Maken lange dagen u productiever?

‘Maken lange werktijden ons wel productiever?’ Deze vraag stelt Sillicon Valley consultant Alex Soojung-Kim Pang zichzelf in zijn boek ‘Rust in uitvoering’. Hij kwam erachter dat hij tijdens een sabbatical productiever was dan tijdens z’n werk. Daarmee ontkrachtte hij zijn eigen vooringenomen idee dat hoe meer uren we werken, hoe productiever we zijn. Het tegendeel is waar. Lange uren maken is slecht voor de mens en slecht voor de productiviteit. Zowel lichaam als geest rusten uit door actieve rust: schilderen, wandelen, sporten, fietsen, een middagslaapje maar ook dagdromen. Ze bevorderen allemaal de creativiteit en productiviteit. 

1. Zet het 'default netwerk' aan 

Door even geen bewuste aandacht te geven aan zaken om ons heen, komt er ruimte vrij in het brein en ontstaan er ideeën. Dat komt omdat hiermee een deel van ons brein aan het werk wordt gezet dat ook wel het ‘default netwerk’ wordt genoemd. Terwijl we even afstand nemen van ons werk door bijvoorbeeld een rondje te fietsen, blijft ons brein op de achtergrond gewoon doorwerken aan de problemen. Ineens weten we dan weer wat we moeten doen, hoe we een probleem kunnen oplossen of hoe iets slimmer kan. 

Bewust rust nemen bevordert dan ook de creativiteit en het oplossend vermogen. Een overvolle agenda met ‘nul’ tijd om even bewust wat actieve rust in te lassen is dan ook funest voor de productiviteit. In het rapport ‘Unlocking human potential’ van Deloitte University Press wordt dit alles bevestigd. We moeten meer en sneller, maar dat kan alleen als we tegelijkertijd ook minder en langzamer gaan. Het gaat om het vinden van een balans tussen deze twee krachten.

Lees alle 10 tips om slimmer te werken in de whitepaper van Netsuite
Slimmer werken: 10 inzichten die tijd opleveren.

2. Multitasking: geen goed idee

Het lijkt zo efficiënt om te multitasken, terwijl we snel ook even een ander taakje afronden. Maar helaas. Mensen kunnen niet multitasken. Mannen niet. Maar vrouwen ook niet. 

Onze hersenen kunnen namelijk geen aandacht verdelen. Ze kunnen maar één informatieverwerkend proces tegelijk aan. Tenzij het een geautomatiseerd proces betreft zoals lopen of fietsen. Maar gebeurt er iets onverwachts op straat terwijl we lopend aan het bellen zijn, dan haperen beide activiteiten meteen. Zodra het automatisch proces wordt verstoord, gaat het alsnog mis. 

Wanneer we aandacht moeten geven aan het één, zijn we niet in staat om ook aandacht te geven aan het ander. Doen we dat wel dan maken we onherroepelijk fouten. We proberen alle ballen tegelijk in de lucht te houden en dit ondertussen ook nog even de wereld in te twitteren. Maar dat is bepaald niet productief omdat we hierdoor foute beslissingen nemen, verkeerde informatie doorspelen, mails slecht lezen en hierdoor kansen missen. 

Wat we hooguit wél kunnen, is het snel schakelen tussen twee activiteiten: ‘task switching’. Maar ook dit komt met een kanttekening. Door snel achter elkaar van taken te wisselen, verliezen we ook tijd. 

Onze hersenen moeten namelijk weer in positie worden gebracht om verder te kunnen met een andere taak. Eerst de ene taak afronden en dan pas naar de volgende taak, is dan ook het meest efficiënt.

3. Concentreer met de pomodorotechniek 

Franceso Cirello wijdde er een heel boek aan: De Pomodoro Techniek. Door deze tijdmanagementtechniek toe te passen kunnen we ons beter concentreren en onze taken sneller afkrijgen. Het idee is simpel: zet de wekker op 25 minuten en werk gedurende deze tijd geconcentreerd aan een taak. Zodra de tijd voorbij is zetten we de wekker weer: nu voor 5 minuten rust. Doe dit vier keer achter elkaar, neem dan een langere pauze van een kwartier tot een half uur en begin weer opnieuw.

Het is een beproefde methode om uren lang achter elkaar geconcentreerd te kunnen werken. Tussentijdse verstoringen zoals dringende e-mails moeten wachten tot na de 25 minuten. En dat geeft rust. De methode is vooral nuttig in een afgesloten omgeving waarin we aan een taak moeten werken waarvoor we weinig tot geen anderen nodig hebben.

4. Pas het Derk-Principe toe: doe eerst de rot klussen 

Het rapport dat nog af moet, het moeilijke gesprek met een medewerker, de speech die we moeten voorbereiden, het zijn allemaal klussen die we het liefst uitstellen. Het probleem van uitstel van taken die weerstand bij ons oproepen, is echter dat deze als een donkere wolk om ons heen blijft hangen. Het feit dat we er op enig moment mee aan de slag moéten, leidt ons af en geeft een onrustig gevoel. Het beïnvloedt ons concentratievermogen en ons onderbewustzijn herinnert ons er de hele dag aan – op momenten die we niet kunnen voorzien – dat we deze taken nog in het vooruitzicht hebben. De knoop die we voelen in de maag negeren we, maar weg gaat ie niet. 

Kortom: uitstel leidt af en geeft een vervelend gevoel. Door de rotklussen meteen aan het begin van de dag op te pakken is de spreekwoordelijke brom uit het oor. De zin en de positieve energie zijn weer terug en de productiviteit neemt weer toe.

5. Mindfulness werkt

Mindfulness kan stress verminderen, een gevoel van welbevinden versterken en de productiviteit vergroten. Er zijn inmiddels talloze wetenschappelijke publicaties verschenen die dit onderschrijven. Niet voor niets wordt mindfulness in verschillende landen erkend als behandelmethode voor depressie. En niet voor niets vergoeden sommige verzekeraars trainingen over dit onderwerp voor klanten met stressklachten. 

De meeste mensen die zo’n training hebben gevolgd, ervaren daarna minder lichamelijke en psychische klachten, hebben meer energie, voelen zich meer ontspannen, slapen beter en kunnen makkelijker met stressvolle situaties omgaan. In het kort gaat het er bij mindfulness om dat we de wereld zonder (voor)oordeel kunnen waarnemen. We leren ons bewust te zijn van wat er in ons en om ons heen gebeurt. 

Niet gisteren of morgen, maar nu. We zetten de automatische piloot op uit en onze aandacht op ‘aan’. Daardoor zijn we in staat om betere weloverwogen beslissingen te nemen.