Kosten van software niet verwaarloosbaar

Een ander onderzoek dat de afgelopen maand uitkwam, liet zien dat de businesscase die van tevoren voor IT-investeringen wordt gemaakt, door de overgrote meerderheid van de respondenten na afloop van het project nooit meer wordt geëvalueerd. Als dat wel was gebeurd, zou de uitkomst zijn geweest dat de businesscase in het geheel niet realistisch was. Aangezien het lastig vast te stellen is hoeveel geld er in een bepaald IT-project is gestoken, is het ook lastig vast te stellen hoeveel procent van de uiteindelijk aan de klant geleverde dienst of product opgaat aan IT. Dat is jammer, want het blijkt dat juist die berekening een zeer inzichtelijke is.

In de ITindustrie worden projecten uitgevoerd die voor astronomische bedragen zijn gebudgetteerd. Voor zover dat bij de betalende partij verwondering oproept, wordt dat meestal uitgelegd in termen van schaal: het project is inderdaad duur, maar gezien de miljoenen transacties die ermee zullen worden uitgevoerd, vallen de kosten per transactie wel mee. Het is onze ervaring dat er met een organisatie die inzicht heeft in welke IT-kosten er in elke dienst of product zitten, doorgaans heel interessante en vaak ook verhelderende discussies worden gevoerd.

HOE HOOG ZIJN DE SOFTWAREKOSTEN?
Het probleem is natuurlijk dat IT-kosten worden weggeschreven. In menige projectadministratie staan vele posten die zowel een IT- als een niet-IT-component bevatten. Soms is dat vanzelfsprekend: training van het personeel voor een nieuw systeem is vaak ook een opleiding voor een nieuwe werkwijze. Soms is het moedwillig: het IT-budget is op, maar het opleidingsbudget nog niet.

Gelukkig wordt er in het gemiddelde IT-project iets geproduceerd: software. En die software heeft een bepaalde omvang in ‘regels code’. En de hoeveelheid regels code die een organisatie per jaar produceert, is behoorlijk constant. Daarnaast zijn er industriebrede benchmark-gegevens beschikbaar, die per technologie laten zien hoeveel productie er per jaar wordt gedraaid. Op deze manier is het dus mogelijk om op basis van de omvang van het gerealiseerde softwaresysteem te schatten welk gedeelte van het budget in de software terecht is gekomen.

SOFTWAREKOSTEN INZICHTELIJK MAKEN
Om nu de kosten inzichtelijk en vergelijkbaar te maken is een model nodig met een aantal componenten. Eén component van zo’n model is de verwachte levensduur van een systeem. Sommige organisaties hebben daar strakke roadmaps voor en in andere organisaties beperkt de levensduur van een systeem zich slechts tot de periode waarin er reserveonderdelen voor de computer geleverd worden.

Een gemiddeld administratief systeem gaat 7 jaar mee, dus dat getal kan altijd worden aangehouden. IT-systemen moeten onderhouden worden. Dat kan op verschillende manieren, die meer of minder geld kosten. Een goed onderhoudsteam voert veranderingen in een systeem door zonder dat het systeem groter wordt.

Daarmee blijft het systeem, en het onderhoud, min of meer stabiel. Minder goede onderhoudsteams breiden een systeem jaarlijks uit, waardoor zowel de omvang van het systeem als de onderhoudskosten exponentieel toenemen. Gemiddeld zijn de kosten van onderhoud 15 procent van de bouwsom per jaar.

KOSTEN PER TRANSACTIE
Tot slot is het aantal eenheden verkocht product of het aantal transacties van belang. Om een realistische inschatting te kunnen maken van de kosten van IT, is het essentieel om de kosten terug te rekenen naar een aan een eindklant geleverde unit – een product of een dienst. Dan kan er een vergelijking gemaakt worden met andere producten van hetzelfde bedrijf, met producten van een ander bedrijf, of met de percentuele kosten van andere activiteiten van de organisatie (marketing, R&D).

Voorbeeld 1 – Kosten van een rekening
Het Engelse energiebedrijf British Gas heeft 317 miljoen pond besteed aan een ‘billing’-systeem. Laten we ervan uitgaan dat het systeem 7 jaar meegaat, het gemiddelde voor administratieve systemen. Over het onderhoud zijn geen gegevens beschikbaar, dus ook daar nemen we het gemiddelde, 15 procent. British Gas heeft op dit moment 17 miljoen klanten.

