Lang leve de Nieuwe Business Controller!

Even is er verwarring in de met CFO’s afgeladen zaal ergens in de catacomben van het fraaie Louwman Museum. Twee gasten van de Controlyse-sessie op FM Dag brommen dat ze verandering niet zien zitten, dat ze geen tijd hebben, dat alles toch altijd maar tegenzit, dat achteruitgang beter is dan vooruitgang… Als de rest van de bezoekers door heeft dat het hier om bewust tegenstribbelende acteurs gaat, heeft Johan de Kleuver, psycholoog en trainer van Controlyse, definitief de aandacht van de wél serieuze bezoekers te pakken.

Samen met directeur Harold den Heijer laat hij zien dat het ‘oude business control’ organisaties niet verder helpt, maar slechts leidt tot grijze middelmaat. Bij Controlyse zijn ze ervan overtuigd dat er een nieuw soort business control nodig is om adequaat te kunnen blijven participeren op veranderingen van buitenaf, om kansen ook daadwerkelijk te benutten. Met een control team dat nou eens níet die vermeend veilige weg kiest door telkens weer aan de handrem te trekken, maar de organisatie juist bijstaat met scenario’s die getuigen van lef, van positiviteit, van groei. Ja, de business controller als navigator.

Toch lijken er maar weinig succesverhalen te bestaan waarin de scenario’s en adviezen van de business controller aantoonbaar bijgedragen hebben aan succes. Ja, opstellen als de ‘kritische vriend’. Maar voorspellingen en concrete adviezen die leiden tot versnelling zijn bijzonder spaarzaam. Hoe komt dat toch?

Tien obstakels voor controllers
Johan de Kleuver geeft tijdens de sessie aan dat er wel tien obstakels worden genoemd door ondervraagde controllers. Waarbij met name ‘gebrek aan tijd’, ‘de basis is niet op orde, wij moeten weer eens de gaten van anderen dichtlopen’, ‘het management nodigt mij niet uit als adviseur’ en ‘het controlteam is geen team, maar hangt als los zand aan elkaar’, worden genoemd.

Van die gewenste ‘navigator-rol’, is maar zelden sprake. Anno 2021 zijn veel business controllers nog steeds aan het worstelen om zichzelf in die positie te manoeuvreren. Harold den Heijer van Controlyse: “Lees er een willekeurige business controller cv op na. Er staat zelden in dat hij of zij vooral bezig is geweest met managers te adviseren en zo organisaties op het pad van succes heeft geleid. En als er voorkomt, dan is het in een lijst met andere activiteiten. Zoals het stroomlijnen van administratieve processen, de implementatie van systemen en tooling, het verzorgen van rapportages en het doen van verantwoordingen.”

Ook bij de opleidingen voor business controllers staan vooruitkijken, scenario’s maken en adviesvaardigheden niet centraal. Natuurlijk is vakinhoudelijke kennis belangrijk. Dat is de basis. Maar de vertaalslag naar de praktijk, de toetsing van scenario’s en het weer omzetten naar concrete adviezen, is ook hier onderbelicht, zo weten ze bij Controlyse.

Harold den Heijer: “Ik durf de stelling aan dat, zolang een business controller zijn toegevoegde waarde niet kan uitleggen op de verjaardag van ome Henk, hij of zij ook moeite zal houden om in positie te komen. Ondanks dat business controllers goed zijn opgeleid, kopstudies doen en hard werken.”

Vacature: schaap met de vijf poten
Tijdens de sessie toont Johan de Kleuver van Controlyse ‘zo maar’ een vacaturetekst voor een business controller, geplukt uit de Nationale Vacaturebank. ‘Heb jij een sterk analytisch vermogen en werk je oplossingsgericht? Schuilt er een echte ‘business partner’ in jou, met sterke communicatieve vaardigheden? Als business controller van onze organisatie weet jij álle ins en outs van de markt en weet jij voorspellingen te doen voor de toekomst. En met kritische blik treed jij op als een echte business partner.’

Waarna de werkzaamheden, behorend tot het takenpakket van dit zo naarstig gezochte schaap met de vijf poten volgt: ‘Verwerken van financiële gegevens, zoals declaraties, facturen, boekingen. Controleren van de koppeling tussen rekeningen zoals grootboek van debiteuren, crediteuren en activa. Opstellen van inkoopfacturen. Verzorgen van btw-aangifte.’

Met andere woorden: business control, ach, dat je er wel even bij… Maar, zo is de overtuiging van de professionals van Controlyse: dat is dus absoluut niet zo. Het gaat hier om een job die de volle aandacht vergt. Immers, alleen wanneer een business controller excelleert kan hij of zij leveren wat een organisatie zal helpen overleven in deze exponentieel veranderende wereld; haalbare scenario’s van lef, positiviteit en groei.

‘Ze willen juist mínder budget’
Als hij de zaal vraagt naar de opinie over obstakels – met name dat gebrek aan tijd, het dicht moeten lopen van gaten en het management dat control niet serieus neemt – blijkt dat daar in de praktijk op grote schaal mee wordt geworsteld. Op de vraag van de Controlyse-trainer of het management al dan niet openstaat voor uitbreiding van de capaciteit om die obstakels te doorbreken en dus voor extra budget wil zorgen, zegt een controller, bulkend van het cynisme: “Extra budget? Ze willen juist liever mínder budget…”

Een grondige reset is nodig, zo blijkt wel uit de sessie. Want op de huidige wijze doorgaan met het vak business control is voor niemand goed. Niet voor organisaties, niet voor de CFO en ook niet voor de business controller zelf. Want van het streven om maar dat schaap met de vijf poten te willen zijn, kun je behoorlijk ziek worden, zo werd door Johan de Kleuver nog maar eens fijntjes geconcludeerd.

Hoe al die impasses te doorbreken? Volgens Controlyse is het zaak dat CFO’s meer lef gaan tonen. Omdat zij immers de opstelling van het team bepalen. En een topteam samenstellen, vergt investeringen. Waarbij het niet alleen draait om vergroting van efficiency door het digitaliseren en robotiseren van administratieve processen en fast close. Het gaat ook om jouw organisatie helpen overleven in deze exponentieel veranderende wereld met haalbare scenario’s van lef, positiviteit en groei. En bereid willen zijn hier je nek voor uit te steken.

“Meer business controllers zullen kleur moeten bekennen”, aldus de professionals van Controlyse. “Ben jij in de wieg gelegd voor dit vak? En ben je bereid jezelf te trainen om je achter jouw toekomstscenario’s te scharen en deze met het hoognodige lef te presenteren?”