Kuno Klumpers (Exact): ‘Te laat betaalde facturen zijn een serieus risico voor bedrijven’

Exact peilt jaarlijks met de MKB-barometer, een onafhankelijk onderzoek onder mkb’ers, de stemming onder bedrijven. Naast het personeelstekort en efficiënt werken, staat de financiële gezondheid hoog op de agenda bij ondernemers, vertelt Klumpers. ‘Omzet is één, maar als er niet betaald wordt, dan is die omzet natuurlijk niet zo veel waard, sterker, dan vormt het een risico. De impact van te laat betaalde of onbetaalde facturen is een serieus probleem voor bedrijven.’

Achter facturen aangaan kost veel tijd en energie

Onbetaalde facturen zorgen voor oplopend werkkapitaal, maar vormen ook op andere manieren een risico. Tijd en energie die medewerkers besteden aan het opvolgen van facturen, besteden ze niet aan andere activiteiten. En dat is ook niet goed voor hun motivatie. ‘Mensen willen groeien, willen waarde toevoegen, willen echt een verschil maken. Zeker met het personeelstekort dat veel bedrijven hebben, wil je eigenlijk niet tegen een medewerker zeggen dat die een hele dag klanten moet nabellen. Daar wordt niemand blij van.’

Klumpers ziet dat bedrijven vaak onderschatten hoeveel ze zelf kunnen doen om het facturatieproces zo soepel mogelijk te laten lopen. Als klanten betaling uitstellen of laten liggen, dan is het namelijk zelden uit onwil. Veel vaker wordt een factuur over het hoofd gezien en vergeten, belandt die onbedoeld op een stapel, of is degene die de betaling moet doen met vakantie.

Concrete tips

Klumpers geeft een paar concrete tips om het proces te verbeteren. ‘Zorg dat je zodra je de dienst of de goederen hebt geleverd, de factuur stuurt. Op dat moment is dat namelijk top of mind, dan zijn mensen zich ervan bewust dat ze moeten betalen. Zorg ook voor een heldere factuur. Zet er dus geen betaaltermijn op van zestig dagen. Dan weet je zeker dat de betaling pas na negentig dagen komt. En zorg voor een betaalknop.’

Grote impact betaalknop

Dat laatste is met Exact Online een standaard onderdeel van het abonnement. Dit is het geïntegreerde platform van Exact voor boekhouden en CRM dat ruim 150.000 bedrijven gebruiken. Klumpers: ‘Wij hebben een vergunning bij De Nederlandsche Bank waardoor wij dat zelf kunnen aanbieden. Daardoor is het onderdeel van onze software en zet je met een klik een betaalknop op de factuur. We zien dat dit leidt tot heel goede resultaten. Als die betaalknop wordt ingezet, dan loopt de betaaltermijn gemiddeld terug van bijna 28 naar vijf dagen. 43% betaalt zelfs binnen een dag!’

Automatisering kan ook heel veel betekenen voor het debiteurenbeheer. Gaat de facturatie vanuit de boekhoudsoftware, dan kan die de betaling in de gaten houden. Voor elke factuur die een bepaalde termijn onbetaald blijft, gaat dan automatisch een herinnering uit. kan die termijn en de tone of voice aanpassen op basis van de specifieke kenmerken van de klant. ‘Bij klanten die beter betalen, maak je de toon wat vriendelijker, bij klanten die minder strikt betalen wat strenger. Dan kort je ook de termijn in voordat je de herinnering stuurt. Dat soort maatregelen helpt echt aanzienlijk.’

AI voorspelt moment betaling

, kan de software met AI-voorspellingen doen in welke categorie een klant valt. ‘Daarbij kijken we naar de betaalhistorie, maar ook naar de grootte van de factuur, de omvang van de klant en de sector. Door die verwachting wanneer de klant gaat betalen, kan je ook je aandacht goed verdelen. Stel je hebt tijd om maximaal vijf klanten na te bellen, dan wil je de vijf bellen bij wie je de meeste impact gaat hebben.’

Dat nabellen is ook effectiever als het proces daarvoor goed is gelopen, voegt Klumpers toe. ‘Aan de andere kant van de lijn zit ook gewoon een persoon die snapt dat het vervelend is om te moeten bellen terwijl je je werk goed hebt gedaan en herinneringen hebt gestuurd. Je komt dan binnen op de persoonlijke as en dat heeft echt impact.’

Technologie blijft snel veranderen

De komende jaren zal de technologie zich snel verder ontwikkelen en het debiteurenbeheer makkelijker maken, verwacht Klumpers. E-facturatie komt eraan. Facturen gaan dan direct vanuit de boekhouding naar de boekhouding van de klant. Door regelgeving zal dat zeker voor facturatie naar zakelijke klanten de norm worden.

Op de iets langere termijn zal AI een grote rol gaan spelen bij verdere digitalisering en automatisering. ‘De kern van boekhouden is de combinatie van de inkomende en uitgaande factuurstromen aan de ene kant en de stromen bij de bank aan de andere kant. Dat is de basis voor de financiële administratie. Die twee stromen komen nu al steeds dichter bij elkaar te liggen. AI gaat ervoor zorgen dat we daar chocola van kunnen maken en die twee werelden echt samen gaan komen. Daardoor staan we aan de vooravond van een nieuwe manier van het doen van de administratie en het debiteurenbeheer. Exact heeft hierin al de eerste stappen in gezet.’