Marktplaats advocatuur: ‘In één klap 5 miljoen euro bespaard’

Een joint venture tussen een Amerikaanse multinational die actief is op het gebied van de chemie en een Turks conglomeraat van ondernemingen had behoefte aan assistentie bij de registratie van 1100 octrooien die door de Amerikaanse multinational zouden worden overgedragen aan de JV.

Tevens wenste men een lumpsum voor het monitoren van eventuele inbreuken op de verkregen octrooien en vastgelegde uurtarieven voor het voeren van procedures.

Het geografische gebied, door de moeders aangeduid als ‘greater Europe’, strekte zich uit van Botswana tot Kazachstan, over 46 Europese, Afrikaanse en Aziatische landen. De duur van de activiteiten was beperkt tot drie jaar. Wat moest dat kosten?

Een indicatie van de kosten was lastig, omdat men niet kon terugvallen op bestaande ervaring bij de JV of bij de moedermaatschappijen. Uiteindelijk is gekozen voor de vaststelling van een hypothetische benchmark, die tot stand zou komen door het gemiddelde van het op één en het op twee na hoogste bod te verhogen met een zeker percentage.

Benaderd werden 24 potentiële bieders met vestigingen in Nederland, België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Frankrijk en Zweden. De meeste op de lijst geplaatste kantoren hadden geen interesse.

Dit was het gevolg van het gemengde karakter van de te verrichten werkzaamheden. Het registreren en monitoren van inbreuken geschiedt doorgaans door octrooibureaus, terwijl het voeren van procedures door advocaten wordt gedaan.

In de Request For Proposal is gekozen voor een hoofd- en onderaannemerschap waarbij cliënt uitsluitend met de hoofdaannemer een overeenkomst zou aangaan.

Uiteindelijk hebben acht kantoren een bod ingediend. Een eerste ronde had tot doel een shortlist van drie vast te stellen. Na aandrang van de vierde en hoogste bieder om toch mee te kunnen bieden in een tweede ronde, is besloten deze bieder toe te laten, omdat het een octrooibureau betrof waar een van de moedermaatschappijen een decennialange relatie mee had.

Zoals uit de grafiek blijkt, heeft deze bieder een drastische prijsverlaging toegepast ten opzichte van zijn eerste bod.

De laagste bieder in de eerste en de tweede ronde bleek bij het indienen van het bod de RFP niet uitputtend te hebben bestudeerd en moest bij de tweede ronde zijn bod aanzienlijk bijstellen (+ 1.000.000 euro).

De variëteit onder de bieders was groot: twee kleine kantoren (< 10 man personeel), één kantoor behorend tot de Londense Magic Circle en het op twee na grootste octrooibureau van Europa.

De hoogste bieder ging aanvankelijk uit van een vermenigvuldiging van het normale registratietarief met het aantal te registreren octrooien.

De laagste bieder moest zijn organisatie tijdelijk uitbreiden met personeel om het werk aan te kunnen. Tevens moest nog begonnen worden met een elektronisch octrooitrackingsysteem.

De winnende bieder bracht als troeven naar voren dat er na verkrijging van het werk kantoren zouden worden geopend in München, Alicante en Brussel. Tevens beschikte dit kantoor over een zeer geavanceerd octrooitrackingsysteem dat zich in de praktijk reeds had bewezen.

De grafiek geeft aan dat bij de tweede ronde de middengroep niet is afgeweken van het eerder ingediende bod.

De besparing ten opzichte van het aanvankelijk door de vaste octrooigemach-
tigde genoemde bedrag was ruim 5 miljoen euro.

Volgende keer een aanbesteding op de financiële markten.

Paul de Jonge (Pdejonge@legalbenchmarket.com) is Managing Director van Legal BenchMarket International