Marktplaats advocatuur Verkeerde vrienden

Los van de taal is het in Spanje zeer nuttig een goede advocaat te hebben wanneer men een gecompliceerde transactie wil sluiten. Als het misloopt, kan een juridische procedure al gauw twee tot drie jaar duren. Procedures in zakelijke geschillen die langer dan vijf jaar hebben geduurd zijn geen uitzondering.

Aanvankelijk koos de aspirant-koper de veilig geachte weg van een telefoontje naar de huisadvocaat in Nederland. “Hebben jullie een naam van een goede advocaat in Spanje?” Die was er natuurlijk, ieder groot kantoor in Nederland heeft een netwerk van zogeheten ‘best friends’. De namen worden zonder vergoeding uitgewisseld; uit Spanje komt wel weer eens een Spaans bedrijf dat in Nederland een advocaat nodig heeft. Uiteraard leidt een dergelijke aanbeveling niet altijd tot de beste keus. Daarom leek het de aspirant-koper ook een goed idee om deze gemakkelijk af te bakenen klus aan te besteden.
De uitverkoren advocaat zou de opdrachtgever moeten bijstaan bij de onderhandelingen over en het schrijven van een overeenkomst tot aankoop van aandelen van een vennootschap die een aantal stukken onroerend goed als activa heeft. Onderdeel van de opdracht was een due diligence-onderzoek naar de staat van onderhoud en eventuele vervuiling van de grond. Hoe lang een dergelijk due diligence-onderzoek duurt is moeilijk van tevoren te schatten; het zou derhalve tegen uurtarief moeten worden uitgevoerd.

Een groep van 23 kantoren bleek interesse te hebben om mee te dingen naar dit werk. De groep bestond uit tien echt Spaanse kantoren, acht Engels/Spaanse, drie echt Amerikaanse kantoren met vestigingen in Madrid en/of Barcelona en een tweetal internationale kantoren (gelieerd aan accountantskantoren). En het ‘best friend’-kantoor van de Nederlandse advocaat? Dat was de op één na hoogste bieder. Het valt verder niet uit te sluiten dat dit kantoor buiten een aanbestedingsprocedure een nog hogere declaratie zou hebben gestuurd. Bovendien ontbeerde dit kantoor een aantal aantrekkelijke kenmerken die de op één na laagste bieder wel bood.

HECHTE BANDEN
De Spaanse kantoren vielen in groten getale af. De oorzaak is mogelijk dat men in Spanje niet vertrouwd is met het verschijnsel aanbesteden van juridisch werk. De banden tussen advocaten en opdrachtgevers zijn in Spanje zeer duurzaam en hecht en daar past een benchmark-exercitie (nog) niet goed bij. Het grootste aantal vragen over het proces van aanbesteden kwam dan ook van de van oorsprong Spaanse kantoren. Het bevestigende antwoord dat het mogelijk is om geld te verliezen bij de uitvoering van een na aanbesteding verkregen opdracht, was nieuw voor hen en heeft er kennelijk toe geleid dat uiteindelijk slechts twee Spaanse kantoren een bod hebben ingediend.

Al snel werd duidelijk dat de kwaliteit en de ervaring van de biedende kantoren niets te wensen overlieten. Het was een klus die ze alle al tientallen keren eerder hadden gedaan. Zodra aan alle ervarings- en kwaliteitseisen is voldaan, verschuiven de selectiecriteria naar individu en prijs. De drie laagst biedende kantoren kwamen op de shortlist omdat buiten die drie geen enkel kantoor een ‘unique selling point’ had dat zijn positie op de shortlist kon rechtvaardigen.

PERSOONLIJK CONTACT
Er werden sessies belegd in Spanje, waar de shortlisters hun schriftelijk ingediende bod nader konden uitleggen en een persoonlijke indruk konden achterlaten op de bedrijfsjurist en de verantwoordelijke commerciële man in Spanje. Niet onbelangrijk natuurlijk, omdat de persoonlijke verhouding met de opdrachtgever niet minder dan goed moet zijn. Wel dient te worden opgemerkt dat het selectieproces door aanbesteding – dat toch al een aanzienlijke hoeveelheid tijd kost – op deze manier nog langer duurde. Dit had ondervangen kunnen worden door de bedrijfsjurist buiten de selectie te houden en hem pas in een later stadium te confronteren met het selectieresultaat. De commerciële man was zeer wel in staat de selectie te maken; de bedrijfsjurist had het proces op afstand kunnen volgen.

Op kwaliteit was het moeilijk kiezen. De twee laagst biedende kantoren kwamen het beste uit de bus op het vlak van intermenselijke verhoudingen. De keuze werd moeilijk, maar uiteindelijk werd toch het op één na goedkoopste kantoor gekozen. Hierbij gaven de volgende elementen de doorslag. In de eerste plaats was er bij het kantoor dat de opdracht kreeg expertise op het rechtsgebied waar de opdrachtgever in de toekomst gebruik van zou kunnen maken. Verder had een van de advocaten, een Vlaming, ooit in Nederland voor een groot advocatenkantoor gewerkt. Ook had het kantoor recentelijk twee Nederlandse bedrijven in de fast moving consumer goods business bijgestaan in aanzienlijke transacties. Tot slot liet de opdrachtgever de combinatie van lumpsum-billing en uurtarieven meewegen voor het due diligence-onderzoek, in de wetenschap dat een lage lumpsum gecombineerd met hoge uurtarieven uiteindelijk duur kan uitpakken.

Paul de Jonge is directeur/general counsel van Legal BenchMarket International B.V. pdejonge@legalbenchmarket.nl