Meer rendement uit werkkapitaal

Verstandig ‘credit management beleid’ verdient in deze periode topprioriteit. Het kredietrisico neemt toe, het kapitaalbeslag stijgt en tegelijkertijd staat de omzet onder druk door afnemende bedrijvigheid. Hierdoor komt er minder geld binnen in een tijd dat financiële middelen moeilijker aan te trekken zijn. Bedrijven kunnen daardoor geconfronteerd worden met aanzienlijke liquiditeitsproblemen. 

Om het werkkapitaal zo rendabel mogelijk in te zetten zal er een goede balans moeten worden gevonden tussen betalingsrisico’s, kapitaalbeslag en omzet. Dit vereist een goede samenwerking van de afdelingen verkoop en financiën èn betrokkenheid van credit management nog voor de contracten met (potentiële) opdrachtgevers worden gesloten.

In economische slechte tijden zijn financiële middelen schaars en stijgen de afboekingen op debiteuren. Bovendien is sinds de kredietcrisis meer dan ooit duidelijk dat verantwoorde kredietverlening een gedegen risicomanagement vereist. Tegelijkertijd is het vooral in deze tijd belangrijk vaste klanten te behouden. Dit geeft het speelveld aan waarin een bedrijf aan de verkoopzijde opereert.

Risicomanagement
Waar goederen en diensten worden geleverd, worden risico’s gelopen. Het is de gewoonte om bij verkoop aan zakelijke afnemers uitstel van betaling (zogenoemd leverancierskrediet) te verlenen, waarmee uitstaande debiteuren worden gecreëerd. In de product- of dienstenketen werkt dit vertragende effect door tot aan de uiteindelijke consument die de rekening in veel gevallen cash of met pin betaalt.

In een gemiddeld bedrijf buiten de detailhandel wordt vrijwel de gehele omzet op rekening verkocht. Het uitgangspunt daarbij is dat verwachte commerciële resultaten zich ook daadwerkelijk gaan vertalen in inkomende kasstromen. ‘Niet-betaalde omzet is immers geen omzet’. Levering aan onbetrouwbare afnemers kan de omzet weliswaar sterk verhogen, maar als het risico op non-betaling groter wordt, is een bedrijf uiteindelijk slechter af doordat de winst wordt aangetast. Het is goed om je hier voortdurend van bewust te zijn.

Credit management is breder dan de beheersing van debiteurenrsico’s. Het omvat namelijk de activiteiten die erop gericht zijn om de gerealiseerde omzet te maximaliseren en de kosten van kapitaalbeslag, betalingsrisico’s en inning te minimaliseren. Dit betekent dat de marge op de debiteur en de kosten van het kapitaalbeslag ook meegewogen worden in de besluitvorming over leverancierskrediet. Waar de optimale verhouding ligt, moet voor elk geval individueel worden beoordeeld.

Het werkveld van credit management strekt zich idealiter uit van de eerste fase van ordering tot en met de ontvangst van de betaling. De anticiperende werking vroeg in het verkoopproces is hierbij cruciaal.

Werkkapitaal
Uiteindelijk gaat het er bedrijfsbreed om dat credit management een bijdrage levert aan het zo rendabel mogelijk inzetten van het ‘schaarse’ werkkapitaal. Soms moet hiervoor ‘nee’ worden verkocht als het betalingsrisico te hoog is, terwijl een andere keer in een vergelijkbaar geval genoegen kan worden genomen met een langere betalingstermijn, als de winstgevendheid van de relatie dit interessant maakt.

Credit management kan op deze wijze een bijdrage leveren aan het realiseren van groeidoelstellingen of versterking van de financiële weerbaarheid. Financiële middelen die worden vrijgemaakt, kunnen bijvoorbeeld worden ingezet om de omzet in een ander segment of in een ander land te laten groeien of de reserves aan te vullen.

In een ideale situatie wordt met het opgestelde kredietbeleid (‘credit policy’) op veranderingen in het bedrijf en in de omgeving ingespeeld. Zo kan een credit manager zich afvragen: matchen de inkomende en uitgaande geldstroom wel goed? Ontwikkelt de rente zich in ons voor- of nadeel? Wat is ons risicoprofiel en geeft dit aanleiding tot aanpassing van het beleid? De praktijk wijst uit dat hier nog veel winst te behalen is.

In het algemeen kan worden gesteld dat credit management een actieve en dynamische manier van controleren en sturen is om de financiële middelen op de meest rendabele wijze in te zetten. Hierbij hoort het bewaken van de betalingstermijn, maar ook een kritische houding ten aanzien van de huidige debiteurenportefeuille.

Het werkveld van credit management vereist kennis over relaties (de wereld achter de debiteur), contracten, historie èn het eigen bedrijf. Voor succes is daarbij interne communicatie met de betrokken afdelingen, informatiedeling en een flinke dosis creativiteit van doorslaggevend belang. Relevante vragen zijn: wat is het rendement op een klant? Is de relatie zowel op korte termijn als op langere termijn wel profijtelijk genoeg? Is de relatie van strategisch belang?

Het antwoord hierop hangt onder andere samen met het karakter en risicoprofiel van de relatie, de lengte van de betalingstermijn, het actuele rentetarief, de marge en de omzet. Bij de afwegingen waar een bedrijf in dit verband voor staat, kan overigens gebruik gemaakt worden van externe hulpmiddelen zoals beschikbare kredietinformatie over afnemers en bancaire en verzekeringsproducten.

