Meer Werkgeluk door Vergaderen

Door Rik Nijkamp

Werkgeluk en vergaderen staan niet vaak in dezelfde zin. In ieder geval niet zonder dat er een stevige ontkenning tussen wordt geplaatst. En dat is jammer, want als sociale wezens vinden we niets leuker dan samen iets te ondernemen en over van alles en nog wat te praten. Dus het samenkomen met anderen is niet het ergste aan vergaderen. Het is de manier waarop het allemaal gebeurt. En daar kunnen we iets aan doen. Met elkaar overleggen is zo belangrijk in ons sociaal georganiseerde werk. Het is de smeerolie van het samenwerken. Dat moet juist leuk zijn!

Veel gehoorde pijnpunten inzake vergaderingen zijn o.a. dat het niets oplevert, dat acties niet worden opgevolgd, deelnemers geen focus hebben, mensen te laat komen, de voorzitter niet in vorm is, het niets oplevert en dat het ook prima zonder vergadering had gekund.

Kijkend naar verschillende onderzoeken zie je dat 96 procent wel eens een vergadering ‘skipt’, 39 procent wel eens in slaap is gesukkeld, 45 procent stress heeft door het aantal vergaderingen dat ze bij moeten wonen, 73 procent andere werkzaamheden uitvoert tijdens vergaderingen en maar liefst 47 procent vergaderingen als grootste tijdsverspilling van het werken ziet.

Online worden we ook niet geprikkeld ons vergadergedrag te wijzigen. Ongeschoren in je badjas achter de laptop, de neusharen van de collega tellend en een kijkje in de huishouding van je gesprekspartner in de vorm van inrichting, huisdieren, partner en kinderen. We hebben de werkplek van kantoor naar ‘digitaal thuis’ verplaatst zonder er goed bij stil te staan.

Het boek Vergader jezelf Gelukkig legt uit wat je met eenvoudige, en vaak ook speelse oplossingen eraan kunt doen om jezelf gelukkig te vergaderen, online en offline. Want het moet echt leuker als je er ook gelukkig van wilt worden.

Waarom moet ik meedoen?
Het start met de vraag waarom je überhaupt moet vergaderen en waarom jij daarbij moet zijn? Dat is natuurlijk de hamvraag als je alweer een uitnodiging ontvangt. Het eerste antwoord dat je nodig hebt is wat de doelstelling van de vergadering is. Als het doel helder is, wil dat nog niet zeggen dat het ook zinnig is om te overleggen. Als er een obstakel is, dat niet zonder overleg weg te nemen is, dan is het zinnig om te vergaderen. Zie het als een basketbalwedstrijd. Het doel is winnen, maar als het even niet loopt dan komt de ‘Time out’ om te overleggen wat er nodig is om het doel te halen.

Als je wordt uitgenodigd wil je weten met welke reden je mee zou moeten doen. Er zijn maar drie redenen mogelijk: halen, brengen of helpen. Als je komt ‘halen’ dan heb jij de uitkomst van de vergadering nodig, anders loopt het werk vast. Als je wordt gevraagd om te ‘brengen’ dan weet jij of kun jij iets dat de anderen nodig hebben. En als jij komt ‘helpen’, dan kom jij het proces begeleiden.

Hoe organiseer ik een goede vergadering?
Als helder is waarom er moet worden vergaderd en wie er met welke reden bij moet zijn, dan wil je natuurlijk ook weten of het overleg goed voorbereid is. Als jij degene bent die een vergadering organiseert, wil je voorkomen dat de noodzaak en uitvoering van jouw bijeenkomst ter discussie komt te staan. Veel vergaderingen missen scherpte omdat de organisator maar één manier van vergaderen kent: met z’n allen om tafel en één voor één de punten afslaan. We noemen dat het Vergaderhamersyndroom. Als je elk probleem ziet als een spijker, is een hamer altijd de oplossing.

Met een helder te bereiken doel voor ogen wil je bij mensen de juiste (vergader)mindset realiseren. Zie het als een muzikant. Je gaat optreden, welk gevoel wil je de mensen laten ervaren en met welke mindset wil je dat ze naar huis gaan. Daar heb je invloed op. Bij het vergaderen dient er ook een gezonde balans te zijn tussen inhoud, proces en mensen. Een mislukte vergadering is altijd terug te herleiden op onvoldoende aandacht voor één van deze zaken.

Kunnen we het lekker kort houden?
Als iedere vergadering op tijd en met resultaat eindigt zou dat al enkele grote pijnpunten wegnemen en meerdere mensen blij maken. Daarvoor is er het vergaderverloop. Het legt vast hoe je start door de doelstelling, de verwachtingen en een goede check-in te bevestigen. Hoe je vervolgens tijdens de vergadering die start kunt gebruiken om de focus te bewaren inclusief een parkeerplaats voor punten die niet op de agenda stonden. En hoe je de afsluiting van de vergadering gebruikt om het rendement, de uitkomst van de bespreking, actiegericht verankert zodat iedereen met energie en de juiste mindset het overleg verlaat.

Vergaderen in 2021
Als we straks weer terug mogen naar ons werk, dan hebben we ons werk toch wel geherdefinieerd? Laten we dan in de hybride vorm van off- en online werken wel afspraken hebben gemaakt over het vergaderen. Niet hoogover bepalen zoveel doen we offline en zoveel online, maar stilstaan waarom we vergaderen en wie daarbij moeten zijn om dan pas te kijken welke vorm daarvoor het meest treffend is.

Vergaderen is zoveel meer dan bij elkaar in een hok of op een schermpje door wat onderwerpen heen akkeren. Het speelt een fundamentele rol in organisaties, en zou veel meer aandacht moeten krijgen dan het nu krijgt. In veel organisaties is het verworden tot een automatisme en verankerd in de kleilaag van de organisatie waar we niet meer bij stilstaan, laat staan dat we ons erin scholen.

Iedere organisatie spant zich in om een gezonde bedrijfscultuur te hebben met een duidelijke identiteit. Je medewerkers moeten die cultuur oprecht voelen en actief uitdragen. In die bedrijfscultuur hoort een visie op vergaderen thuis. Dat klinkt misschien vreemd, maar bedenk eens hoeveel tijd je met collega’s, klanten en externen doorbrengt in overleg. En hoeveel van die tijd negatief wordt beoordeeld. Dat kost tijd, rendement, en vooral veel geluk.

Sta erbij stil en er wordt zinvoller en minder vergadert, alle aanwezigen krijgen wat ze nodig hebben en iedereen gaat energiek aan de slag. Daar varen alle organisaties en mensen wel bij!

Door Rik Nijkamp. Hij is organisatieadviseur en co-auteur van ‘Vergader Jezelf Gelukkig’ en ‘De toekomst begint nu’.