KPI’s en dashboards helpen bij waarderealisatie

Tijdens de FM Dag gaven Director Partners & Alliances Maarten de Ru en Solution Consultant Dirk Jan Leppers van ISPnext inzicht in hoe KPI’s en dashboards een essentiële bijdrage kunnen leveren aan waardecreatie. Ook lieten ze zien hoe in uitgaven winstpotentie kan zitten.

“Het gaat om de details”, hield De Ru de aanwezige financials voor. “Maar voor je met die details aan de slag kunt gaan, moet je data verzamelen.” Eigenlijk gaat het daar in veel organisaties al mis. Het blijkt toch vaak een hele klus. Allereerst moet worden bepaald welke informatie je wilt hebben. Daarna begint het verzamelen. Ook dat kost tijd; vaak wordt er wel een week aan gewerkt. Als er dan uiteindelijk een dataset is, wordt er te weinig naar gekeken, alleen al omdat de informatie alweer achterhaald is.

In de Business Spend Management-oplossingen van ISPnext spelen dashboards een belangrijke rol. Net als KPI’s, variabelen om de prestaties van een bedrijf, merk of product te analyseren. Via dashboards kun je data veel makkelijker omzetten in informatie die voor de diverse afdelingen binnen een organisatie van belang is. Het is volgens ISPnext eigenlijk niets meer dan het verzamelen van real time data uit diverse processen. Die data, uit bijvoorbeeld een ERP-systeem, wordt omgezet in kerngetallen. Daaruit kan je aan de hand van een norm of benchmark die je hebt gesteld al afleiden hoe het proces verloopt. Op deze manier kan Finance de adviserende rol naar andere afdelingen nog beter waarmaken. “Dashboards kun je inzetten om een trend te zien. Je krijgt geen antwoord op eventuele knelpunten binnen bedrijfsprocessen”, waarschuwt De Ru. “Om knelpunten te inventariseren heb je die details wel nodig en die kun je via een dashboard naar boven halen. Dashboards zijn eigenlijk richting gevers.”

Monitoren
Heb je de knelpunten in het organisatieproces boven tafel, dan is het zaak om vooruit te kijken en processen en procedures te verbeteren. Het is dan noodzakelijk om KPI’s te monitoren. Omdat alle afdelingen en functies verschillende informatiebehoeften hebben, behoren ze ook een eigen set KPI’s te krijgen. Zo laat je zien wat de impact is en krijgt iedere afdeling en iedere functie per KPI adviezen voor verbetering. Dat kun je ook weer doen door aan een KPI een norm binnen de organisatie te hangen of door het volgen van een benchmark.

Uitgaven als winstpotentie
Maar hoe creëer je die waarde nu? Leppers kwam met een voorbeeld waaruit blijkt dat je KPI’s in kunt zetten om winst te halen uit onderdelen binnen de organisatie waar je dat niet verwacht: uitgaven als winstpotentie. Ook hier is een detail een belangrijke aanjager. Eén van de KPI’s gaat over de facturenstroom binnen de organisatie. “Het blijkt dat veel bedrijven hun facturen te laat betalen”, zei Leppers. Hij vroeg zich hardop af of dat wel de goede manier is. Er zijn veel voordelen te noemen om een factuur wel tijdig te voldoen.

“In veel gevallen is er winst te halen als je wel op tijd betaalt. Misschien zijn er betalingskortingen of andere vormen van discounts. Daar kun je goede afspraken over maken tussen inkoop en finance.” Het gaat misschien om 1 of 2 procent; niet echt grote bedragen volgens Leppers, maar als je er policy van maakt en goede afspraken regelt met leveranciers werkt het op een paar andere manieren ook in je voordeel. Allereerst natuurlijk de korting die je ontvangt. Daarnaast geeft het de relatie met de leverancier een boost, en dat kan handig zijn; denk aan de schaarste van producten of productiemiddelen die er momenteel is. Leveranciers gaan dan liever in zee met bedrijven die op tijd betalen. Het komt ook de reputatie van je organisatie ten goede; iedereen wil zaken doen met bedrijven die makkelijk van betalen zijn. Het tijdig voldoen van facturen hoeft niet eens tot extra werk te leiden. Mogelijk is de doorlooptijd van de factuur binnen de organisatie veel korter dan de uiteindelijke betalingstermijn.

Zo liggen er voor Finance, in samenwerking met Inkoop of andere afdelingen binnen je organisatie, veel kansen om meer waarde te creëren. Belangrijk is dan wel dat je inzichten krijgt. “Je moet je daarbij niet blind staren op financiële data als eindresultaat”, adviseert De Ru. “De data die je uiteindelijk hebt is het resultaat van alle processen die daarvoor hebben plaatsgevonden. Afdelingen binnen een organisatie trekken te weinig samen op. Zeker voor Inkoop en Finance is dat eigenlijk een must. Dat kan waarde toevoegen.” Meer verkopen is niet altijd het antwoord voor meer winst aan het eind, is dan ook zijn conclusie. Het zit ‘m in het detail. “Je gaat het pas zien als je het doorhebt”, haalde De Ru één van de vele wijze uitspraken van Johan Cruijff aan.