Kalkoen met governance issues tijdens de kerst

Een gemiddelde organisatie heeft tal van financiële processen die gevolgd en gecontroleerd moeten worden. Wat mij daarbij opvalt is dat veel organisaties behoorlijk strikt zijn als dat proces op papier wordt afgehandeld. Bij de implementatie van een geautomatiseerd systeem worden vervolgens de schouders opgehaald. Dan is het opeens prima als medewerkers op de administratie bepalen wie goedkeuring gaat geven aan bepaalde financiële transacties. Als processen geautomatiseerd worden moet juist vanuit het systeem de vastgelegde AO gedirigeerd worden. Dit zonder de tussenkomst van de mens als zwakste schakel. Anders is IT, als verlengstuk van de AO, niets meer dan een veredelde versie van het papieren document waarop virtueel parafen geplaatst worden. De controle op dergelijke processen moet dan nog steeds door de auditors achteraf gedaan worden.

Laat IT dus echt voor je werken bij de automatisering van processen als factuurverwerking, beheer van leverancierscontracten en verwerking van inkooporders. Zorg dat er automatisch, vanuit de financiële boeking, bepaald wordt wie er verantwoordelijk is voor het geselecteerde budget. Voor hoeveel geld de persoon zelfstandig mag goedkeuren. En op basis van welke bijzondere regels nog additionele controle nodig is door bijvoorbeeld de controller. Pas dan mag je spreken over procesoptimalisatie.

Aan een dergelijke ambitie zijn consequenties verbonden. Even snel dat factuurtje, dat snel betaald moet worden, op slinkse wijze door het proces loodsen is dan onmogelijk. Het is van belang hierbij stil te staan. Hoe graag we ook willen dat we nooit afwijkingen krijgen, we ontkomen er niet aan. Key bij het automatiseren van administratieve processen is dus het vinden van de juiste mix tussen de door de auditors gewenste rigiditeit en de door de medewerkers gewenste flexibiliteit. De flexibile en creatieve routes moeten daarbij aan strikte controle onderhevig zijn. Pas dan kun je werkelijk van succesvolle en door de organisatie gedragen procesoptimalisatie spreken.

Vergis je niet in de impact van een dergelijke transitie. Je organisatie zal veranderen. Er wordt niet meer achteraf veel tijd besteed aan steekproeven ten aanzien van het volgen van de AO. In plaats daarvan zullen de controles zich veel meer gaan focussen op de controle instrumenten die aan de voorkant van het proces zijn ingericht. Hoe worden de procuratieregels beheerd? Wie kunnen de toegepaste procesdefinitie aanpassen? Welke cruciale data is door wie aangepast? Als je organisatie in staat is om dit soort vragen goed te beantwoorden, wordt de controle  achteraf niet meer dan een formaliteit. En dat scheelt weer veel tijd, geld en frustratie.

De bestuurders van de organisatie kunnen ook rekenen op een betere nachtrust. De governance en compliance binnen de organisatie is hierdoor strikt geïmplementeerd en geborgd. En dat is wel zo’n fijn gevoel als we straks tijdens de kerst met een goed glas wijn bij de openhaard zitten met de familie en de kalkoen gaan aansnijden. Geen vervelende verassingen tijdens de jaarafsluiting in het vooruitzicht! Klik op de link naar een publicatie over accountancy proof factuurverwerking als u meer wilt weten over dit onderwerp.
__________________________________________________________________________________ Meer weten over Finance & IT?
Bent u als financial (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van het IT budget?  Wilt u wél rendement uit IT investeringen halen?  Beschik over essentiële IT kennis die iedere financial paraat moet hebben. Drie tips:

1. Vergroot uw kennis met topartikelen over Finance & IT op FM.nl en CFO.nl
– Framework voor wel of niet investeren in IT
– Big data plaatsen Financial voor nieuwe uitdagingen
– Top 3 verborgen ICT kosten en hoe ze te herkennen
– Financiële instellingen betalen te veel voor ICT-systemen
– Lees tientallen artikelen uit de dossiers Finance & IT op FM.nl en Digital Transformation op CFO.nl

2. Bezoek Financial Systems 2014: Unlock the Power of Technology
Kom 22 mei 2014 naar Financial Systems, dé IT beurs voor financiële professionals.
– Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1.000 professionele bezoekers op één dag
– Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
– Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Ontdek de laatste trends en ontwikkelingen in Finance & IT op donderdag 22 mei in NBC Nieuwegein.
Registreren voor een gratis bezoek? Ga naar Financial-Systems.nl

3. Onmisbare IT kennis voor financials in de Masterclass Finance & IT (14 PE Uren)
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________