Dat aantal neemt behoorlijk af, maar laten we voor dit rekenvoorbeeld aannemen dat het de komende 7 jaar stabiel blijft. Als eenheid van geleverd product nemen we de jaarrekening. Elke klant krijgt immers eenmaal per jaar een rekening van zijn gasbedrijf gepresenteerd

De berekening is dan als volgt: 317.000.000 + (317.000.000 * 1.157) = 1.160.226.302 pond. Per geleverde rekening is dat: 1.160.226.302 / (7 * 17.000.000) = 9,75 pond.

Gegeven de geprojecteerde levensduur van het systeem, de te verwachten onderhoudskosten, het aantal klanten van British Gas en de frequentie waarmee er rekeningen worden verstuurd, kunnen we vaststellen dat het British Gas per jaar per klant 9,75 pond aan IT-kosten kost om één rekening te versturen.

Hierbij is niet de postzegel, de envelop, het printen etc. inbegrepen. Dit zijn alleen de IT-kosten. Mocht u bij een energiebedrijf werken, dan laat ik het aan u over om eenzelfde berekening te maken voor uw organisatie en daarmee uw IT-slagkracht ten opzichte van British Gas vast te stellen.

Voorbeeld 2 – Kosten van een auto
Het tweede voorbeeld komt uit de auto- industrie. Op internet circuleren diverse documenten van mensen die kennis hebben van IT in de auto-industrie. In die documenten wordt gesteld dat in 2010 de gemiddelde high-end auto

100.000.000 regels programmacode zal bevatten in de diverse computers die in zo’n auto zitten. Het kost de auto- industrie ongeveer 2,6 miljard euro om die hoeveelheid software te produceren.

In de auto-industrie worden specifieke softwaretechnologieën gebruikt en worden er relatief hoge eisen gesteld aan de kwaliteit van de geproduceerde code. Daarnaast zijn er eisen aan de manier waarop de software wordt getest. Hierdoor is de software per regel code duurder dan in bijvoorbeeld de financiële sector. Een typische high-end autoleverancier is BMW. BMW produceerde voordat de kredietcrisis begon, ongeveer 300.000 7- en 5-series per jaar.

Automodellen gaan korter mee dan het gemiddelde administratieve softwaresysteem, en dat geldt zeker ook voor de software in auto’s. De besturingssoftware voor de motor, de versnelling, de ophanging, de vering enzovoorts moet telkens aan de nieuwste inzichten worden aangepast. En het iDrive-systeem is elke drie jaar aan vervanging toe.

De berekening is dan als volgt: 2.700.000.000 + (2.700.000.000 * 1.153) = 6.806.362.500 euro. Per geleverde auto is dat: 6.806.362.500 / (3 * 300.000) = 7562 euro.

Gegeven wat we weten over de omvang van sofware in high-end auto’s, zijn de IT-kosten daarvan, in dit hypothetische voorbeeld een BMW, 7562 euro. Dat is ongeveer 20 procent van de verkoopprijs van de goedkoopste BMW 5-serie.

MARGINALE KOSTEN NIET VERWAARLOOSBAAR
De stelling dat de IT-kosten weliswaar hoog zijn, maar gezien het grote aantal transacties per transactie min of meer verwaarloosbaar, komt hiermee in een ander licht te staan. In ieder geval voor deze en vele andere voorbeelden die wij in onze praktijk tegenkomen, zijn de kosten per transactie zeker niet te verwaarlozen. Het lijkt erop dat schaalvergroting (de hoeveelheid diensten of producten die per IT-systeem verkocht wordt) amper een significante kostenreductie per eenheid verkocht product oplevert.

In onze praktijk blijkt dat deze rekenmodellen leiden tot een fundamenteel nieuw inzicht en tot een fundamentele discussie over de waarde van IT als onderdeel van een product. Deze discussie kan heel kort worden samengevat als volgt. Zijn mensen bereid 7000 euro te betalen voor de software in een BMW? Ja, zeker. Zijn mensen bereid 9,75 pond te betalen om een rekening te krijgen? Nee, zeker niet. Wij zijn zeer geïnteresseerd in ervaringen van lezers op dit terrein en werken met onze klanten om deze gegevens inzichtelijk te krijgen. Het inzichtelijk hebben van deze gegevens leidt in veel gevallen tot significante strategieveranderingen en tot een grotere winstgevendheid.

TOBIAS KUIPERS is technisch directeur van de Software Improvement Group, een onafhankelijke organisatie die management adviseert op basis van technische analyse van softwaresystemen