Kritische ESG Data: Beleggen eigenaarschap bij sleutelfiguren (deel 3)

De afgelopen maanden ik heb veel collega’s gesproken over hun ESG-ervaringen en de scan Kritische ESG Data. De resultaten waren zo interessant en relevant, dat het heeft geleid tot deze ingelaste blog over het beleggen van eigenaarschap bij sleutelfiguren. Velen verkeren namelijk in de opstartfase. De eerste vraag is dan: waar beginnen we mee en hoe? De volgende vraag luidt: wie is uiteindelijk eigenaar en hoe realiseren we betrokkenheid van alle sleutelfiguren?

Het is volledig terecht hier goed over na te denken. De invoering van CSRD is veelomvattend. Er zijn veel belanghebbenden met een belangrijke rol. Er zijn organisaties waar het wordt behandeld als een heet hangijzer, waaraan niemand zich wil branden. Het resultaat is een impasse. Terwijl nú het moment is om aan de slag te gaan, als je vanaf 2025 aan CSRD moet voldoen.

Aan de ene kant is de urgentie duidelijk. Vanaf 1 januari 2025 moeten de benodigde data geregistreerd worden. Aan de andere kant is er nu nog tijd om verbeteringen door te voeren in de informatievoorziening. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om in 2024 al te experimenteren met specifieke datasets. Eén organisatie is zelfs van plan om in 2024 bepaalde zaken met betrelkking tot ESG op te nemen in het jaarverslag, zodat de accountant ervaring op kan doen met de audit hiervan.

Finance & Control ziet de bui al hangen
Finance & Control voelt in veel gevallen op zijn klompen aan, dat zij waarschijnlijk verantwoordelijk worden voor de rapportage. Als er niet tijdig wordt gestart en de kritische ESG data niet goed vastgelegd en ontsloten worden, hebben zij dus een probleem. Zij moeten met houtje-touwtjeoplossingen en een grote manuele inspanning proberen er iets van te maken. Zij zijn zich ook heel goed bewust dat CSRD de hele keten omvat en dus heel de organisatie raakt. Ze realiseren zich dat het belangrijk is dat de verantwoordelijkheden voor de verschillende aspecten van CSRD worden onderkend en op de juiste plek worden belegd.

Dat geldt ook voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het risicomanagement binnen de organisatie. Natuurlijk vervullen zij een belangrijke rol bij het inschatten van de mogelijke impact op basis van de dubbele materialiteit. Dat geldt ook bij het integreren van ESG als onderdeel van het reguliere risico management. Zij weten echter als geen ander dat realisatie in de operatie gebeurt.

Inkoop is bijvoorbeeld de linking pin met de leveranciers. Verkoop managed de relatie met de klanten. Zij vervullen een belangrijke rol bij het verzamelen van informatie over hoe leveranciers en klanten in de keten met ESG omgaan en welke materiële impact dat heeft voor de eigen organisatie. Bovendien kan inkoop een bijdrage leveren aan ESG door dit mee te nemen in hun beleid bij het selecteren van (nieuwe) leveranciers en in de selectiecriteria bij aanbestedingen. Ook verkoop kan een bijdrage leveren. Als onze klanten ESG belangrijk vinden bij hun selectie van leveranciers, zal verkoop hierop inspelen. Een inspirerend voorbeeld is een hypotheekverstrekker die onder speciale voorwaarden hypotheken verstrekt voor het investeren in het verduurzamen van woningen.

Aan de slag met ESG Data

Welke informatie heb je nodig om te voldoen aan de Europese wetgeving met betrekking tot CSRD? Wat is de impact op de organisatie? Welke verbeteringen moet je doorvoeren in de informatievoorziening in het kader van ESG? De nadruk ligt op het toepassen van de kennis in jouw eigen organisatie. Tijdens de cursus werk je al aan het ontwikkelen van relevante deliverables.

Het is logisch dat HRM een belangrijke rol vervult in het kader van social governance. Dit omvat niet alleen het formuleren van beleid, doelstellingen en acties om resultaten te boeken. Het gaat ook om het registreren en opleveren van data over arbeidskrachten. Dit betreft data over de eigen werknemers maar ook over zzp’ers en bij derden ingehuurde medewerkers die arbeid verrichten. Veel van de vereiste data volgens ESRS.S1 over werknemers zijn al beschikbaar. Soms is er een extra bewerking nodig. Een voorbeeld is de indeling in de leeftijdscategorieën van jonger dan 30 jaar, tussen de 30 en de 50 jaar en ouder dan 50 jaar. De geboortedatum van werknemers is bekend. Hiermee kan de classificatie in de benodigde leeftijdscategorieën gebeuren. Dit is een kwestie van afspraken maken met degene die de salarisadministratie verzorgt.