Veranderende betalingsmoraal
Het belang van credit management hangt nauw samen met de betalingsmoraal en de ontwikkelingen daarin. Hoewel de debiteurentermijn in Nederland op langere termijn een trendmatige daling laat zien, wordt nog altijd meer dan 40 procent van de facturen niet op tijd betaald. Zowel het algemeen economisch klimaat als bedrijfsspecifieke eigenschappen zijn hierop van invloed. Zo zijn het land waar de debiteur is gevestigd, de sector waarin een bedrijf opereert en de omvang van het bedrijf belangrijk.

Ook zijn er structurele veranderingen in de economie die de betalingsmoraal beïnvloeden: productketens globaliseren; het aantal schakels in de keten neemt toe; contact vindt steeds vaker digitaal plaats, waardoor contractpartijen elkaar lang niet altijd goed genoeg kennen. De economische omgeving waarin bedrijven opereren, is mede door deze ontwikkelingen de afgelopen jaren aanzienlijk complexer geworden. Dit heeft nadelige gevolgen voor de betalingsmoraal.

Een andere structuurverandering is de ‘verdienstelijking’ van de Nederlandse economie. Door de afnemende kapitaalintensiteit vormen debiteuren een steeds groter deel van de totale bezittingen op de balans (de activa),  De kwaliteit van de uitstaande portefeuille is daarmee belangrijker geworden voor het risicoprofiel van bedrijven. Nederlandse bedrijven exporteren daarbij steeds vaker naar landen waar de betalingsmoraal lager is.

Uit onderzoek blijkt dat er aanzienlijke verschillen tussen exportlanden bestaan. Tezamen met de hiervoor genoemde ontwikkelingen zorgt dit ervoor dat het belang van credit management groter wordt.

Los van deze lange termijnontwikkelingen vraagt de cycliciteit van betaalgedrag om aandacht. De uitzonderlijke economische situatie van 2009 versterkt dit nog. Credit management verdient daarom juist nu topprioriteit. Immers: het kredietrisico neemt toe door een stijgend aantal faillissementen, het kapitaalbeslag stijgt door langere debiteurentermijnen en tegelijkertijd staat de omzet onder druk door afnemende bedrijvigheid. Daarnast wijst de  praktijk wijst dat vooral grote afnemers in slechte economische tijden vaker eenzijdig hun betalingstermijnen oprekken.

Toch is credit management ook in voorspoedige tijden een belangrijk thema. Door de ruimer beschikbare financiële middelen hebben bedrijven dan vaak minder oog voor credit management en laten de touwtjes vieren. Het gevaar bestaat hierdoor dat de scherpte verdwijnt en de verkeerde gewoontes inslijten bij medewerkers of afnemers. Dit gaat ten koste van de slagkracht van een bedrijf in mindere tijden.

Aandacht voor credit management is dus te allen tijde belangrijk. Als credit management goed is geïmplementeerd, kan een credit manager of controller zich beperken tot gerichte acties om preventief bij te sturen. Het organisatorische bouwwerk moet dan wel zijn opgetuigd. Professioneel credit management begint bij het opstellen van een credit policy en staat of valt met de inrichting van de bedrijfsprocessen en automatisering. Ook dienen zich daarbij strategische vragen aan.

Blijft het credit management in eigen huis of besteed ik het uit? Wordt het kredietrisico afgedekt? Wordt gebruik gemaakt van debiteurenfinanciering om werkkapitaal vrij te maken? Als credit management goed geborgd is, worden in verschillende omstandigheden betere keuzes gemaakt en is een bedrijf beter bestand tegen veranderingen. Een goed functionerend credit managementsysteem zorgt daarmee voor vergroting van de rentabiliteit èn weerbaarheid van een bedrijf door de cyclus heen.

Hoe belangrijk is credit management tenslotte voor uw bedrijf? Onderstaande 5 factoren geven hierin meer inzicht:
1. Sector: de betalingsmoraal varieert per sector, waarin afnemers actief zijn. Zo blijkt uit het verleden dat de betalingsmoraal van bedrijven in de zakelijke dienstverlening beter is dan van bedrijven in de industrie of transportsector. Voor dienstverlenende bedrijven is credit management wel belangrijker, omdat de debiteurenportefeuille hier vaak het grootste deel van het balanstotaal uitmaakt.
2. Bedrijfsgrootte: grote bedrijven kunnen meestal meer druk op ketenpartners uitoefenen dan kleine bedrijven en zijn daardoor minder kwetsbaar. Toch hebben vooral kleinere bedrijven zich vaak niet ingedekt tegen de gevolgen van slecht betalingsgedrag. Aan de andere kant hebben grote ondernemingen vaak een te maken met een grotere omzet en complexiteit, wat om meer aandacht voor credit management vraagt.
3. Aantal afnemers: als het aantal afnemers groter is, neemt het belang van credit management over het algemeen toe, doordat de relatie dan meestal zwakker is en de betalingsloyaliteit vaak afneemt.
4. Gemiddelde verkoopmarge: naarmate een bedrijf een kleinere marge heeft èn een hoog volume genereert, is credit management belangrijker. Het verlies op debiteuren brengt hier naar verhouding immers veel schade toe.
5. Internationalisering: als het omzetaandeel van afnemers in landen met een relatief slechte betalingsmoraal relatief groot is, wordt credit management belangrijker. Voorbeelden zijn landen met een lange (werkelijke) betalingstermijn en/of een hoog verliespercentage op debiteuren, zoals Italië, Spanje en opkomende landen als Hongarije, Polen en Tsjechië.

Rico Luman is werkzaam bij het Economisch Bureau van ING en doet regelmatig onderzoek op het gebied van werkkapitaal in samenwerking met Erik Racké van ING Commercial Finance