Kuno Klumpers, Product Line Director Exact: ‘Centrale financiële cockpit is remedie tegen versnipperde administratie’

Voor maar liefst een vijfde (21%) van de middelgrote ondernemingen (50-250 werknemers) vormt het bewaren van overzicht op de financiën van verschillende vestigingen de grootste administratieve uitdaging in 2025. Dit blijkt uit de laatste MKB Barometer, het jaarlijks gepubliceerde onafhankelijke onderzoek van bedrijfssoftware-aanbieder Exact.

Zeker veel groeiende ondernemingen zullen zich hierin herkennen. Wanneer een organisatie uitbreidt, betekent dit tenslotte maar al te vaak ook een uitbreiding van de administratieve organisatie. Zeker als die groei sterk wordt gedreven door fusies en overnames. Dan krijg je er extra businessactiviteiten bij en kan het aantal vestigingen of werkmaatschappijen toenemen. Allemaal zaken die impact hebben op het voeren van de administratie.

Niet out of control raken

En zo kan het dat er ondernemingen zijn met tientallen vestigingen en diverse businessactiviteiten, elk met hun eigen administratie en aparte inrichting per administratie, soms ook nog in verschillende systemen. Dit betekent dat het lastig en tijdrovend is om betrouwbare rapportages op te stellen waarmee de vestigingen met elkaar kunnen worden vergeleken. En al helemaal om een compleet en actueel beeld van de financiële gezondheid van het hele bedrijf te krijgen. En als het al lukt, dan is dit vaak een enorm arbeidsintensieve bezigheid.

Terwijl een actueel beeld nu juist zo belangrijk is: dat maakt een betere strategische besluitvorming mogelijk, kan voorkomen dat een bedrijfsbeleid zozeer wordt ondermijnd dat het bedrijf ‘out of control’ raakt en vermindert de kans op fouten en fraude. Zeker als de governance goed is ingericht is, met eenduidige procedures en controles.

Hier ligt een mooie uitdaging voor de finance professional, om het verschil te maken met standaardisatie, digitalisering en automatisering om klaar te zijn voor de toekomst.

‘Appels met appels’ vergelijken

Gelukkig zijn er mogelijkheden om gebrek aan uniformiteit tegen te gaan, zegt Kuno Klumpers. Belangrijk is in elk geval om te zorgen dat je ‘appels met appels kunt vergelijken’, zoals hij het uitdrukt. Standaardisatie, dus.

Een belangrijke stap op weg naar standaardisatie is het gebruik van het Referentie Grootboek Schema (RGS). Dit is een standaard die uniform toegepast kan worden in alle Nederlandse administraties van een bedrijf. De Premium edities van Exact Online bieden ondersteuning voor RGS; het heeft zelfs een model ontwikkeld dat met behulp van AI automatisch RGS-codes kan toewijzen aan grootboekrekeningen. “Op het moment dat RGS door elke administratie wordt toegepast, kun je out-of-the-box over het geheel rapporteren met de zekerheid dat de rapportage compleet is.”

En dat niet alleen. Invoering van RGS biedt ook andere mogelijkheden. Met Smart Closing wordt het bijvoorbeeld mogelijk de periodieke maandafsluiting te automatiseren via automatische en slimme checklists. Betrouwbare analyses en voorspellingen komen ook binnen bereik, omdat je data realtime en betrouwbaar zijn. Daarnaast biedt Exact via RGS de mogelijkheid om jouw data met de sector te vergelijken waarin je werkzaam bent. Cijfers zijn gebaseerd op de geanonimiseerde data van duizenden administraties.

Een andere belangrijke, doelgerichte stap naar verdere standaardisatie is het gebruik van moderne betaal- en bankoplossingen in het systeem. Deze oplossingen automatiseren het betaal- en bankverkeer en zorgen voor een actueel beeld van de liquiditeit.

Procesoptimalisatie

Om te kunnen profiteren van deze mogelijkheden is het van belang dat de kansen voor procesoptimalisatie worden benut. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van AI in debiteurenbeheer en het geautomatiseerd verwerken van in- en verkoopfacturen. Standaardisatie krijgt ook vorm door dezelfde procedures af te dwingen die vervolgens gedigitaliseerd worden toegepast door het instellen van workflows .

Klumpers noemt bijvoorbeeld het vier-ogenprincipe: “Op het moment dat er een bankrekeningnummer gewijzigd wordt, moet iemand anders daar goedkeuring op geven. Ook voor het aanmaken van grootboekrekeningen of het wijzigen van andere stamgegevens zijn dergelijke controles belangrijk.” Op het moment dat je nu je administratie goed organiseert, digitaliseert en automatiseert, leg je de basis voor generatieve AI om steeds meer taken over te nemen, zodat je klaar bent voor de toekomst. Hier ligt een hele mooie uitdaging voor de finance professional van vandaag.

De centrale financiële cockpit in volle glorie

Als alle administraties zo veel als mogelijk gestandaardiseerd, gedigitaliseerd en geautomatiseerd zijn, wordt het ook mogelijk om vanuit één punt overkoepelend een actueel beeld van de gehele administratie te krijgen.  Onderdeel hiervan is een centrale startpagina die de gebruiker in staat stelt om ‘over alle administraties heen te kijken’. Hierdoor heeft de gebruiker als het ware de beschikking over een financiële cockpit, met een goed inzicht in het financiële reilen en zeilen van het hele bedrijf.

Vanuit die financiële cockpit heeft de gebruiker ook meteen zicht op welk werk er moet worden verricht en is het duidelijker welke taken prioriteit hebben. Het ligt voor de hand om dit overkoepelende dashboard te gebruiken als start van de dag, voor direct inzicht in de financiële positie en het gebruiken voor controles, zodat gestuurd kan worden op uitzonderingen.

De onderliggende administraties zijn immers al grotendeels geautomatiseerd. Shared Service Centers (SSC) voor finance, maar ook organisaties met veel vestigingen, kunnen zo profiteren van veel efficiencyvoordelen. Terwijl het werk voor de groep administraties door financieel medewerkers met de juiste rechten en controles worden beheerd.

Niet alleen kunnen medewerkers hierdoor efficiënter werken, met een minimum aan frictie, een SSC creëert ook een pool van financieel medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheren van meerdere groepen administraties, wat flexibele inzet van personeel mogelijk maakt. Medewerkers kunnen worden ingezet waar de werkdruk het hoogst is, wat zorgt voor een betere benutting van beschikbare resources. Een uitkomst, gezien de krapte op de arbeidsmarkt en de stijgende personeelskosten, een van de top-3 uitdagingen waarmee ondernemers volgens de MKB Barometer mee worstelen.

Verdere groei

Met data-standaardisatie als eerste stap, gevolgd door procesoptimalisatie met automatisering en AI, ontstaat een helder real-time financieel overzicht en een solide basis voor financiële gezondheid. Met de juiste software is er overzicht op de financiën van verschillende vestigingen. Een administratieve uitdaging minder. De weg naar verdere groei ligt weer open.