Jaarverslag schrijven: zo doe je dat excellent

IBCS (International Business Communication Standards) doet voorstellen voor het standaardiseren van communicatie en reporting aan de hand van hun zogenaamde SUCCESS-formule. Een acroniem dat zeven ‘rule areas’ omvat die drie gebieden van communicatie/reporting afdekken. In deze blog bespreken we het eerste gebied: conceptual. En proberen we zicht te bieden op de vraag: helpt IBCS bij het opstellen van jaarverslagen?

Charles van der Ploeg is eigenaar van organisatieadviesbureau Decido, gespecialiseerd in strategie-versnellen.

De conceptual rules hebben als bedoeling om ervoor te zorgen dat de boodschap goed wordt ontvangen vanuit de meest geschikte verhaallijn. Hier wordt echt de basis beschreven, dus voor de meeste lezers zit er weinig onbekends in. Het bevat twee rule-areas: SAY en STRUCTURE. SAY richt zich op het (goed) overbrengen van de boodschap. STRUCTURE gaat over het organiseren van alle inhoud van de boodschap, die correspondeert met de gekozen verhaallijn.

SAY

Goede verhalen (jaarverslagen) ondersteunen zowel het belang van de lezer als van de schrijver/zender van de boodschap. Daarom start elk verhaal met het kennen van de doelen en het vinden van een werkende verbinding. Wat wil ik vertellen? Waarschijnlijk iets over de geleverde prestatie(s). En over hoe we als bestuur verantwoord en daadkrachtig omgaan met risico’s en (andere) onzekerheden. De lezer is daarin ook geïnteresseerd, maar wil ook weten waar mogelijke kansen en bedreigingen zijn. Hoe krijg je dit bij elkaar? 

Naast de voor de hand liggende technieken om je doelgroepen te identificeren en daarop gericht een pakkende introductie te doen, wordt een aardige manier aangereikt om effectief te boodschap te zenden. Een soort drietrapsraket: detect-explain-suggest. Eigenlijk werkt het eenvoudig: als eerste meld je de feitelijke waarneming. Bijvoorbeeld: “De netto-marge is vier procent gedaald”.
Vervolgens beschrijf je de belangrijkste veroorzaker(s) hiervan. Zoals: “…omdat we twee procent hogere inkoopkosten hebben. En omdat we 15 procent meer inzet van uitzendkrachten nodig hadden”. En dan als laatste stap geef je aan wat je gaat doen. Daarom zetten we komend jaar in op verbetering van de aansluiting van de verkoop- op de productieplanning, zodat we eerder kunnen handelen.
Tot slot moeten boodschap en uiting elkaar ondersteunen. Zij noemen daarbij zaken als het toevoegen van bewijslast in (benoemde) bronnen. Ik denk dat je ook in de vormgeving van de boodschap iets kunt doen. Dat kan bijvoorbeeld door in de visualisatie ‘pre attentive attributes’ toe te voegen. In een eerdere blog Denk in beelden, niet in getallen schreef ik hier al eens over.

STRUCTURE

Hierbij gaat het om het logisch ordenen, het structureren van je boodschap, op een manier dat het verhaal dat je wilt vertellen overtuigend overkomt. Geheel in lijn met hun eigen boodschap worden de aspecten in een logische ordening genoemd: gebruik consistente elementen, gebruik niet-overlappende blokken, wees compleet/uitputtend in opsommingen.
Consistente elementen gaan over beelden, woorden, zinsbouw, visualisaties. Het ligt voor de hand om dit na te streven. Daarom wordt de eindredactie van een jaarverslag als een serieuze schakel gezien. Alleen voegt deze opsomming wel toe dat dit zich niet tot het taalgebruik alleen beperkt. Daar zit wel eens een blinde vlek. Plaatjes, pictogrammen, grafieksoorten horen er allemaal bij.
Het vermijden van onnodige overlap is een wat technisch/semantisch verhaal. Waarbij het gezonde verstand een prima leidraad is. Als bijvoorbeeld de inhoudsopgave van je verhaal of presentatie blokken bevat waarin je (deels) hetzelfde vertelt, dan valt er wat te schrappen. Als dimensies in rapporten elkaar (qua niveau) afdekken (bijvoorbeeld Europa in de lijst met landen) dan wordt het tijd de gelaagdheid/hierarchie aan te passen. Hetzelfde geldt voor je business measures.
Tot slot wordt hetzelfde betoogd voor het tegenovergestelde: zorg dat je geen gaten laat zitten als je een opsomming of beschrijving opneemt. Je verhaal is minder overtuigend als je vraagtekens laat ontstaan.

Zenden van boodschap met een verhaal

Dus helpt IBCS bij het opstellen van jaarverslagen? Ik denk voor dit eerste deel dat je zeker je meer bewust bent geworden over de aspecten die gaan over het zenden van de boodschap met een effectieve verhaallijn. Of het precies deze standaarden en richtlijnen moeten zijn? Natuurlijk niet, want er zijn veel goede manieren voor het vertellen en structureren van een goed verhaal. Maar het vormt wel een makkelijk na te volgen checklist om erbij te houden. In de volgende blog het tweede deel van de IBCS-paper, waarin de perceptual rules aan bod komen.