Jordan van Vilsteren (CFO Ricoh Nederland): Van leverancier naar dienstverlener op wereldformaat

Het internationale technologieconcern Ricoh ondergaat sinds een aantal jaren een business transformatie van een fabrikant van printers naar een dienstverlener op het gebied van document solutions, ondersteund door een ERP implementatie. Jordan van Vilsteren, CFO van Ricoh Nederland, werkt aan de transformatie en de implementatie, schaakt met competenties en ziet de innovatiekracht van Ricoh accelereren. 

 

“Klanten willen oplossingen in plaats van printers. Om aan die vraag te voldoen is Ricoh wereldwijd opgeschoven naar het leveren van document solutions. Deze transformatie heeft een grote impact op Ricoh Nederland. We hebben grote stappen gemaakt maar hebben ook nog een interessante weg te gaan”, zegt een gedreven Van Vilsteren. We spreken de CFO op het Nederlandse hoofdkantoor van Ricoh. Een modern kantoor, ingericht volgens de laatste principes van het nieuwe werken en we genieten van een wijds uitzicht over Den Bosch en omgeving.  

Van Vilsteren heeft drukke jaren achter de rug, maar ziet het bedrijf steeds sterker worden. Als gevolg van de transformatie van het concern is de rol van finance sterk veranderd. “Er is een andere werkelijkheid ontstaan. We waren als vestiging binnen de Europese organisatie zelfvoorzienend met onze eigen legal-afdeling, IT-systemen en financiering. Nu is legal en IT gecentraliseerd, zijn alle standaard accounting processen ondergebracht in een ‘shared service centre’ in Zuid-Afrika en is de verantwoordelijkheid voor financiering overgenomen door de interne financieringsmaatschappij Ricoh Capital in Hannover.” 

De transformatie was een hectische periode voor het finance team, maar de CFO zag de ´storm´ ver van tevoren aankomen. “In aanloop ernaar toe hebben we veel lokale ontwikkelingen op IT-vlak gestopt. Daarna hebben we twee jaar gewerkt aan de implementatie van het nieuwe ERP systeem, dat gefaseerd in de internationale organisatie werd ingevoerd. Dat ging niet – zoals vaak het geval is  – zonder slag of stoot. Klanten werden bijvoorbeeld te laat gefactureerd en we ontdekten dat we niet alle benodigde competenties en resources om met dit nieuwe systeem te kunnen werken  in huis hadden. Daarom hebben we externe partijen zoals Masters in Finance ingeschakeld om deze competenties en capaciteit in huis te halen.”

 

 

Als gevolg van de implementatie van het nieuwe ERP-systeem kreeg het finance-team veel geharmoniseerde data tot zijn beschikking. “De uitdaging was om van al die data nuttige informatie te maken”, zegt Van Vilsteren. Hierbij kreeg hij hulp van Master in Finance Robert-Jan van der Poel. De business controller had ervaring opgedaan met het werken met grote databestanden als controller bij onder andere Groupon, een online platform voor de verkoop van kortingsbonnen. 

“Ik kwam hier om informatie uit het systeem te ontsluiten en op een goede manier te presenteren aan het management. Op de eerste dag dat ik bij Ricoh op kantoor kwam ontdekte ik dat er nog een grote onbekendheid was met het systeem. Iedereen was zoekende. In die zin leek het sterk op mijn werk bij Groupon. Dat was een jong bedrijf waar nog weinig bekendheid was met managementsystemen en het rapporteren van de juiste informatie aan de directie. Net als voor Groupon ben ik bij Ricoh op zoek gegaan naar bruikbare data en heb ik samen met mijn collega’s manieren ontwikkeld om informatie te ontsluiten, verrijken en presenteren.” 

Van der Poel ziet voordelen in zijn rol als ‘buitenstaander’. “Omdat ik van buiten kwam was het voor mij makkelijker met een frisse blik naar het proces te kijken en de ‘domme’ vragen te stellen. Ik werd door Jordan en zijn team met open armen ontvangen, waardoor ik mij al snel een collega voelde.”

 

De kennis en competenties van Van der Poel moeten uiteindelijk bijdragen aan betere processen binnen Ricoh. “Robert-Jan helpt ons goed met de transformatie van data naar informatie, maar wij moeten met ons finance-team deze kennis en vaardigheden adopteren om later op een hoger niveau te kunnen acteren.” Met hoger acteren, doelt Van Vilsteren op de kans om veel ‘repetitieve’ klussen die nog door mensen worden gedaan te automatiseren en over te laten aan het shared service center. Daarmee maakt de CFO mensen vrij die hun tijd kunnen besteden aan werk met een hogere toegevoegde waarde voor de business. 

De competenties van Van der Poel sluiten goed aan op de huidige behoeften van Ricoh. “In een transformatie kan je verschillende fases onderscheiden. Eerst moet je afscheid nemen van het oude vertrouwde systeem en het nieuwe omarmen. Voor de eerste fase moesten we door een ‘bulk van ellende’ heen en hadden we competenties nodig om onze orders goed door het systeem te krijgen. Dat is gelukt, waarna we mogelijkheden zochten om de juiste informatie uit het systeem te krijgen. Daarna ga je de vruchten plukken van het nieuwe systeem.”

Een van de beloofde vruchten van de transformatie is een snellere organisatie. “Innovatie staat centraal in de business van Ricoh. Voor innovatie is snelheid nodig. Voor een groot internationaal bedrijf als Ricoh is snelheid en wendbaarheid een uitdaging. Een goed IT-platform is daarin een belangrijke stap. Het stelt je in staat om sneller nieuwe technologieën te adopteren. Voorbeelden van nieuwe technologieën in ons vakgebied die we bij ook onze klanten implementeren  zijn I-Invoicing om elektronisch factureren te vergemakkelijken en procure-to-pay oplossingen om het inkoopproces te automatiseren en verbeteren. Ik ben dan ook hoopvol gestemd voor de toekomst over de innovaties die we kunnen accelereren naar onszelf en naar onze klanten toe.