En zo blijft het ‘in control’ bovenaan de agenda staan van menige CFO. In veel ondernemingen is de CFO een groot deel van zijn tijd kwijt aan de financiële verplichtingen die wet- en regelgeving met zich meebrengen. Op zich niet zo vreemd: de CFO moet ‘in control’ zijn en dat kost nu eenmaal tijd, zeker in grote ondernemingen. Neem nu AEGON, een bedrijf dat nog net niet bezwijkt onder Tabaksblat, IFRS en SOX, maar ook Solvency II en de regels voor consumentenproducten, die ook nog eens per land verschillen. CFO Jos Streppel (geïnterviewd in het nieuwe nummer van Chief Financial Officer) is er bijna driekwart van zijn schaarse tijd aan kwijt.

In de praktijk leidt de wettelijk plicht om risico’s goed in kaart te brengen maar al te vaak tot risicobeheersing. Risico’s waarvan ondernemeingen de aard en omvang niet kan peilen, worden uit de weggegaan. Risico’s die wel goed kunnen worden ingeschat, worden teruggedrongen. Terwijl ondernemen nu eenmaal gepaard gaat met risico’s. Een goede ondernemer weet het juiste midden te vinden tussen de risico’s die hij loopt en de risico’s die hij mijdt en terugdringt. Té riskant gedrag is net zo min ondernemend als te behoudend gedrag: het gaat om de balans.

Die balans is danig verstoord. We – Nederlandse ondernemingen – slaan door naar de behoudzuchtige kant. In het nieuwe nummer van Chief Financial Officer staat een verslag van een onderzoek van PricewaterhouseCoopers naar financial shared services. Centrale vraag: willen ondernemingen wel allerlei financiële diensten onderbrengen in een shared service center? Minder vaak dan je als buitenstaander zou denken, blijkt het antwoord. En dat heeft alles te maken met de nieuwe wetten en regels. “IFRS, dat transparantie in de verslaglegging benadrukt; de code-Tabaksblat, die gedragsregels voor bestuur en toezicht geeft, en Sarbanes-Oxley, die strenge straffen geeft bij financieel wanbeleid, leiden tot de noodzaak ‘in control’ te zijn.” En ‘dus’ vergaat veel ondernemingen de lust tot uitbesteden.

Deels komt dit doordat financieel-administratieve systemen zijn dienstverleners nog te gefragmenteerd, niet compatibel, en moeilijk integreerbaar zijn. Het kost tijd, aandacht en geld om dat te stroomlijnen. En als er eens wat verandert in IFRS, SOX of Tabaksblat – en dat gebeurt om de haverklap – dan zijn er aanpassingen nodig in de administratie en verslaglegging. Niet alleen in die van het eigen bedrijf, maar ook het shared serve center. Allemaal redenen om zaken maar in eigen huis te houden.

Behalve rationele overwegingen, blijkt menige CFO ook te lijden aan control-constipatie (het onderzoek gebruikt dit woord uiteraard niet, maar daar komt het wel op neer). “De CFO voelt zich er simpelweg niet prettig bij om delen van ‘zijn’ functie aan een ander over te laten. Dit heeft deels te maken met vertrouwen dat vereist is wanneer men ‘eigen’ processen bij een ander in beheer geeft. De CFO kan het idee hebben dat hij de controle verliest over de processen van de financiële functie, terwijl hij wel verantwoordelijkheid moet nemen voor wat er gebeurt. De notie dat ‘als je iets goed wilt doen, kun je het het beste zelf doen’ lijkt financiële managers aan te spreken. Zolang dit betekent dat CFO’s zelf greep willen houden op de ondersteunende processen waar zij verantwoordelijk voor zijn, is het waarschijnlijk, dat ‘sourcing’ beperkt blijft tot intern standaardiseren en optimaliseren van de processen. ”

En het behoeft geen betoog dat de risicoaverse onderneming die weinig uitbesteedt, minder goed presteert dan de onderneming die de juiste balans weet te vinden tussen zelf doen en uitbesteden. Sterker nog, de risicomijdende onderneming brengt zichzelf in gevaar. Wie te zeer ‘in control’ wil zijn raakt op termijn ‘out of control’.