Mediation, hoe en of wat?

Door Casper Schouten

Inleiding
Mediation wint terrein. Uit recent onderzoek blijkt dat ook in het bedrijfsleven de behoefte aan het gezamenlijk vinden van oplossingen voor geschillen, groeit. Mediation verdient steeds vaker de voorkeur boven het voeren van langdurige en kostbare juridische procedures waarvan de uitkomst ook nog eens hoogst onzeker is. Maar wat houdt mediation nu precies in? Hoe werkt het? En veel belangrijker nog: wat levert het op?

Wat houdt het in?
In een mediation gaat het er niet om wie gelijk heeft of gelijk zou moeten krijgen. In een mediation spannen partijen zich samen in om, los van de discussie over de juridische standpunten, op basis van hun onderliggende belangen een oplossing te vinden. Daarbij is nodig dat zij bereid zijn naar elkaars verhaal te luisteren, dat zij proberen dit te begrijpen en dat zij rekening houden met elkaars belangen.

Het gaat dus niet om gelijk of ongelijk en ook niet over juridische standpunten. Het gaat er om wat voor de betrokken partijen belangrijk is, wat zij willen bereiken en hoe je met elkaar een oplossing vindt die daarop aansluit.

Hoe werkt het?

Vrijwilligheid
De betrokken partijen doen vrijwillig mee aan de mediation en zij kunnen op elk moment besluiten om met de mediation te stoppen. Dat geldt ook voor de mediator. Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. Uitgangspunt is dat alle deelnemers gemotiveerd zijn om een oplossing te vinden en dat zij ook bereid zijn zich daarvoor in te spannen. Meedoen aan een mediation is hard werken.

Vertrouwelijkheid
Mediation is vertrouwelijk. Alles wat in de mediation besproken wordt blijft onder de deelnemers aan de mediation. De deelnemers tekenen ook voor geheimhouding. Overleg met andere personen of adviseurs is alleen mogelijk als zij ook een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Leidt de mediation niet tot een oplossing, dan kan er geen beroep gedaan worden op hetgeen in de mediation is besproken.

De rol van de mediator
Het is de taak van de mediator om de partijen te begeleiden bij het vinden van een oplossing voor de discussie die hen verdeeld houdt. Hij of zij creëert een veilige omgeving waarin de deelnemers vrijuit met elkaar van gedachten kunnen wisselen en samen naar een oplossing kunnen zoeken. De mediator is onafhankelijk en onpartijdig.

Gezamenlijke gesprekken
Het uitgangspunt is dat er gezamenlijke gesprekken worden gevoerd. Soms is het nuttig om aparte gesprekken te voeren, bijvoorbeeld aan het begin als intake of op een moment dat het overleg vast lijkt te lopen. Ook voor deze aparte gesprekken geldt de vertrouwelijkheid.

Vaststellingsovereenkomst
Leidt de mediation tot een oplossing waar alle deelnemers mee in kunnen stemmen dan worden de gemaakte afspraken schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. De gemaakte afspraken gelden pas als de vaststellingsovereenkomst is ondertekend.

Wat levert het op?
Mediation heeft verschillende voordelen. Het is snel: gemiddeld bestaat een mediation uit drie tot vijf gesprekken in een tijdsperiode van twee tot drie maanden. De kosten zijn, vergeleken met de kosten van een juridische procedure, beperkt van omvang en worden in de regel door partijen 50-50 gedeeld. Het is vaak succesvol: de ervaring leert dat in ongeveer 90 procent van de gevallen afspraken gemaakt kunnen worden en een vaststellingsovereenkomst getekend kan worden. Partijen zitten zelf aan het stuur: anders dan bij een juridische procedure waarvan de uitkomst altijd onzeker is, bepalen partijen in een mediation zelf wat de uitkomst is.

Een voorbeeld uit de praktijk
David Breedveld verkoopt zijn bedrijf aan een veel grotere branchegenoot. Afgesproken wordt dat David nog drie jaar als directeur aan het bedrijf verbonden blijft met een “earn-out” regeling. Er ontstaat onenigheid over de bedrijfsvoering. De koper beëindigt de managementovereenkomst met David en stelt een eigen directeur aan. David verzet zich hiertegen en bereidt met zijn advocaten verschillende juridische procedures voor. Om verdere escalatie te voorkomen besluiten partijen om een mediator in te schakelen. Na twee individuele intakegesprekken en drie gezamenlijke bijeenkomsten, verspreid over een periode van bijna drie maanden, lukt het David en de koper om onder leiding van de mediator afspraken te maken over de afwikkeling van de samenwerking, waarbij David in naam aan het bedrijf verbonden blijft en in een aangepaste rol en voor een beperkte periode ondersteunende werkzaamheden verricht. Met het maken van deze deal besparen beide partijen veel kosten en negatieve energie en nemen zij alsnog in goede harmonie afscheid van elkaar.

Casper Schouten is zakelijk mediator bij ReulingSchutte in Amsterdam