Wat wel een uitdaging kan zijn, is het verzamelen en ontsluiten van de data per entiteit. Vaak hebben entiteiten lokale autonomie bij het regelen van de registratie van gegevens met betrekking tot hun werknemers. Zeker als een organisatie werkzaam is in verschillende landen, is dit logisch. De regelgeving zal verschillen. Daarnaast spelen privacy-aspecten omtrent de data over arbeidskrachten een rol bij het verzamelen van de gegevens. Voor arbeidskrachten die worden ingehuurd is het bovendien niet vanzelfsprekend dat het aantal of fte’s op dit moment al worden geregistreerd. Dat zal zeker het geval zijn voor het type werk dat zij verrichten, terwijl dit wel één van de dimensies is waarover gerapporteerd zal moeten worden. In overleg met Inkoop zullen er afspraken met leveranciers worden gemaakt, dat zij deze data aanleveren en zal de informatievoorziening ervoor zorgen dat ze worden vastgelegd en ontsloten.

Impact maken in primair proces
Bij het reduceren van de broeikasgasuitstoot speelt het primaire proces een cruciale rol. Met het managen en inzetten van bedrijfsmiddelen, machines, panden, transport en dergelijke kan impact worden gemaakt. Dat vereist dat niet alleen het management, maar ook de mensen op de werkvloer worden gemobiliseerd. Zij hebben als geen ander een beeld wat de organisatie kan doen. Bovendien zullen zij het in de praktijk moeten gaan realiseren. Als je de broeikasgasuitstoot in de productie wil reduceren, is dus logisch dat productiemedewerkers betrokken worden bij het ontwikkelen van het beleid, de targets en de acties om dit te bereiken.

Voor de registratie van broeikasgasuitstoot is de situatie met betrekking tot de informatievoorziening heel anders, eigenlijk omgekeerd. Bij veel organisaties werd dit in het verleden niet geregistreerd. Zij zullen een nieuw systeem inrichten om dit te verzorgen en hebben dus geen last van legacy. Nieuwe systemen zullen normaliter niet alleen de benodigde meetwaarden over broeikasgasuitstoot en de energieconsumptiemix opleveren. Zij zullen ook ingericht zijn om vanuit verschillende invalshoeken naar deze data te kijken en deze te categoriseren. Deze zogenaamde dimensies zijn voor klimaatverandering (ESRS.E1) namelijk erg uitgebreid. Voor bijvoorbeeld Scope 3 broeikasgasuitstoot (in keten) alleen al, worden 16 categorieën onderkend.

Kortom: maak duidelijk welke onderdelen van uw organisatie geraakt worden door de invoering van ESG, wat de impact is en welke sleutelfiguren betrokken worden. Dit zorgt ervoor dat het eigenaarschap tijdig op de juiste plek wordt belegd.

Welke meetwaarden en dimensies met betrekking tot klimaatverandering zijn vereist? Dat leest u in de volgende blog Kritische ESG data, deel 4: Data klimaatverandering.

Aan de slag met ESG Data

Welke informatie heb je nodig om te voldoen aan de Europese wetgeving met betrekking tot CSRD? Wat is de impact op de organisatie? Welke verbeteringen moet je doorvoeren in de informatievoorziening in het kader van ESG? De nadruk ligt op het toepassen van de kennis in jouw eigen organisatie. Tijdens de cursus werk je al aan het ontwikkelen van relevante deliverables.

Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij heeft de aanpak en scan voor kritische ESG data ontwikkeld. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van duurzame dynamische sturing. Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 doet Fred onderzoek naar ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en zeven boeken. Zijn laatste boek ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ is in 2021 verschenen.

Fred is docent Datagedreven Management Control bij het NBA. Hij behandelt de stof uit het boek en begeleidt de deelnemers bij het toepassen en bedrijfsspecifiek maken van dynamische sturing voor hun eigen organisatie.