Meerwaarde van data zit in de voorbereiding

Digitalisering, big data … het klinkt veelbelovend, maar hoe haal je als bedrijf meer informatie uit de groeiende hoeveelheid data en toenemend aantal software mogelijkheden? Daarover praten Jaco Bruinaars en Almando Coutinho, respectievelijk financieel directeur en business unit manager Data Intelligence bij ICT, waar 1500 werknemers andere bedrijven helpen om software optimaal te integreren in hun bedrijfsproces.

Bezint eer ge begint

Meerdere vestigingen, meerdere landen, elk jaar een paar overnames: het samenbrengen van data uit verschillende softwarepakketten is geen sinecure, vooral niet als je alle gegevens in een centrale dataopslag (datalake) wil hebben, één enkele bron van waarheid. Een van de grootste uitdagingen hierbij ligt dan ook helemaal aan het begin, geeft Bruinaars aan: “Welke informatie heb je nodig, welke definities hanteer je en zijn deze in alle systemen hetzelfde?” Definities kunnen verschillen tussen personen, processen, afdelingen, vestigingen en landen. “Dat gaat vaak om hele basale dingen. Neem bijvoorbeeld FTE aantallen over de maand november. Een medewerker die op 28 november uit dienst gaat, telt in de financiële rapportages over december nog mee, maar in de FTE aantallen van de afdeling HR vanaf 30 november niet meer. Zo ontstaan snel verschillen tussen de verschillende rapportages en dashboards.”.

Bruinaars adviseert om het management te vragen welke informatie nodig is om te kunnen sturen en de juiste beslissingen te kunnen nemen. Daaruit zal duidelijk worden welke informatie ontsloten dient te worden en dat definities onderling blijken te verschillen. Voor deze verschillen moeten dan een oplossing worden gezocht. Het traject van definitiebepaling moet echt goed gepland worden. “Besef tegelijkertijd dat dit niet allemaal van tevoren kan gebeuren,” voegt Coutinho toe. “Zie het als een project dat gaandeweg ontwikkelt.” Bruinaars knikt, “Ook hier gaat de 80-20 regel op: 80 procent kan je van tevoren inventariseren, 20 procent gebeurt gaandeweg. Streef er wel naar vooraf tot die 80 procent te komen.”

Integreren, combineren en valideren

Doel van integratie is om belangrijke (stuur)informatie eenduidig en geautomatiseerd ter beschikking te stellen aan het management op diverse niveaus in de organisatie, van de groepsdirectie tot de manager van een business unit of een operations managers. Dit kan door data uit de verschillende applicaties en systemen in een centraal datalake te verzamelen, één enkele bron waar de verschillende datastromen samenkomen. Denk dus niet alleen aan de financiële pakketten, maar aan alle applicaties die operationele data leveren t.b.v. management informatie.” aldus Bruinaars. Je bent dan in staat om aan diverse disciplines managementinformatie te leveren, data uit verschillende applicaties te combineren, maar ook te valideren. Automatisering van managementinformatie levert niet alleen tijdswinst op, maar rapportages zijn ook sneller beschikbaar en inzoomen op data is eenvoudiger. Dit werkt echter alleen als de top van de organisatie heel goed duidelijk maakt dat “het dashboard dé enige waarheid is” benadrukt Coutinho. De boodschap aan managers met eigen lijsten met afwijkende informatie is eenduidig: “Als het dashboard niet klopt, wijzig dan de gegevens in het bronsysteem. Daarmee verbeter je bovendien heel snel de kwaliteit van de bron.”

Naar continuous monitoring

Zodra er voldoende relevante data in het datalake zit, kun je vanuit interne beheersing ook stappen zetten richting ‘continuous monitoring’ door middel van het inrichten van alerts. “Een alert is een actieve melding naar een gebruiker op basis van vooraf gedefinieerde kritische gebeurtenissen in een proces. De technologie van het datalake signaleert deze gebeurtenissen, waarna automatisch een e-mail gestuurd wordt,” legt Bruinaars uit. “Wordt bijvoorbeeld een wijziging van het bankrekeningnummer van een crediteur gesignaleerd, dan volgt direct een alert”. Zo signaleer je een gebeurtenis onmiddellijk en niet pas achteraf: je bent continu in control en geen nieuws is goed nieuws.”

“De frequentie van de alerts kun je instellen zoals je wilt: direct een e-mail bij een kritische gebeurtenis, of een dag- of weekoverzicht. Denk bijvoorbeeld aan een alert voor alle nieuw aangemaakte projecten in een bepaalde week. “We experimenteren ook om alerts via WhatsApp te kunnen ontvangen, zodat de gebruiker kan kiezen voor de voor hem of haar meest prettige manier van informeren.”

Met een eenduidige bron, machine learning en alerts is de stap naar voorspelling vlot gemaakt. “Je kan dan nieuwe informatie creëren door data uit verschillende databronnen te combineren om voorspellingen te maken.” illustreert Coutinho. “Dan kan je er veel eerder op inhaken.”

What’s next?

Alles voorspellende software, zover is het doorgaans nog niet. “Begin met de huidige processen en werkwijzen, waar kan het efficiënter of effectiever” trekt Bruinaars ons weer naar het hier en nu. “Richt je op meer automatisering en minder handmatig, meer en sneller signaleren, meer naar realtime en zet stappen richting continuous monitoring.”

Is de financiële functie straks te automatiseren? “Nee hoor dat verwacht ik niet, mensen blijven nodig. Alleen zullen minder mensen meer gaan doen.” Dankzij de verdergaande automatisering zal het werk wel interessanter worden. Beschikbare tijd kan beter worden ingezet, minder rapportages opstellen, maar die tijd bestreden aan analyseren, signaleren en kwaliteitsverbeteringen bijvoorbeeld.”

Met een eenduidige bron, machine learning en alerts is de stap naar voorspelling vlot gemaakt. “Je kan dan laten voorspellen op instroom- en uitstroomcijfers, en inzicht in voortgang van projecten,” illustreert Coutinho (foto). “Dan kan je er veel eerder op inhaken.”

Lees ook: People First