Maarten de Jong, Securitas: Strak plannen, direct signaleren

Hoe typeert u Securitas?
‘Een beveiligingsbedrijf dat groot is wat betreft aantal medewerkers, maar dat de charme heeft van een klein bedrijf. Het is een hele platte organisatie: we hebben een algemeen directeur, de managers die verantwoordelijk zijn voor zowel de klant als de medewerkers in een area of een branch en als belangrijkste: onze beveiligers. Het management is toegankelijk; je hoeft niet eerst langs drie secretaresses voor je iemand te spreken krijgt.

Van oudsher is de beveiliging een urenbranche; vaak worden beveiligingsmedewerkers per uur bij klanten ingezet. Bij Securitas is dit aan het veranderen: steeds meer proberen we onze klanten een totaaloplossing te bieden. Dat betekent dat we de beveiliging in zijn geheel op ons nemen en daarvoor een vast bedrag per maand in rekening brengen. Onze oplossing hoeft dan niet alleen te bestaan uit beveiligingsmedewerkers, maar we zetten bijvoorbeeld ook technologische middelen in.’

Wat betekent dat voor de werkzaamheden van de financiële afdeling?
‘Het werken op uurbasis vraagt veel van onze salarisadministratie. We werken nauw samen met de branches, die ons op de eerste werkdag van de nieuwe periode van vier weken de gewerkte uren doorgeven. Op de vierde dag betalen wij dan het salaris al uit, inclusief reiskostenvergoeding, onregelmatigheidstoeslag, enzovoorts. Zeker laatstgenoemde toeslag maakt de salarisverwerking bij ons behoorlijk complex, dus het is best bijzonder dat wij dat zo snel kunnen verwerken.

Naar mijn weten zijn wij de enige beveiligingsorganisatie die dat doet; anderen werken op voorschotbasis. Medewerkers krijgen dan hun basisloon plus een voorschot op de onregelmatigheidstoeslag. Bij ons weten medewerkers gelijk waar ze aan toe zijn, dat waarderen ze zeker. Voorwaarde is een strak proces, waar wij constant bovenop zitten.’

Is jullie factureringsproces net zo strak gemanaged?
‘Ja, dat proces verloopt vrijwel identiek. Op de eerste dag van de nieuwe maand sturen de branchemanagers ons de facturen kant en klaar toe. Wij controleren ze en de volgende dag gaan ze naar de klant.

Dat de branchemanagers zelf de facturen maken, is vrij nieuw. Voorheen kregen wij de uren aangeleverd vanuit de planning en maakten wij de facturen. Dat de branch managers dat nu doen heeft meerdere voordelen: er is meer controle bij de bron en de betrokkenheid van de branches bij de facturen is groter. Voorheen was de facturering toch een beetje een ver-van-mijn-bed-show. Bovendien werkt het voor hen motiverend om de nota’s de deur uit te zien gaan. Je ziet direct waar je het voor doet.

Ten slotte levert het voordeel op bij de debiteurenadministratie. De branchemanagers spreken hun klanten regelmatig, dus als er een betalingsachterstand is, kunnen zij direct aan de bel trekken en eventuele problemen bespreken en oplossen.’

Is debiteurenbeheer een hot issue?
‘Het is de zesde en golden finger van onze six finger-rapportage. De manier waarop Securitas rapporteert en evalueert, kan op zes vingers geteld worden. Dat houdt in dat we onze rapportages beperken tot de belangrijkste issues en die alleen sturen naar de persoon die voor dat onderdeel verantwoordelijk is.

De golden finger, days sales outstanding, is er later aan toegevoegd, toen Securitas actief werd in Zuid-Europa. Op dat moment werd duidelijk dat het daar niet gebruikelijk is om binnen dertig dagen te betalen en werd de noodzaak van actief debiteurenbeleid groter. Overigens is ons uitgangspunt: als een klant tevreden is, betaalt hij op tijd. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar als er veel klanten zijn die slecht betalen, zegt dat iets over de dienstverlening.’

Wat zijn de andere vijf vingers?
‘Om te beginnen new sales, het aantal verkochte nieuwe opdrachten. Twee is net change, de netto wijzigingen in het portfolio op basis van de omzet. Met deze twee zaken kun je in de gaten houden hoe het portfolio zich ontwikkelt. Drie is invoicing: alles wat je doet factureren. Vervolgens komt contribution 1, de bruto marge, en tenslotte overhead. Dat zijn de vaste kosten. De zes vingers samen vormen de basis voor winstgevendheid. Het is een mooi systeem; het model creëert duidelijkheid en brengt focus aan, waardoor je alle belangrijke informatie boven tafel krijgt.’

Waar bent u trots op?
‘Het geautomatiseerde crediteurensysteem dat we anderhalf jaar geleden in gebruik hebben genomen werkt erg goed. De facturen komen hier centraal binnen, wij scannen ze en vervolgens gaan ze digitaal naar de branchemanagers die de nota’s op hun scherm zien en deze elektronisch kunnen fiatteren. Het is veel makkelijker om het overzicht te bewaren en er raakt niks meer kwijt. Dankzij dit soort automatiseringsslagen is onze afdeling in de afgelopen jaren met dertig procent gekrompen.’

Wat kan er beter?
‘We willen ons managementinformatiesysteem nog verder verbeteren. Op zich loopt het wel, maar het is nog teveel handwerk en er is meer mogelijk dan we nu doen. Zo willen we graag een betere controle op de uren: worden alle uren daadwerkelijk gefactureerd? Ook zou het prettig zijn om nog meer inzicht te hebben in de marges. Het business intelligence-systeem van Cognos werkt heel goed, maar we willen dat nog beter inrichten zodat we er nog betere rapportages uit kunnen halen.’

Nog meer wensen?
‘In de toekomst willen we de focus nog meer leggen op niet-financiële stuurvariabelen. Informatie over uren, productiviteit – ziekteverzuim, personeelsverloop – kunnen koppelen aan tariefsinformatie en loonkosten. Dat kan nu ook al, maar pas aan het einde van de maand. Als we informatie sneller boven tafel hebben, kunnen de branch managers hier ook eerder op inspelen en zo nodig van dag tot dag bijsturen.

Waarschijnlijk houden we de signalering hier centraal en geven we alleen afwijkingen door aan de branchemanagers. Anders krijgen zij teveel informatie op zich afgevuurd. Onze branchemanagers zijn ook peoplemanagers en ze onderhouden nauw contact met hun klanten, dus het is heel belangrijk dat zij alleen dié informatie op zich afgevuurd krijgen die ze daadwerkelijk kunnen gebruiken.’

Persoonlijk

Naam: Maarten de Jong
Functie: financieel directeur
Bedrijf: Securitas
Leeftijd: 47 jaar
Hobby’s: lezen, schaken, fietsen, concerten bezoeken en uit eten gaan
Opleiding: algemene economie, Vrije Universiteit Amsterdam
Loopbaan: begonnen bij het ministerie van Economische zaken, maar ook daar al nauw betrokken bij het bedrijfsleven. Overgestapt naar PTT Post, daar betrokken bij de oprichting van het beveiligingsbedrijf KPN Risicom. Dat bedrijf is vervolgens overgenomen door VNV, dat vervolgens is ingelijfd door Securitas

Bedrijf: Securitas
Aantal medewerkers totaal: 4750
Aantal medewerkers financiële team: 13
Typering team: een geoliede machine met een variabele samenstelling
Systemen: ASW Financials, business intelligence van Cognos, BasWare, Argentis (debiteurenbeheer), Coins (factureringssysteem) en HFM (voor rapportage aan Zweden)